Wenn das Postfach explodiert - Clevere Strategien zur effizienten Verwaltung von eMail-Daten

Autor: Roland Kempf  veröffentlicht am 29 September 2005  

CommVaulteMails haben sich in der Geschäftswelt zu einem unersetzlichen Kommunikationsmedium entwickelt. Was viele Geschäftsführer nicht bedenken: Mittlerweile existiert bis zu 60 Prozent des in einem Unternehmen verfügbaren Wissens in eMail-Systemen. Daher benötigen Anwender zusätzlich zu einer sicheren Archivierung vor allem ein Konzept zur effizienten Verwaltung der eMail-Flut, das sich am Geschäftswert jeder einzelnen eMail orientiert.

Die Verwaltung und Archivierung der eMail-Daten lässt den meisten IT-Managern graue Haare wachsen. Denn nicht nur die Anzahl der Nachrichten steigt zunehmend, sondern auch die Form und Größe der eMail-Anhänge. Diese enthalten neben Word-Dokumenten, Grafiken auch immer mehr Audio- und Video-Dateien und teilweise sogar ganze Programme. Kommen noch die vielen eMail-Kopien mit riesigen Anhängen hinzu, die sich oft in Windeseile innerhalb unterschiedlicher Teams oder Arbeitsgruppen in einem Büro vermehren, können sich
IT-Administratoren glücklich schätzen, wenn sie ihre Speicher- und Serverkapazitäten einhalten. Da ist oft an die intelligente Verwaltung dieser wichtigen Geschäftsinformationen gar nicht zu denken. Im Gegenteil: Die Verwaltung des gesamten Datenlebens einer Mailanwendung scheint schier unmöglich. Die Postfachgröße eines Anwenders liegt heute im Durchschnitt bei 250 Megabyte (MB). Diese kann täglich um bis zu 20 Prozent variieren, da Mails gelöscht, verschoben oder archiviert werden. Nimmt man jedoch diese 250 MB als Richtgröße, ergibt das bei einem Unternehmen mit 500 Mitarbeitern 122 Gigabyte an benötigtem Hochleistungsspeicher (Online-Speicher), der zu verwalten ist. Werden die Mail-Systeme regelmäßig durch Backups gesichert, vergrößert sich das Problem. Allein ein wöchentliches Voll-Backup führt wiederum zu 244 und mehr Gigabyte an gesicherten Daten - andere Speicher- und Archivierungsmethoden noch gar nicht mitgerechnet.

Zentrale und abgestufte Speicherung

Viele Unternehmen stehen daher vor den Fragen: Wohin mit der Datenflut? Wie lassen sich Daten - egal ob der Gesamtbestand ganzer Datenträger oder einzelne eMail-Nachrichten - schnell am richtigen Platz abspeichern, abrufen und auch wiederherstellen? Hier ist eine Speicherstrategie entscheidend, die Mechanismen für die Suche, Indizierung, Kategorisierung, Sicherung und Verlagerung der Daten auf kostengünstigere Speicherplätze automatisiert. So lässt sich der Administrationsaufwand senken und mögliche Performance-Probleme aufgrund langer Suchläufe nach wichtigen Informationen beheben.

Ein erster Schritt zur effizienten Verwaltung von eMails ist die Zentralisierung des Datenmanagements. Grundlage hierfür ist die Konsolidierung der Speicherinfrastruktur. Dadurch entstehen Speichernetzwerke wie Storage Area Networks (SANs) oder Network Attached Storage (NAS), in denen Daten von mehreren unterschiedlichen Clients beispielsweise auf einer Bandbibliothek oder einem Disk Array gesichert werden können. Dies schafft Online-Speicherplatz und schützt in
eMails enthaltene Informationen durch eine bessere Verteilung auf unterschiedliche Speichermedien wie beispielsweise Festplatten oder Bandmedien. Darüber hinaus vereinfacht die Zentralisierung die Definition von allgemeinen Richtlinien zur Sicherung der Mails, was wiederum die Basis für eine automatisierte Verwaltung der Nachrichten bildet.

Zur maximalen Ausnutzung bestehender Speicherressourcen und um Kosten zu senken, haben sich mittlerweile so genannte Tiered Storage-Modelle (abgestufte Speicherumgebungen) in der Speicherwelt etabliert. Insbesondere bei eMail-Systemen ist Tiered Storage von Vorteil. Hier werden Nachrichten und Anhänge gemäß ihres Geschäftswerts auf physikalische und logische Speicher abgelegt. Dieses Konzept gewährleistet, dass Anwender auf die elektronische Post schnell zugreifen können und dass das eMail-Archiv sicher und leicht zugänglich ist. Nachrichten von hohem Wert, die häufig genutzt werden, hält das System auf Hochleistungs-Speichern (Online-Speichern) vor. In dem Maß, wie diese Datenbestände altern und nicht mehr so oft abgerufen werden, lassen sie sich schrittweise auf kostengünstigere Speicherebenen verlagern beispielsweise auf SATA-Festplatten oder CDs im Nearline-Speicherbereich oder Bandbibliotheken für die langfristige Archivierung.

