Wir brauchen eine ganzheitliche Lösung für die effiziente Zusammenarbeit

Bei der Arbeit im Büro und im Homeoffice setzen wir im Schnitt ein halbes Dutzend spezialisierter Kommunikations- und Kollaborations-Apps ein, die selbst nicht auf Kooperation getrimmt sind. Die Antwort auf diesen unbefriedigenden Status Quo ist ein holistischer Ansatz.

Eine der vielleicht wichtigsten Erkenntnisse aus dem Virus-bedingten Wandel unserer Arbeitswelt ist die Unzulänglichkeit unserer Kommunikations- und Kollaborations-Werkzeuge. Die Zeit im Homeoffice hat uns deutlich vor Augen geführt, dass die Tools-Landschaft dem Fleckenteppich der Kleinstaaterei im 19. Jahrhundert gleicht: Unsere Kommunikation und Kollaboration wird über Dienste wie Messenger, E-Mail, Kalender, Aufgabenverwaltung, Projektmanagement, Social Media und Videoconferencing abgewickelt. Nahtloser Datenaustausch, intuitive Interaktion und verlässliche Interoperabilität sind in diesem Wirrwarr jedoch Wunschdenken. Stattdessen schlagen wir uns mit Inkompatibilitäten, Medienbrüchen und Bedienungswildwuchs herum.

Aber Wünsche sind da, um erfüllt zu werden. Zumal es gute, rational nachvollziehbare Gründe für eine holistische Lösung gibt. Kurz gefasst sind das: Fehlerquellenvermeidung, Effizienzsteigerung, Zeitersparnis, Kostenvorteile – von der höheren Akzeptanz und Zufriedenheit der Mitarbeiter gar nicht zu reden. Warum es ein durchgängiges, integriertes Kollaborationssystem dann trotzdem immer noch nicht gibt? Weil der Markt bislang noch von Spezialisten beherrscht wird. Der eine hat einen brauchbaren Messenger, der andere ein akzeptables Videokonferenzsystem. Wie die beiden interagieren? Gute Frage.

Bei der Überwindung der zersplitterten Kollaborations-Landschaft sollten wir uns davor hüten, die Lösung in einem „All in one“-Monster zu suchen. Überkomplexität wäre im wahrsten Sinne des Wortes vorprogrammiert, die Anpassung an spezifische Vorgaben ein zeitraubender Gewaltakt. Zielführender ist ein Modul-Set von auch solo funktionablen Applikationen, die auf einer gemeinsamen Code-Basis beruhen, zusätzlich über eine gemeinsame, alle Programme integrierende Master-App bedient werden können und deren Interaktion darüber gesteuert wird. Das ist kein Wunschdenken mehr, sondern bereits praxiserprobte Realität.

Dieses Prinzip kommt auch den Prägungen und den daraus resultierenden Wünschen junger Nutzer entgegen, die in Design, Anmutung und Bedienlogik ihre Freizeiterfahrungen mit sozialen Netzwerken und Chat-Programmen wiederfinden. Die Kluft zwischen den IT-Erfahrungen in Privatleben und Arbeitswelt wird dadurch kleiner, die Akzeptanz professioneller Tools größer und der Umgang mit ihnen effizienter. Dazu können zusätzliche entlastende Funktionen integriert werden, wie etwa ein Agile Board mit einem Chatbot-ähnlichen Robot, der die Aufgabenplanung übernimmt und die anstehenden Tasks automatisch priorisiert, abgleicht und zuordnet. Der Nutzer muss sich um die Tagesplanung gar nicht mehr selbst kümmern und kann die Zeit dafür sinnvoller nutzen. Beispielsweise an dem Ort für freien Ideenaustausch, den ein holistisches Tool bietet. Es wird damit zu einem lebendigen Forum, auf dem die Mitarbeiter ihre spontane Kreativität zum Wohle des Unternehmens einbringen können.

Für eine solche ganzheitliche Plattform bietet Open Source die perfekte Basis. Die weltweite Entwickler-Community kann auf identischen Tools und bewährten, mehrfach verwendbaren Backend-Lösungen aufbauen. Beide werden laufend weiterentwickelt und perfektioniert. Die Ergebnisse dieses Prozesses stehen allen Beteiligten umgehend zur Verfügung. Die Innovationsrate, der Perfektionierungsgrad und die Funktionalitätsbreite und -tiefe können so ständig an wechselnde Wünsche und Notwendigkeiten adaptiert werden. So gesehen muss das Wunschdenken also gar nicht aufhören – im Gegenteil.