Die Potentiale von Mitarbeiterportalen werden bisher von den meisten Unternehmen noch längst nicht ausgeschöpft. Insbesondere die Personalarbeit mittels Internet befindet sich trotz technologischem Fortschritt noch immer in einem frühen Entwicklungsstadium. Ein Marktüberblick.
Insgesamt 83 große deutsche Unternehmen aus verschiedenen Branchen beteiligten sich an einer Studie Cap Gemini Ernst & Young und dem Fachbereich Medienwirtschaft der Fachhochschule Wiesbaden. Ziel der Studie war es, den aktuellen Entwicklungsstand zu untersuchen sowie zukünftige Potenziale und Ansatzpunkte für Mitarbeiterportallösungen aufzuzeigen.
Fortschreitende Globalisierung und immer neue Möglichkeiten im eBusiness bedeuten einen stetig wachsenden Konkurrenzdruck für viele Unternehmen. Unternehmensinternes Wissen wird zum entscheidenden Erfolgsfaktor. Da wichtige Informationen des Unternehmens und seiner Mitarbeiter aber häufig dezentral abgelegt werden, liegen die Informationen auf zahlreichen Seiten verstreut. Für eine effektive Nutzung der Wissensbestände, muss der Zugriff auf diese Daten für jeden Mitarbeiter individuell optimiert werden. Dies geschieht mit Hilfe eines Mitarbeiterportals.
Das Mitarbeiterportal rückt den Mitarbeiter in den Fokus des Interesses. Die bereitgestellten Informationen sind auf ihn personalisiert. Außerdem soll er von jedem Ort und zu jeder Zeit schnell auf wichtige Informationen zugreifen können, ob per Handy, Personal Digital Assistant (PDA) oder Notebook.
Entwicklungsstände bei Mitarbeiterportalen Der Reifegrad von B2E-Portallösungen in deutschen Unternehmen kann in vier Entwicklungsstufen eingeteilt werden:
Stufe 1: Die Intranet-Lösung stellt in erster Linie Informationen über das Unternehmen – Produkte, Organisation, einzelne Abteilungen und Services – bereit, die den Mitarbeitern zum Abruf zur Verfügung stehen.
Stufe 2: Zur Informationsgewinnung stehen zusätzlich Suchmaschinen zur Verfügung. Und die Anwender können auch auf externe Daten und Verzeichnisse zugreifen. Es werden allerdings Zugriffsrechte vergeben, so dass die Mitarbeiter über einen personalisierten Zugang nur bestimmte Informationen aus dem Netzwerk abrufen können oder beispielsweise eine Adressänderung direkt persönlich am PC vornehmen können (Employee Self Service).
Stufe 3: Neben rollenspezifischer Zugriffsrechte der Mitarbeiter ist das Merkmal Interaktivität hervorzuheben, so dass aufgabenbezogen Know-how-Träger und Interessensgruppen vereinfacht und strukturiert zusammenfinden. Dadurch entsteht eine „Grenzöffnung“ innerhalb und außerhalb des Unternehmens. So können beispielsweise Mitarbeiter standortübergreifend ein gemeinsames Produkt entwickeln (collaboration) oder als Mitglied einer Funktionsgruppe (z.B. Sekretariat, Vertrieb, Forschung & Entwicklung etc.) Wissens- und Erfahrungsaustausch im Rahmen einer virtuellen Community betreiben.
Stufe 4: Das Mitarbeiterportal wird durch den Zugriff auf die Datenbanken und Systeme externer Partner erweitert. Rollenspezifische Transaktionen wie beispielsweise Einkauf über fest angeschlossene Marktplätze (B2B) werden somit integraler Bestandteil des Arbeitsplatzes. Komplette Wertschöpfungsketten werden in dieser Entwicklungsstufe firmenübergreifend vernetzt. Wie die Umfrage zeigte, befinden sich viele Unternehmen bei der Entwicklung und Implementierung von Mitarbeiterportalen noch ganz am Anfang. Dabei ist das Mitarbeiterportal eine wirkungsvolle Einrichtung, von der sowohl die Mitarbeiter als auch das Unternehmen gleichermaßen profitieren.
