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Schatten-IT ohne Strategie: Ein Risiko für Unternehmen

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Der eigene Laptop, das iPad oder Smartphone. Viele Mitarbeiter bringen ihre „eigene IT“ mit zur Arbeit -  ein nicht nicht gewinnbringender Akt für das Unternehmen. Im Rahmen einer Studie von RAAD-Research wurden Führungskräfte in Unternehmen gefragt, wie hoch sie den Anteil der Prozesse einschätzen, der durch Insellösungen wie beispielsweise durch Schatten-IT-Lösungen in den Fachbereichen betrieben wird. Die Antworten der Befragten zeigen ein klares und signifikantes Ergebnis.

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Zwar existiert in vielen Unternehmen ein relativ hoher Anteil an Insellösungen und Schatten-IT, auch bei High Performern , bei denen über 50 Prozent der Befragten angaben, dass der Anteil bei über 25 Prozent liegt. Allerdings gaben deutlich häufiger Low-Performer die Einschätzung ab, dass mehr als 50 Prozent der Prozesse durch Insellösungen und Schatten-IT unterstützt werden – Low-Performer meinten dies zu 34 Prozent, Mid-Performer zu 11 Prozent, High-Performer zu 13 Prozent. Das Ergebnis lasse sich branchen- und größenübergreifend bestätigen. „Dies zeigt“, so Dr. Cristian Wieland, Head of Analytics bei RAAD Research, „dass die IT der Low-Performer weniger Zugriff auf die Prozessgestaltung der Fachbereiche hat, was wiederum ein fehlender Erfolgsfaktor sein kann.“

Insellösungen in Fachbereichen beziehungsweise Schatten-IT-Systeme beschreiben IT-Leistungen, die in den Fachbereichen häufig ohne Wissen und meist ohne Zugriff der IT-Organisation erfolgen. Diese können von den allseits bekannten excelbasierten „work-arounds“ beispielsweise im Berichtswesen über die lokale Kundendatei bis hin zu weitentwickelten eigenständigen oder ergänzenden Software-as-a-Service-Angeboten alle möglichen Einsatzszenarien abdecken. Wenn auch solche Angebote durchaus sinnvoll sind und Excel als Weiterbearbeitungsmöglichkeit kaum wegzudenken ist, so ist es dennoch wichtig, einen Zugriff auf diese Schatten-IT-Systeme zu bekommen und diese in die IT-Strategie einzubinden. Ohne eine solche Einbindung können erhebliche Risiken für die Unternehmen entstehen. So fehlt bei diesen Lösungen häufig die Integration und Einbindung ins Back-End wie in das ERP-System. Dadurch können die Daten, die in diesen Systemen erzeugt werden, alt sein und zum Beispiel bei der abgekoppelten Reportinglösung nicht mehr die aktuelle Wirklichkeit widerspiegeln.

Neben den häufig redundanten Kosten, die solche Systeme mit sich bringen, steht auch das Risiko von Daten- und Wissensverlusten für die Unternehmen im Raum, wenn die Lösungen nicht auf der IT-Agenda stehen. „Unternehmensführung, Fachbereiche und IT sollten sich dieses Risikos bewusst werden und gemeinsam darüber entscheiden, ob der vermeintliche Vorteil der Flexibilität Kosten und Risiko aufwiegt“, rät Dr. Cristian Wieland Unternehmen.

www.raad.de

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