Der Trend zum digitalen Büro ist ungebrochen. Die Verwaltung von Dokumenten per Software hat viele Vorteile. Das papierlose Arbeiten ist umweltfreundlich und spart Unternehmen Platz, der für das Archivieren von Akten und Ordnern benötigt wird. Wird eine solche digitale Bürolösung ganzheitlich umgesetzt, können zahlreiche Office-Utensilien und Geräte reduziert werden. Stifte, Blöcke und Ordner werden in viel geringerer Anzahl benötigt. Doch wie sieht es mit Stempeln in einem papierlosen Büro aus?
Stempel schaffen Sicherheit
Viele Firmen und Institutionen nutzen Stempel. Die Werkzeuge sind passend für ihr Einsatzgebiet gestaltet. Stempel lassen sich nach persönlichen Vorstellungen gestalten. Diese Leistung realisieren spezialisierte Firmen an. Der Online-Shop www.stempelservice.de bietet Lösungen für individuelle Stempel. Je nach Anwendung besitzen die Werkzeuge besondere Funktionen. So erleichtern sie beispielsweise die Schriftarbeit und sparen Zeit. Dies ist auch bei einem Firmenstempel der Fall. Ein Mitarbeiter, der das Werkzeug verwendet, kann auf das handschriftliche Auftragen der Firmenadresse verzichten. Eine weitere Funktion ist die Beurkundung. Diese Stempel sind in der Regel schwer zu fälschen. Viele Unternehmen verwenden einen Firmenstempel im amtlichen Schriftverkehr. Ein Urteil des Bundesgerichtshofs aus dem Jahr 2013 erkennt die Legitimationswirkung eines Firmenstempels an: Der Stempel belegte in dem vorliegenden Fall die Unterschriftsberechtigung bei einem Geschäft. Auch Privatpersonen nutzen Stempel. Es erscheint schwer vorstellbar, dass die praktischen Utensilien komplett aus dem Büroalltag verschwinden.
Digitales Stempeln funktioniert auch
Die technischen Möglichkeiten, um Stempel in elektronischen Dokumenten zu verwenden, sind vorhanden. Für den Online-Schriftverkehr wurde eine Technik entwickelt, die einem herkömmlichen, analogen Stempel entspricht. So lassen sich digitale Dokumente per elektronischer Signatur kennzeichnen. Diese Dateien verfügen über einen grafischen Stempelabdruck, der sichtbar ist. Zusätzlich erhält der Hash-Wert des Dokuments, eine elektronische Signatur. Mit dieser Kennzeichnung ist ein Hyperlink verbunden, über den das Dokument verifizierbar ist. PDF-Softwares ermöglichen eine Stempelfunktion für Dokumente. Nutzer können vordefinierte Stempel aufbringen oder benutzerdefinierte Stempel erstellen. Inwieweit diese technischen Möglichkeiten den herkömmlichen Stempel ersetzen werden, hängt von der allgemeinen Akzeptanz des digitalen Büros ab.
Der Übergang zum digitalen Büro ist nicht einfach
Der Wechsel zum papierlosen Büro ist für die meisten Firmen eine große Aufgabe. Tatsächlich existiert dieses Konzept bereits seit den 1970er Jahren, hat sich jedoch bis heute nicht durchgesetzt. Viele Unternehmen verfügen über Dokumente aus jahre- womöglich jahrzehntelanger Geschäftsaktivität in analoger Form. Um papierlos zu arbeiten, müssten sämtliche Dokumente eingescannt werden, so dass sie elektronisch verfügbar werden zu können. Die Dateien sollten nach einem zuvor bestimmten System präzise abgelegt werden, damit sie wiedergefunden werden können. Eine solche Tätigkeit würde Mitarbeiter monatelang beschäftigen. Ist die Umstellung geschafft, benötigt das Unternehmen ein System für das Dokumenten-Management. Eine korrekte Verschlagwortung und Indexierung ermöglicht das Auffinden aller Dokumente. Mitarbeiter können die Dokumente über ihre Online-Zugänge abrufen. Sie sind per Volltextsuche durchsuchbar. Dieses Softwaresystem erfordert eine Schulung der Mitarbeiter, damit diese damit zufriedenstellend arbeiten können. Weiterhin sieht das papierlose Büro die Verwendung von Apps etwa zum Scannen vor. Im Ergebnis bedeutet die Umstellung auf das digitale Arbeiten einen sehr großen Aufwand für Firmen.
Der Stempel bleibt relevant
Das papierlose Büro ist seit Langem ein Thema. Große Vorteile wie das Einsparen von Ressourcen und effizientere Arbeitsprozesse machen das Konzept für Unternehmen attraktiv. Dennoch hat kaum eine Firma das digitale Büro vollständig realisiert. Fast jeder arbeitet noch mit Papier. Und für viele Vorgänge, etwa die Aufbewahrung von Unterlagen für die Finanzbehörden, gelten strenge Vorschriften, die mit einer analogen Lösung einfacher erfüllt werden. Ganz ohne Papier wird das Geschäftsleben wohl auch in nächster Zukunft nicht funktionieren. Und der Stempel, eines der weltweit ältesten und effizientesten Werkzeuge für die Bearbeitung von Papier, wird seinen Platz im Büro behalten.