Da alle Informationen und Prozesse auf einer zentralen webbasierten Arbeitsplattform bereitgestellt werden, können Unternehmensportale die Produktivität der Mitarbeiter wesentlich verbessern. Der Informationszugang erfolgt in der Regel personalisiert und orientiert sich damit an den Bedürfnissen des einzelnen Anwenders. Lästiges Hin- und Herspringen zwischen den verschiedenen Programmen entfällt genauso wie das Anmelden an jeder Applikation. Mitarbeiterportale sind außerdem ein wichtiges Werkzeug für ein effektives Wissensmanagement im Unternehmen.
Elektronische Unternehmensportale, die als Benutzerschnittstellen alle wesentlichen Informationen und Services zur Verfügung stellen, liegen voll im Trend. Sie werden – so eine Studie des Beratungsunternehmens META Group – in den nächsten Jahren zu einem kritischen Wettbewerbsfaktor für viele Unternehmen. Laut der Umfrage beschäftigen sich bereits 85 Prozent der global agierenden Konzerne mit diesem Thema. Auch viele kleine und mittlere Unternehmen planen diesen Schritt, befinden sich gerade in der Umsetzung oder haben entsprechende Projekte schon realisiert.
Personalisierte Plattform für die interne Kommunikation
So finden zum Beispiel die rund 1000 Mitarbeiter der Nordmilch eG, die über einen PC-Arbeitplatz verfügen, bereits beim Einschalten ihres Rechners alle wichtigen Informationen für ihr tägliches Geschäft auf dem Einstiegsbildschirm. Denn das größte milchverarbeitende Unternehmen in Deutschland mit Hauptsitz in Bremen verfügt seit wenigen Wochen über ein webbasiertes Mitarbeiterportal. „Wir bieten mit diesem Nominet – über die diversen Standorte hinweg – eine personalisierte Plattform für die interne Kommunikation an“, erläutert Projektleiterin Sabine Holland. Die Inhalte dafür werden dezentral erstellt und gepflegt, eine effiziente Suchmaschine hilft beim schnellen Finden der gewünschten Informationen. Auch etliche bereits vorhandenen Anwendungen – wie zum Beispiel die Telefonnummernsuche – wurden in die Plattform eingebunden.
Die zuständigen Mitarbeiter des mittelständischen Milchverarbeiters füllten im ersten Schritt zunächst rund 400 Intranet-Seiten mit Content. Dazu nutzten sie das Content-Management-System FIRSTspirit der Dortmunder The e-Spirit Company GmbH. Wichtig für den Mittelständler war vor allem die Ausbaufähigkeit der Lösung. Denn in Zukunft ist unter anderem die Integration von SAP R/3-Modulen geplant. Auch der bereits existierende Active-Directory-Server soll im Rahmen der Personalisierung an das Content-Management-System angebunden werden. „Die Arbeiten am Nominet werden wohl nie abgeschlossen sein“, resümiert die Projektleiterin. Doch bereits die erste Stufe habe bei Geschäftsleitung und Mitarbeitern großen Anklang gefunden. Über genaue Kostenvorteile und den Return on Investment kann man bei der Milchverarbeitungsgenossenschaft allerdings noch nichts sagen.
Nutzen ist nur schwer in Euro und Cent auszurechnen
„Der Return on Investment ist bei so einem Projekt auch nicht so einfach zu ermitteln“, sagt Dr. Ellen Walther-Klaus, Senior Executive Vice President im Bereich CIO eEnabling & Relationship Management bei T-Systems in Frankfurt/Main. Sie spricht dabei aus Erfahrung, denn die Telekom-Tochter installiert nicht nur als IT-Dienstleister Mitarbeiterportale für große Unternehmen und mittelständische Betriebe, sondern führt derzeit mit mySystems auch im eigenen Haus eine solche Plattform für ihre Beschäftigten ein. Die Struktur des personalisierbaren Mitarbeiterportals besteht aus vier zentralen Elementen: Informationen über das Unternehmen, einen individuellen Arbeitsplatz mit allen notwendigen Anwendungen für die jeweilige Funktion, verschiedenen Mitarbeiter-Self-Services und die Bündelung von spezifischen Themen-Informationen. „Hinter jedem dieser Bereiche stehen Hunderte von Anwendungen, Diensten und Datenbanken, deren Inhalte in zusammengefasster Form bereit gestellt werden“, betont Dr. Walther-Klaus.