Vorteile durch Mitarbeiterportale Dass sich Investitionen in eine funktionierende, individuell auf das Unternehmen angepasste B2E-Lösung auszahlen, wird deutlich, wenn man die vielen Vorteile betrachtet:
Zum einen werden wichtige Informationen gezielt verteilt und so Streuverluste vermieden, denn jeder Mitarbeiter erhält nur die tatsächlich von ihm benötigten Informationen. Die Effektivität der Arbeit wird erhöht, da sich jeder Mitarbeiter auf seinen Arbeitsbereich konzentriert. Darüber hinaus speichert das Portal auch die individuellen Einstellungen des Anwenders. Da dies an einer zentralen Stelle geschieht, kann der Mitarbeiter von beliebigen Arbeitsplätzen darauf zugreifen, wodurch sich Mobilität und Flexibilität der Anwender erhöhen. Durch den abteilungsübergreifenden Informationsaustausch wird zudem die Kommunikation der Mitarbeiter gefördert und die gemeinschaftliche Arbeit unterstützt.
Deutliche Einsparpotenziale bei den Transaktionskosten, die in der Verwaltung anfallen, sind ein weiterer Vorteil von Mitarbeiterportalen. Des weiteren können durch die gemeinsame Nutzung eines elektronischen Marktplatzes im Rahmen des B2E-Portals Synergieeffekte beispielsweise beim Einkauf genutzt und Kosten gespart werden.
Nicht zuletzt stellen Mitarbeiterportale eine geeignete Plattform dar, um jahrzehntelang aufgebautes, wertvolles Wissen systematisch zu speichern und bereitzustellen, damit es auch anderen Mitarbeitern zur Verfügung steht.
Alles in allem verbessert ein Mitarbeiterportal die Informations- und Geschäftsprozesse im Unternehmen und leistet so einen bedeutenden Beitrag zur Steigerung der Wirtschaftlichkeit.
Ergebnisse der Umfrage
A. Welche technologischen, personellen und kulturelle Rahmenbedingungen liegen in deutschen Unternehmen vor?
Der Erfolg eines Mitarbeiterportales ist in erster Linie abhängig von den technologischen Zugriffsmöglichkeiten, dem Interesse und der Qualifikation der Mitarbeiter sowie der Unternehmenskultur.
Technologische Zugriffsmöglichkeiten Mehr als die Hälfte der befragten Unternehmen stellt nahezu allen Mitarbeitern einen Intranetzugang, teilweise in Pausenräumen, zur Verfügung. Es gibt jedoch auch Unternehmen – immerhin 19 Prozent der befragten Firmen – die einen Intranetzugang für weniger als 20 Prozent der Mitarbeiter bereitstellen. Diese Firmen stammen überwiegend aus dem produzierenden und transportierenden Gewerbe.
Interesse und Qualifikation der Mitarbeiter Nur knapp ein Drittel der Unternehmen bescheinigt der Belegschaft eine umfassende Qualifikation für eigenständige Intranet-Manöver. Mehr noch – immerhin 37 Prozent der Unternehmen – sind aber der Meinung, dass weniger als die Hälfte der Mitarbeiter dazu in der Lage ist. 68 Prozent der Unternehmen sind überzeugt, dass mindestens jeder zweite Mitarbeiter an neuen Medien am Arbeitsplatz interessiert ist. Dabei fällt auf, dass kleinere Unternehmen ihre Mitarbeiter zwar für interessierter halten, jedoch nicht für qualifizierter im Umgang mit dem Intranet. Offensichtlich besteht ein hoher Informationsund Schulungsbedarf, um solche Barrieren abzubauen
Unternehmenskultur Ein immer wieder stark diskutiertes Thema ist die Nutzung des Internets für private Zwecke am Arbeitsplatz. Hier stehen sich Vorteile der Mitarbeitermotivation und Nachteile unproduktiver Arbeitszeit gegenüber. Wer heute als Mitarbeiter einen Intranetanschluss hat, ist auch technologisch zur Nutzung des Internets befähigt.
