Zukunft Personal Europe: forcont Self Service-Modul für Mitarbeiter und Manager erleichtert die HR-Kommunikation

Die forcont business technology gmbh, ein auf Enterprise Content Management spezialisiertes Softwarehaus, erweitert ihr Personalmanagementsystem „forpeople|Der Personalmanager“ um das Modul „forpeople Self Service“ mit Tools für Mitarbeiter und Manager. Die neue Anwendung, die einfach per Webbrowser und mit beliebigen Endgeräten nutzbar ist, hat ihre Premiere auf der diesjährigen ‚Zukunft Personal Europe‘ in Köln. Sie vereinfacht den Dokumentenaustausch beträchtlich, indem sie für kürzere und schnellere Kommunikationswege zwischen der HR-Abteilung auf der einen Seite und Mitarbeitern bzw. Vorgesetzten auf der anderen Seite sorgt. Am forcont-Stand können sich Besucher von der Funktionalität und einfachen Bedienbarkeit des Employee Self Service bzw. Manager Self Service überzeugen (11.-13. September, Halle 3.2, Stand C32).

Personaler gewinnen Zeit für strategische Aufgaben

Personalsachbearbeiter stellen über die Mitarbeiter-Variante von „forpeople Self Service“ den Beschäftigten elektronische Dokumente zu – schnell, vertraulich und ohne zusätzlichen Aufwand. Einerlei, ob es sich dabei um eine Bonusvereinbarung oder ein Arbeitszeugnis handelt oder ob die Personalabteilung beim Mitarbeiter einen Stundennachweis anfordert. Nach Abschluss eines Vorgangs können HR-Verantwortliche die erhaltenen Dokumente direkt in der elektronischen Personalakte ablegen. Der Datenaustausch funktioniert auch umgekehrt: Via Self Service-Modul übermittelt ein Arbeitnehmer unkompliziert seine Dokumente, Informationen oder Anfragen an die Personalabteilung. Das können etwa eine Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung, der Urlaubsantrag oder die Bitte um Einblick in die Personalakte sein. Durch die digitale Zustellung der Dokumente und Informationen beschleunigen sich die Abläufe, und die Digitalisierung verringert den administrativen Aufwand für den Personalsachbearbeiter. Gleichzeitig wächst die Datensicherheit. Auch Druck- und Versandkosten entfallen. Beide Seiten können überdies jederzeit rekapitulieren, was wann übermittelt oder angefragt wurde.

Self Service auch für Vorgesetzte

Speziell für Führungskräfte mit Personalverantwortung hat forcont den Manager Self Service konzipiert. Analog zu den Mitarbeitern, die den Employee Self Service nutzen, haben auch die Vorgesetzten mit dem Manager Self Service einen speziellen, browserbasierten Zugang zu forpeople: Je nach ihren aufgabenbezogenen Zugriffsrechten erhalten sie auf Anfrage eine datenschutzkonforme Einsicht in die Akten der Mitarbeiter, die ihnen unterstellt sind. Sie können über das Self Service-Modul zudem Vorgänge starten, die ihre Mitarbeiter betreffen, etwa die Prämienauszahlung, und sie sind in relevante Genehmigungsprozesse involviert. Zur Anwendung gehört auch eine Erinnerungsfunktion, die Führungskräfte per E-Mail auf noch unbearbeitete Vorgänge hinweist.

Mitarbeiter und Manager ohne Zugriff auf die Unternehmens-IT im Boot

Das neue Self Service-Modul ist eine Erweiterung zu „forpeople|Der Personalmanager“, der digitalen Personalaktenlösung von forcont. forcont hat den Self Service für Mitarbeiter und Manager bewusst in „forshare|Der Dokumentenmanager“ integriert, dem cloudbasierten DMS von forcont. Mitarbeiter bzw. Vorgesetzte greifen mit ihren persönlichen Zugangsdaten einfach per Webbrowser auf den „forpeople Self Service“ zu – mobil, zeit- und ortsunabhängig. Hat sich ein Mitarbeiter oder ein Manager im Self Service angemeldet, kann er alle seine Vorgänge einsehen, sich die zugestellten Dokumente anzeigen lassen oder sie in seinem persönlichen Bereich ablegen. Weil Akzeptanz und Nutzen einer Software davon abhängen, wie anwenderfreundlich sie gestaltet ist, hat forcont auch bei seinem neuen Modul viel Wert auf eine übersichtliche und intuitive Bedienbarkeit gelegt.

Prozessautomation senkt den Aufwand

Um die Handhabung des Self Service so einfach wie möglich zu gestalten, sind Standardvorgänge, wie sie üblicherweise im Unternehmensalltag vorkommen, bereits vordefiniert. Eine typische HR-Aufgabe ist etwa die Erstellung einer Arbeitsbestätigung, wie sie z. B. für die Kinderbetreuung oft benötigt wird. Umgekehrt könnte ein Arbeitnehmer auf diesem Weg auch eine aktuelle Führerscheinkopie einreichen. HR-Verantwortliche erleichtern sich ihre Arbeit noch weiter, wenn sie im Modul eigene Vorgänge einrichten, die regelmäßig anfallen. Sogar Tasks zur automatischen Übermittlung von Dokumenten lassen sich anlegen, etwa der monatliche Versand der Entgeltbescheinigungen. Indem ein Unternehmen vorgibt, wie der Datenaustausch zwischen HR-Team und Mitarbeitern stattzufinden hat, stärkt es zudem die Compliance in diesem so sensiblen Bereich.