Von Digitalisierung & Kaffeevollautomaten: Läuft es, ist alles gut!

Die Krefelder bonOffice GmbH hat sich auf Kaffeeversorgung jeder Art spezialisiert. In den vergangenen Monaten brach das Geschäft nicht ein. Und das lag mitunter an Microsoft Teams, eingeführt durch den einfühlsamen IT-Partner digitalhoch4.

Vom großen Milchkaffee zum Espresso

bonOffice ist Händler von JURA, NIVONA und la Rhea und somit einer breiten Auswahl an Kaffeevollautomaten und Kaffeespezialitäten. Vor Ort in Krefeld bietet das Unternehmen eine umfassende persönliche Beratung sowie professionellen Service. Sicherlich gehört Kaffee in 90% aller Unternehmen zur Grundversorgung am Arbeitsplatz. Daher gab es, als das Coronavirus unser aller Geschäftsleben in die Distanz zwang, für bonOffice keine Frage, das bislang exzellente Vor-Ort Beratungsgeschäft quasi overnight in röstfrischen Remote-Service zu verwandeln.

Als hätte sie es geahnt, war die außendienststarke Firma bereits 2019 der klassischen Telefonie überdrüssig und wünschte sich, einen zentralen Ort für die interne Kommunikation und spezielle Unternehmensprozesse – wie die Kaffeemaschinenreparatur – zu etablieren.

„Die Telefonie mit den Festnetznummern sollte endlich ortsunabhängig von überall funktionieren und ich wollte den Aktionsradius meiner Mitarbeitenden durch moderne leistungsfähige Headsets erheblich ausweiten, sodass diese im Verkaufsraum, in der Werkstatt, im Lager oder in den Büros nahtlos telefonieren können“, beschreibt Lukas Dunkel, Geschäftsführer der bonOffice GmbH, sein Anliegen. Doch allein konnte sich bonOffice den Traum nicht verwirklichen und holte sich die Experten von digitalhoch4 ins Boot. Bereits zum Jahreswechsel 2019/20 hatte digitalhoch4 im Rahmen eines durch das Land NRW geförderten Digitalisierungsprojekts bei bonOffice Microsoft Teams und Teams Telefonie eingeführt. Schritt für Schritt konnten die Digitalisierungsexperten 2020 und 2021 das Leistungsspektrum von bonOffice mit Microsoft 365, Cloud Computing und einem maßgeschneiderten Digital-Marketing ausbauen.

Zucker und Milch dazu, umrühren – schmeckt!

In enger Abstimmung mit der Geschäftsführung von bonOffice wurden Microsoft 365 eingeführt, alle vorhandenen Daten vollständig in Microsoft 365 übertragen, eine Microsoft Teams basierte Telefonie und Cloud-Telefonanlage eingeführt sowie innovative Office-Anwendungen und intelligente Cloud-Dienste installiert. Schließlich wurden alle Mitarbeiter von bonOffice eingängig für Microsoft Outlook und Microsoft Teams geschult. Umfassende Marketing-Services rundeten das Kraftpaket für einen digitalen Neustart ab: Shootings für Fotos und Videos führten zu einem völlig neuen visuellen Auftritt.

Gute Stimmung im Café?

„Meine Mitarbeiter freuen sich“, freut sich auch Lukas Dunkel. Zuvor nicht-digitale Prozesse wie die Kaffeemaschinenreparatur wurden vollständig auf Microsoft 365 und Teams portiert. Gerade die ortsunabhängige Telefonie mit den modernen Headsets von Jabra und Telefonen von Yealink konnte die klassische Telefonie komplett ablösen und sorgte spontan und nachhaltig für begeisterte Mitarbeiter und glückliche Kunden. „Kundenanfragen können wir nun nämlich von überall annehmen und beantworten, sogar unterwegs auf dem Handy“, so Lukas Dunkel. Die komfortablen Funktionen der Teams Telefonanlage – wie etwa die Berücksichtigung von Feiertagen oder intelligente Warteschlangen für Verkauf und Service – begeistern intern und extern tagtäglich. Alle Prozesse sind rundum durch Teams als zentralen Kommunikationshub sehr viel schneller und besser geworden. „Dass wir in der virusbedingten Distanz neue Kaffeemaschinen per Teams Call remote in Betrieb nehmen konnten, war ein Durchbruch, der im Prinzip unser Geschäft aufrechterhalten konnte. Hätten wir unsere Prozesse nicht digitalisiert, hätten wir unsere Kunden im wahrsten Sinn des Wortes auf dem Trockenen sitzen lassen und unsere Umsätze wären im Keller gelandet“, fasst Lukas Dunkel zusammen. Wie er die Funktionen neuer Kaffeevollautomaten per Teams erklärt, lässt sich hier einsehen.

Immer frisch, immer volles Aroma

Seien es Kaffee-Vorbestellungen zur Abholung, digitale Maschinen-Präsentationen, das Set-up und die Einweisung in Modelle per Microsoft Teams oder Chat, Telefonieren oder Onlinebesprechungen… All diese Funktionalitäten kann bonOffice nun dazu nutzen, Interessenten und Kunden auch weiterhin einen hervorragenden Service und immer eine mundende Tasse frischen Kaffees anbieten zu können. So wurde bonOffice zu einem von einigen erfolgreichen Digitalisierungsprojekten, die die digitalhoch4 Beratungsgesellschaft mbH seit Gründung 2018 gestemmt hat.

Auf eine gemeinsame Tasse …

Die IT-Branche erfindet sich in immer kürzeren Zyklen neu und eröffnet ihren Kunden beinah unendliche Chancen und Möglichkeiten. Aber insbesondere in Deutschland fühlen sich viele Menschen und Unternehmen von der digitalen Transformation überrollt. Mit diesen möchte

Christian Hahn, Geschäftsführer der digitalhoch4, seinen Enthusiasmus und seine Erfahrung für das Thema teilen, ihnen ihre Ängste im Umgang mit dem digitalen Wandel nehmen. Er beschreibt den Kern der digitalen Transformationsprojekte seiner letzten 25 Berufsjahre wie folgt: „Es ging primär um die Menschen, Prozesse und Innovationen und nur sekundär um Technologie. Ich würde da ein Verhältnis 20% Technologie und 80% Mensch annehmen. Mein persönliches WHY habe ich so definiert, dass ich zeitraubenden, verkrusteten analogen Arbeitsprozessen für immer den Garaus machen möchte, aber mit viel Empathie und Verständnis für diejenigen, die die Prozesse ausüben. Dabei nehmen wir Unternehmen und deren Mitarbeitende an die Hand und begleiten sie bei ihrem Sprung in eine neue, leichtere digitale Zukunft!“