Für einen verschwindend geringen Teil der befragten Unternehmen, gerade einmal 4 Prozent, ist die private Nutzung des Internets während der Arbeitszeit selbstverständlich. Außerhalb der Arbeitszeit sieht dies anders aus: 14 Prozent der Unternehmen erlauben ihren Mitarbeitern dann die private Nutzung des Internets. Immerhin mehr als die Hälfte der Unternehmen toleriert die Nutzung für private Zwecke während der Arbeitszeit, wenn die Arbeitsergebnisse den Anforderungen entsprechen. Vollkommen ausgeschlossen ist die private Nutzung bei nahezu einem Viertel der befragten Unternehmen.
Selbst bei technologieorientierten Unternehmen der IT- und Telekommunikationsbranche ist die private Nutzung keine Selbstverständlichkeit. Etwaige Vorteile durch eine arbeitsfremde Nutzung des Internets werden derzeit vernachlässigt oder vielleicht noch nicht erkannt.
B. Welche Business-Anwendungen kommen derzeit zum Einsatz?
Ein Mitarbeiterportal führt bestehende Anwendungen und Daten zusammen, wobei die Datenhoheit meist bei den jeweiligen Unternehmensbereichen verbleibt. Die Anwendungen können je nach Schwerpunkt in den Bereichen Human Resources (HR) Administration, Kommunikation, Zusammenarbeit und Lernen liegen.
…im Bereich HR Administration Mit der Anzahl der Mitarbeiter steigt die technologische Unterstützung bei administrativen HRAufgaben. So kommen bei Unternehmen mit mehr als 10.000 Mitarbeitern durchgängig Personalmanagementsysteme wie zum Beispiel SAP (63 Prozent) oder Peoplesoft (19 Prozent) zum Einsatz. Diese Module laufen jedoch meist getrennt von anderen Systemen, so dass nur bestimmte Mitarbeiter, beispielsweise aus der Personalabteilung, Zugriff auf diese Daten haben. Bei 30 Prozent der Firmen werden bereits Internet-Technologien wie Portallösungen in den Arbeitsablauf eingebunden. Dadurch erhalten die Mitarbeiter die Möglichkeit, persönliche Daten wie Urlaubsmeldungen oder Bankverbindungen eigenmächtig zu verwalten.
Währenddessen liegen insbesondere bei den Unternehmen mit weniger als 5.000 Mitarbeitern ungenutzte Potenziale, denn hier sind meist nur MS-Office Anwendungen im Einsatz.
Nahezu zwei Drittel der befragten Führungskräfte werden beim Personalmanagement durch Informationstechnologie unterstützt. So können Mitarbeiterdaten durch IT-gestützte Prozesse bearbeitet werden und beispielsweise Beurteilungen und Genehmigungen online erstellt werden. Auf diese Unterstützung bei Personalstatistiken, Stellenbesetzungsplänen und Mitarbeiterlisten verzichten derzeit 37 Prozent der Unternehmen.
Bei zahlreichen Unternehmen können administrative Routineangelegenheiten direkt von den Mitarbeitern in einer Online-Selbstbedienungsfunktion erledigt werden. Mehr als die Hälfte der Unternehmen bieten beispielsweise den Download von Regelungen und Formularen an. Einen Schritt weiter geht mehr als ein Drittel der Unternehmen. Sie ermöglichen ihren Mitarbeitern, die eigenen Daten unter anderem bei Bankwechsel, Umzug oder Eheschließung zu aktualisieren. Lediglich 13 Prozent haben bisher keine Online-Selbstbedienungsfunktion für ihre Mitarbeiter eingerichtet.
