Kleine und mittlere Unternehmen häufig ohne professionelles E-Mail-Management

Eine aktuelle Auswertung des eBusiness-Lotsen Köln zeigt: Die E-Mail-Kommunikation vieler kleiner und mittlerer Unternehmen (KMU) ist oftmals schlecht organisiert. Der aktualisierte Online-Ratgeber und praxisnahe Leitfäden des eBusiness-Lotsen Köln zeigen interessierten Unternehmen, wie gut ihr E-Mail-Management ist und worauf sie künftig achten sollten.

Für einen professionellen Auftritt sind eine Firmenwebsite sowie eine kundenorientierte E-Mail-Kommunikation heute Pflicht für jedes Unternehmen. Viele KMU müssen die Organisation ihres E-Mail-Managements jedoch dringend verbessern, wie durch eine aktuelle Auswertung des eBusiness-Lotsen Köln deutlich wird.

Über 200 kleine und mittlere Unternehmen haben den Online-Ratgeber „E-Mail-Management" der eBusiness-Lotsen Köln und Pfalz in den vergangenen zwölf Monaten genutzt. Die aktuelle Analyse der Angaben zeigt deutlich, dass viele Unternehmen nachbessern müssen. So braucht rund ein Drittel der Betriebe zwei Tage oder mehr, um auf eine E-Mail-Anfrage zu reagieren. Ein möglicher Grund hierfür ist die unklare Zuständigkeit: Ein Viertel der Nutzer gibt an, dass in ihrem Unternehmen nicht klar geregelt sei, wer eingehende E-Mails bearbeitet. Zudem weiß jeder Zehnte nicht, ob eine solche Regelung überhaupt existiert. Um Kunden und Geschäftspartner nicht durch lange Reaktionszeiten zu verärgern, wenn ein Mitarbeiter abwesend ist, sollte eine Vertretungsregelung getroffen werden. Diese fehlt laut Online-Ratgeber jedoch in fast jedem fünften KMU – hier werden E-Mail-Schreiber nicht einmal durch eine automatische Nachricht über die Abwesenheit informiert.

Insgesamt erhielten nach Abschluss des Online-Tests mehr als einem Viertel der Nutzer die Empfehlung, ihre E-Mail-Kommunikation dringend neu zu organisieren. Grund genug für die eBusiness-Lotsen Köln und Pfalz, den Online-Ratgeber „E-Mail-Management" zu überarbeiten und ab sofort in aktualisierter Form unter http://e-kompetenz-ratgeber.de/ zur Verfügung zu stellen.

Hier können sich Vertreter von KMU kostenfrei informieren, wie gut ihr Unternehmen in Sachen E-Mail-Management aufgestellt ist. Der Online-Ratgeber wertet die Antworten in wenigen Sekunden aus und gibt konkrete Handlungsempfehlungen in den Bereichen Organisation, Technik und Recht. Hilfestellung bei der Umsetzung notwendiger Maßnahmen geben Handlungsleitfäden, die auf der Website des eBusiness-Lotsen Köln zum kostenfreien Download bereit stehen: http://www.ebusiness-lotse-koeln.de/Downloads/

Die Online-Ratgeber: Schnelle Hilfe im E-Business
Mit nur wenigen Klicks erhalten KMU mittels der Online-Ratgeber eine Analyse ihrer E-Business-Aktivitäten. Die mit einem Ampelsystem illustrierten Ergebnisse identifizieren potenzielle Schwachstellen und zeigen Handlungsbedarf auf. Gleichzeitig bieten die Online-Ratgeber verständliche Hilfestellungen, um die Erfolgschancen des Unternehmens im E-Business zu steigern. Die kostenlosen Online-Ratgeber zu den Themen Website-Gestaltung, Mobile Website-Gestaltung, IT-Sicherheit, Regionales Internetmarketing, Newsletterversand und E-Mail-Kommunikation werden auf der Plattform www.e-kompetenz-ratgeber.de gebündelt. Im Log-in-Bereich der Plattform können sich die Teilnehmer die Ergebnisse bereits genutzter Ratgeber erneut anzeigen lassen und passende Leitfäden herunterladen. Darüber hinaus können die Teilnehmer ihre Ergebnisse mit anderen Unternehmen der Branche vergleichen.

Der eBusiness-Lotse Köln
Der eBusiness-Lotse Köln ist Teil der Förderinitiative „eKompetenz-Netzwerk für Unternehmen", die im Rahmen des Förderschwerpunkts „Mittelstand-Digital – IKT-Anwendungen in der Wirtschaft" vom Bundesministerium für Wirtschaft und Energie (BMWi) gefördert wird. Der Förderschwerpunkt unterstützt gezielt kleine und mittlere Unternehmen (KMU) sowie das Handwerk bei der Entwicklung und Nutzung moderner Informations- und Kommunikationstechnologien (IKT). Mittelstand-Digital setzt sich zusammen aus den Förderinitiativen „eKompetenz-Netzwerk für Unternehmen" mit 38 eBusiness-Lotsen, „eStandards: Geschäftsprozesse standardisieren, Erfolg sichern" und „Einfach intuitiv – Usability für den Mittelstand".
Weitere Informationen finden Sie unter www.mittelstand-digital.de.