Gehaltsabrechnungen gehen jetzt digital ins persönliche Cloud-Archiv der Mitarbeiter

Bei der Übermittlung von Lohn- und Gehaltsabrechnungen ist jetzt das digitale Zeitalter angebrochen. Statt sie wie bisher auf Papier zuzuleiten, können sie nun aus der Personalabteilung direkt digital in FOXDOX, das persönliche Cloud-Archiv der Mitarbeiter, eingestellt werden. Das einfache und sichere Verfahren der d.velop – eine Lösung mit Hosting in Deutschland – vereinfacht den Kommunikationsprozess und reduziert die Kosten. Auch andere (Personal)dokumente können sicher digital übermittelt werden; vom Arbeitgeber zum Mitarbeiter und selbstverständlich auch zurück.

Die Zustellung der Lohn- und Gehaltsabrechnungen auf Papier ist ein kostspieliger Prozess. Der Druck, die Konfektionierung und der Versand sind nicht nur aufwändiger, sondern auch deutlich teurer, verglichen mit einer elektronischen Zustellung der Dokumente. So spart ein Unternehmen nach den Berechnungen von d.velop pro Mitarbeiter und Monat mehr als drei Euro, wenn es die Cloud-Lösung FOXDOX nutzt.

„In Zeiten von Smartphone und Tablets hat man Dokumente doch am liebsten digital verfügbar. Mit FOXDOX erhält der Mitarbeiter seine monatliche Abrechnung direkt digital in das entsprechende Verzeichnis seines persönlichen Accounts gestellt und muss sich nicht mehr wie früher um die Ablage des Papierdokuments kümmern oder es einscannen und anschließend speichern. Außerdem kann er orts- und zeitunabhängig darauf zugreifen." erläutert Andreas Viersbach, Head of Sales bei der d.velop business services GmbH die Vorteile von FOXDOX.

Die Erstellung der Lohn- und Gehaltsabrechnung erfolgt im HR-System des Arbeitgebers. Dabei kann sie direkt z.B. in der digitalen Personalakte im d.3 ECM-System der d.velop archiviert werden. Im weiteren Ablauf wird das Personaldokument über FOXDOX.link, ein spezielles Kommunikationstool, über eine hochsichere Verschlüsselung in den jeweiligen FOXDOX-Account des Mitarbeiters eingestellt. Da das Hosting in einem deutschen Rechenzentrum erfolgt, sind die persönlichen Daten technisch und rechtlich wirksam vor einem unerlaubten Zugriff Dritter geschützt.

Zu den weiteren Vorteilen dieser Cloud-Lösung gehört auch eine „Rück"-Kommunikation vom Mitarbeiter zur Personalabteilung, wenn er beispielsweise im Krankheitsfall eine Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung zuleiten will. „Außerdem lässt sich FOXDOX einfach in die bestehende IT-Landschaft integrieren und benötigt keine externe Administration", verweist Viersbach auf zusätzliche Nutzenaspekte, die aus Sicht der Unternehmens-IT von Bedeutung sind.