Bei der Suche nach geeigneten Mitarbeitern für spezifische Tätigkeiten gehören interne Online-Jobbörsen heute für über 80 Prozent der Unternehmen zum Standard. Die Hälfte dieser Unternehmen ermöglicht Online-Ausschreibungen und hat entsprechende Suchfunktionen etabliert. Bei der anderen Hälfte der Unternehmen ist es darüber hinaus möglich, direkt eine Online-Bewerbungen zu senden. Nur zehn Prozent der Unternehmen nutzen einen elektronisch gestützten Profilabgleich des gesuchten Stellenprofils mit dem jeweiligen Kompetenzprofil der Mitarbeiter.
…im Bereich Kommunikation In 14 Prozent der Unternehmen existiert ein elektronisches schwarzes Brett als primärer Kanal für die Verbreitung von Informationen und Unternehmensnachrichten. Bei mehr als der Hälfte der befragten Unternehmen haben die Mitarbeiter darüber hinaus die Möglichkeit, auf unternehmensinterne Daten- und Wissensressourcen online zuzugreifen und nach Informationen zu suchen. Etwa ein Viertel der Unternehmen verfügt über zielgruppengerecht zusammengestellte eMail-Informationen, beispielsweise in Form eines Newsletters, die zunehmend klassische Print-Informationsträger wie die Mitarbeiterzeitung ersetzen. Eine interaktive Zweiwege-Kommunikation setzen bisher nur wenige Unternehmen um: Gerade einmal sieben Prozent nutzen den interaktiven Charakter von Online-Diskussionsforen zum Zweck der Zusammenführung von Know-how-Trägern und Interessensgruppen.
…im Bereich Zusammenarbeit Immerhin 30 Prozent der Unternehmen gestalten ihre täglichen Aufgaben im Unternehmen einfacher und effektiver, indem die Mitarbeiter auf elektronisch hinterlegte Informationen zugreifen. Mehr als die Hälfte der Unternehmen gewährt seinen Mitarbeitern außerdem einen Online-Zugang, mit dem sie auch zu Systemen, Aktivitäten und Abteilungen, die für ihren Job wichtig sind, Zugang haben. 14 Prozent der Mitarbeiter können sogar komplexere Geschäftstransaktionen, beispielsweise Einkäufe oder eine gemeinsame Produktentwicklung, über die Unternehmensgrenzen hinweg tätigen, nachdem sie sich im System angemeldet und authentifiziert haben. Bei der Auswertung fällt auf, dass bei größeren Unternehmen die elektronische Unterstützung komplexer Geschäftstransaktionen weiter fortgeschritten ist.
…im Bereich Lernen Trainings- und Lernprozesse werden bei 19 Prozent der befragten Unternehmen unterstützt, indem die Führungskraft oder die Personalabteilung eine Liste der Seminarangebote bereitstellt. Bei 33 Prozent der Unternehmen können Übersichten der Trainingsangebote online eingesehen werden und bei 17 Prozent kann sogar die Trainingsanmeldung online erfolgen. Virtuelle eLearning-Angebote über kleine Lerneinheiten von zehn bis fünfzehn Minuten, beispielsweise für Office Anwendungen, Sicherheitsschulungen oder Sprachtrainings, können bereits 30 Prozent der Unternehmen vorweisen.
Relevante Bücher finden Sie im ECIN Bücherbord unter Strategie. Unser Buchtipp zum Thema "B2E: Neue Möglichkeiten durch Mitarbeiterportale":
Hans-Jörg Bullinger et. al. Business Communities - Professionelles Beziehungsmanagement von Kunden, Mitarbeitern und B2B-Partnern im Internet Bestellen: bei Amazon
Teil 1 B2E: Neue Möglichkeiten durch Mitarbeiterportale
