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News | März 2010
Umweltschonend kassieren: elektronische Rechnungen
31.03.2010
Was die meisten Telekommunikationsanbieter bereits tun, soll endlich Alltag werden. Rechnungen sollen nicht mehr in Papierform, sondern elektronisch an den Kunden gehen.
Mittlerweile ist es wohl beinahe jedermann zuzumuten, das eMail-Postfach als seinen Machtbereich wichtig für den juristischen Begriff des Zugangs zu definieren. Experten gehen davon aus, dass diese Form der Rechnungsstellung im Jahr 2009 um 40 Prozent zugenommen hat. Von etwa 23 Millionen Unternehmen in ganz Europa würden bereits 1,4 Millionen die digitale Rechnung in der ein oder anderen Form nutzen, so heißt es in einer Studie vonibi Research, die dort im Auftrag des Bundesministeriums für Wirtschaft und Technologie durchgeführt wurde. Vorteile seien neben Kosteneinsparungen für Druck-Porto- und Versandkosten sowie ökologischen Aspekten, vor allem die Möglichkeit der direkten, digitalen Weiterverarbeitung. Dies senke Fehlerraten, verbessere die Transparenz und beschleunige den gesamten Prozess.
Doch wie gewährleistet man eigentlich, dass der Empfänger sich der Echtheit einer Rechnung sicher sein kann? Dazu führt die Studie vier grundsätzliche Lösungen an: Zum Einen kann man auf eine elektronische Signatur der Rechnung setzen; eine zweite Möglichkeit ist, die Rechnung per EDI (Electronic Data Interchange) zu versenden, was jedoch eine individuelle Absprache über Authentizitätsmerkmale der Rechnung erfordert. Eine weitere Option wäre zudem die Übermittlung von Standard-Fax zu Standard-Fax. Wer sich wenig Gedanken über derlei Details machen will, der engagiert schlichtweg einen externen Dienstleister. In jedem Falle müssen Kopien versendeter Zahlungsbescheide zehn Jahre lang elektronisch aufbewahrt werden. Weitere rechtliche Rahmenbedingungen sowie Verfahren zur Echtheitsüberprüfung einer Rechnung durch einen öffentlichen Schlüssel, erklärt die stolze 142 lange Studie von ibi Research ebenso wie die generellen Rahmenbedingungen für den elektronischen Rechnungsversand. Die Arbeit ist erfreulicherweise kostenlos auf den Webseiten des Bundeswirtschaftsministeriums erhältlich.
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