Besonderes Merkmal: Diese abgestufte Speicherinfrastruktur kann von einer Plattform aus verwaltet werden. Durch richtlinienbasierte Tools können IT-Manager die Daten intelligent und automatisch zwischen den heterogenen Speicherebenen (Online-, Nearline- und Offline-Speicher) bewegen und verlagern, ohne dass die laufenden Anwendungen heruntergefahren werden müssen.

Schnelle Sicherungstechnologien für eMail-Nachrichten

Eine zentrale und abgestufte Speicherung von eMail-Systemen wirkt oft Wunder. Aber eine gute Datenmanagement-Strategie hört hier nicht auf. IT-Administratoren benötigen zudem schnelle und leistungsstarke Sicherungstechnologien für eMail-Nachrichten. Ansonsten wäre es unmöglich, die Nachrichten und Anhänge im Notfall wiederherzustellen. IT-Administratoren sollten in der Lage sein, alle Dateien und
eMails hinsichtlich bestimmter Merkmale und unterschiedlicher Sicherheits- und rechtlicher Kriterien schnell und einfach zu finden und auch zurückzurufen. Fortschrittliche Lösungen ermöglichen eine automatische Klassifizierung nach Inhalten, noch vor der Archivierung der eMails. Dies vereinfacht den späteren Zugriff enorm.

Wie muss eine leistungsstarke Archivierungs- und Wiederherstellungslösung für eMail-Anwendungen beschaffen sein?

- Single-Instance-Storage-Funktion - damit wird die Datensicherung redundanter Informationen ausgeschlossen, indem von Anhängen, die an mehrere Postfächer gingen, nur die erste Instanz gesichert wird.

- Granulare Sicherung - Sicherung auf Server-Ebene über Ordner, Unterordner bis hin zu Mailboxen und einzelnen individuellen Nachrichten und Anlagen - ohne Unterbrechung oder Schließen der Datenbank.

- Wiederherstellung nach Art der Nachrichten - Die Wiederherstellung basiert auf der Suche nach bestimmten eMail-Merkmalen wie beispielsweise Anhänge, Einstellungen, Formate sowie Datum und Zeit.

- Wiederherstellung nach Art des Inhalts - Inhaltliche Suchläufe identifizieren und sortieren die Nachrichten anhand des Senders, Empfängers, Datums und der Betreffzeile. Diese Funktion ist unerlässlich, wenn es um die Wiederherstellung einzelner Nachrichten und deren Unterteilung nach Geschäftsbereichen geht, um Compliance-Vorgaben oder rechtliche Forderungen einzuhalten.

- Bereitstellung von dezentralen Wiederherstellungsfunktionen - Diese Funktionen sind wichtig bei verteilten Mail-Systemen. In diesem Fall erhält die Anwendung eine Wiederherstellungsaufforderung und alarmiert den
IT-Administrator. Dieser kann daraufhin sofort die gewünschte eMail auf einem beliebigen Mail-Server im Netzwerk wiederherstellen, egal wo dieser sich befindet.

Zu guter Letzt geht es darum, geschäftsorientierte Regeln ("Policies") anzuwenden, um den eMails unterschiedliche Prioritätsstufen zuzuordnen und Speicherkapazitäten effizient zu nutzen. Mit Hilfe so genannter Policy-Tools können
IT-Administratoren den eMail-Nachrichten entsprechend ihren Eigenschaften unterschiedliche Sicherungsstufen zuordnen. Beispielsweise wird wichtige eMail-Korrespondenz zwischen einem Unternehmen und dessen größtem Zulieferer automatisch auf ständig verfügbarem Online-Speicher gesichert, während private
eMails auf Offline-Speicher verteilt oder nach bestimmter Zeit gelöscht werden. Unternehmen profitieren dadurch von kleineren Postfächern, geringeren Kosten und strafferen Geschäftsabläufen.

eMails sind heute aus Unternehmenswelt nicht mehr wegzudenken. Daher kommen Unternehmen nicht mehr um eine ausgeklügelte Strategie zur effizienten und kostengünstigen Verwaltung der eMail-Daten herum. Die Vorteile liegen auf der Hand: Der Mail-Server wird entlastet und die schnelle Auffindung von wichtigen Informationen im Notfall sichergestellt. Nur so lassen sich die Kosten und der Aufwand für die mühevolle und oft manuelle Wiederherstellung verlorener Informationen umgehen.

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