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News | Juni 2010
Finger weg: Löschtaste soll Staub ansetzen
16.06.2010
Mit eMails verhält es sich oftmals wie mit der Zeitung von gestern. Einmal gelesen, werden sie schnell uninteressant und irrelevant. Doch Archivierung ist gesetzliche Pflicht!
Unternehmen die die elektronische Post verwenden sind verpflichtet die einzelnen Nachrichten und ihre Verläufe in Archiven aufzubewahren, darauf weist spiroconsult hin. Alle digitalen Daten, die das Unternehmen verlassen oder erreichen müssen seit 2002 unverändert und unveränderbar gespeichert werden, damit nachgewiesen werden kann wer, was, wann gesagt beziehungsweise geschrieben hat. Genau wie ein Papierdokument, so die Experten, muss steuerlich relevanter digitaler Papierkram sechs bis zehn Jahre je nach Thema - aufbewahrt werden. Während dieser Frist müssen die Daten jederzeit verfügbar und sofort abrufbar sein, das schreibt § 156 IV 2,3 AO (Abgabenordnung) vor. Die archivierten Daten müssten zwingend einen Schutz vor Veränderung und Verfälschung haben, mahnt André Große von spiroconsult an.
Vollständigkeit und Lückenlosigkeit seien ohnehin Grundvoraussetzungen, ohne die ein Betrieb sich angesichts eine behördlichen Nachfrage schnell in Verruf und nicht zuletzt echte Schwierigkeiten bringen könne. Da herkömmliche Archivierungssysteme und Backupsysteme unter einer solchen Mammutaufgabe schnell zu ächzen beginnen und überlastete eMail-Systeme obendrein die Arbeit in der ganzen T-Infrastruktur stören können, raten Kenner zu internetbasierten Lösungen. Diese speichern den Nachrichtenverkehr zumeist automatisch und beinhalten zudem oft Suchfunktionen die das Aufstöbern einer Jahre alten Mitteilung vereinfachen und zeitaufwändige Recherche überflüssig machen. Kann ein Unternehmer bei einer Prüfung bestimmte eMails nicht mehr nachweisen oder sie nur in manipulierter Form aufzeigen so können empfindliche Geld- oder in Extremfällen sogar Freiheitsstrafen drohen. Auch die IT-Verantwortlichen können freilich dann vom Chef in Form von Kündigung und Abmahnung eins auf die Mütze kriegen.
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