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Rechnung per eMail? Nicht ohne Signatur!
25.06.2004
Viele Unternehmen senden mittlerweile ihre Rechnungen per eMail. Im Gegensatz zur auf Papier gebrachten und durch die Post an den Empfänger gelieferten Forderung gelten die elektronischen Varianten allerdings nicht ohne weiteres als Urkunden.
Wenn es darum geht, sich für alle Fälle zweifelsfrei abzusichern, ist Vorsicht angebracht, mahnt Rechtsanwalt Johannes Richard in der Zeitschrift ComputerPartner. Es müssen einige Regeln beachtet werden, so Richard, damit eine elektronische Rechnung als ordnungsgemäß gilt. So sollten Rechnungen nur mit Signatur und als Attachement gesendet werden, um Schwierigkeiten zu vermeiden. Wenn diese Voraussetzungen nicht erfüllt werden könnten, sei es empfehlenswerter, weiterhin herkömmliche schriftliche Rechnungen auszustellen.
Im Gegensatz zu schriftlichen Rechnungen gelten elektronische Rechnungen nicht ohne weiteres als Urkunde, erläutert Richard in ComputerPartner. Zwar könnten Betriebsprüfer nicht immer erkennen, ob die vorliegende Rechnung zunächst per eMail versandt und anschließend ausgedruckt wurde. Wenn sie jedoch feststellten, dass es sich um eine eMail-Forderung handelt, werde die Rechnung nicht anerkannt, ergab eine Nachfrage bei der Oberfinanzdirektion Rostock. Das lasse sich aber kaum vermeiden, da in der Regel Angaben zum
Absender, Empfänger und eine Betreffzeile die eMail-Form verraten. Wesentlich schwerer sei die eMail-Rechnung als solche zu erkennen, wenn der Rechnungssteller die Forderung als Anhang einer eMail, etwa als pdf-Datei, versende.
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