Die bekannte Projektmanagement-Software MS Project aus dem Hause Microsoft ist auch bei kleinen und mittleren Unternehmen im Gespräch. Vor der Anschaffung solch eines PM-Tools sollten jedoch die Vor- und Nachteile des Programms gründlich betrachtet werden, um zu entscheiden, ob dieses Projektmanagement-Tool zum Unternehmen passt.
Die wichtigsten Vor- und Nachteile von MS Project im Überblick:
– Kompatibilität mit Microsoft Software
– Standard-Projektmanagement-Tool der Branche
– Solide Software für die Projektplanung
– Zusammenarbeit in Echtzeit oft schwierig
– Umfangreiche Einschulung notwendig
– Hoher Anschaffungspreis
3 gute Argumente für MS Project
Der wohl wichtigste Vorteil von Microsoft Project ist die Integrationsfähigkeit mit Microsoft Software-Suite, wie Office 365, Sharepoint und Skype. Insbesondere die Kompatibilität mit Office 365 sehen viele MS Project-Nutzer als die wichtigste Komponente des Projektmanagement-Programms.
Selbstverständlich kann die PM-Software auch mit anderen Microsoft-Produkten, wie Excel interagieren. Die Bedienoberfläche von Excel ist vielen Kunden vertraut, sodass sich MS Project hervorragend für Unternehmen, die auf Microsoft-Produkte setzen, zugeschnitten ist. Nicht außer Acht gelassen werden darf, dass MS Project eine der wichtigsten Softwareprogramme von Projektmanagern ist. Kenntnisse in MS Project werden fast schon in jedem Projektmanagement-Job vorausgesetzt. Darüber hinaus muss erwähnt werden, dass MS Project ein wirklich gutes Programm für die Planung von Projekten ist. Besonders hervorzuheben sind dabei die Gannt-Diagramme für die Visualisierung von Zeitachsen sowie die Funktion, Aufgaben und Unteraufgaben miteinander zu verknüpfen.
Ebenfalls grandios funktionieren die Baselines, um den Fortschritt des Projekts zu verfolgen. Diese Funktionen sind bereits im Basis-Paket von MS Project enthalten. Nach einem Upgrade können User die Software in der Cloud nutzen, sodass die Bearbeitung der Projekte online möglich ist. Abonnenten von „Project Online“ haben zudem Zugang zu Funktionen wie Kanban- und Scrum-Task-Boards.
Warum sich Nutzer gegen MS Project entscheiden
Wer MS Project effektiv nutzen möchte, benötigt eine umfassende Einschulung in das Programm. Es bedarf eine lange Einarbeitungszeit und eine Nutzererfahrung, um wirklich gut damit arbeiten zu können. Dies ist ein Grund, warum sich viele kleine und mittlere Unternehmen gegen MS Project entscheiden. Häufig treten bei der Verwendung von Microsoft Project Probleme bei der Zusammenarbeit und beim Austausch von Daten auf. Die Aktualisierungen finden nicht in Echtzeit statt. Leider passiert dies auch bei der Cloud-basierten Version, da auf der Cloud keine genauen Kopien gemacht werden. Kleine und mittlere Unternehmen müssen für die Zusammenarbeit in Echtzeit Project Online Professional oder Premium erwerben, um dieses Problem zu beheben. Dies führt zum dritten „Contra“ von MS Project. Der Preis für das Projektmanagement-Tool ist relativ hoch angesetzt und steigt mit zusätzlichen Lizenzen, die Funktionserweiterungen bringen.
Fazit
Microsoft Project bietet viele Vorteile, ist aber nicht für jedes Unternehmen geeignet. Aufgrund des hohen Lernaufwandes, um sich mit dem Programm vertraut zu machen, eignet sich MS Project nur, wenn eine eigene IT-Abteilung im Unternehmen vorhanden ist, die im Bereich Support, Wartungen und Upgrades rasch Abhilfe schaffen kann.
Um die Software zu lernen empfiehlt es sich ganz besonders, an einer MS Project Schulung teilzunehmen. Für Nutzer, die sich eine Cloud-basierte Lösung wünschen, ist Microsoft Project weniger gut geeignet, da exakte Kopien nur in der Project Online Professional oder Premium-Version gemacht werden. Für die genaue Projektplanung ist das Manager-Level-Tool bestens geeignet. Als zentrales Werkzeug, an dem mehrere Nutzer arbeiten, eignet sich die Software allerdings weniger. Wie bereits erwähnt ist MS Project mit allen anderen Microsoft-Produkten kompatibel. Wer sich allerdings eine Software wünscht, die auf allen Betriebssystemen arbeitet, ist mit MS Project weniger gut beraten.