Eine übergreifende Klammer ist dabei das dynamische Content-Management-System GoEdit mit einem grafischen User-Interface. Es ist leicht zu bedienen, die „Redakteure“ können es ohne großen Schulungsaufwand nutzen. Hierdurch sind mittlerweile deutliche Zeit- und Kosteneinsparungen zu verzeichnen. Doch insgesamt – so die Verantwortliche für das Portalprojekt – sei es jedoch sehr schwer, den Nutzen solcher Lösungen in Euro und Cent auszurechnen. Denn das Nutzenpotenzial von Portallösungen erschließe sich über zwei Hauptebenen. Unter so genannten „Hard Facts“ werden direkt dem Portal zurechenbare Kostenreduktionen verstanden. So entfällt die Pflege verschiedener Intranet-Seiten, stattdessen beschränkt sich der Administrationsaufwand auf eine einheitliche Oberfläche. Der dadurch deutlich reduzierte Schulungsaufwand trägt ebenfalls zu einer Senkung der Kosten bei. Ein weiterer Aspekt ist die Standardisierung der Software innerhalb des Unternehmens, die mitunter ebenfalls mit einer dramatische Kostensenkung einhergeht.
Im Bereich der „Soft Facts“, der nicht eindeutig zurechenbaren Kosteneinsparungen, dominiert die Optimierung der internen Prozesse. Im Zuge der Integration in das Portal lösen elektronische bisher papierbasierte Prozesse ab und führen zu einer beschleunigten Abwicklung. Nutzen stiftet zudem die Bündelung und Gliederung der Informationen innerhalb des Portals. So finden die Mitarbeiter Informationen, statt sie nur zu suchen. Eine weitere Erkenntnis: Die einheitliche Präsentation der verschiedenen Unternehmensbereiche und deren Mitarbeiter innerhalb des Portals führt in der Praxis zu einer besseren Identifikation mit dem jeweiligen Bereich, die meist in eine größere Arbeitszufriedenheit mündet. Auch der deutlich verbesserte Service für die Mitarbeiter durch die schnelle und umfassende Bereitstellung der für sie wichtigen Informationen trägt dazu bei. Die positiven Auswirkungen dieser Zufriedenheit – geringere Fluktuation, reduzierte Fehlzeiten usw. – lassen sich allerdings nur schwer messen.
Key-Performance-Indikatoren zur Messung der Nachhaltigkeit
Um den Erfolg des Einsatzes von mySystems besser erfassen zu können, wurde deshalb ein „Benefit-Dreieck“ mit den Eckpunkten Qualitätssteigerung, Effizienzsteigerung und Kosteneinsparungen aufgestellt. Anhand von so genannten Key Performance Indicators (KPIs) soll nun über einen längeren Zeitpunkt beobachtet werden, welche Elemente des Mitarbeiterportals sich wie nachhaltig auf die Erreichung der angestrebten Ziele auswirken.
Neben zahlreichen Finanzzahlen wie Wertbeitrag, Umsatz, Cash-Flow, Kosten je Mitarbeiter oder Jahresüberschuss zählen zu diesen operativen Kenngrößen auch Parameter wie Marktstellung, Wachstumsrate, Auftragseingang, Kundenzufriedenheit, Mitarbeiterproduktivität, Auslastungsgrad, Fluktuation, Mitarbeiterzufriedenheit oder Ausbildungsstand der Beschäftigten. Dr. Walther-Klaus: „Anhand der Key Performance Indicators wollen wir konkret nachweisen, welches Konzept im Rahmen von mySystems wie schnell greift.“
Bereits bei der Einführung des Mitarbeiterportals wurde bei T-Systems eine Strategie der kleinen Schritte eingeschlagen. Mit Hilfe von Prototypen mit relativ wenigen Funktionalitäten mussten zunächst das Management und die Mitarbeiter in den Pilotbereichen überzeugt werden. „Ein solcher Showcase, mit dem real gearbeitet werden kann, wirkt bei den Verantwortlichen stärker als jedes Papier und noch so schöne Folien“, ist die Bereichsleiterin überzeugt. Das Besondere an diesem Rapid Prototyping besteht daran, dass sich das Vorführmodell anschließend direkt in den operativen Betrieb übernehmen lässt.
„Wichtig für die Akzeptanz ist aber unbedingt, dass ein Portal – egal, ob in einem Großbetrieb oder in einem mittelständischen Unternehmen – von Anfang an mit Leben erfüllt wird“, nennt Dr. Ellen Walther-Klaus eine wesentliche Erfahrung aus dem Implementierungsprozess von mySystems. Denn am grünen Tisch geplante Softwareruinen, die von den Mitarbeitern wegen des fehlenden Nutzens nicht angenommen werden, kosten viel Geld und verfehlen in jedem Fall ihren Zweck.
Entwicklung steht in Deutschland erst am Anfang
Die meisten Unternehmen in Deutschland stehen heute bei der Entwicklung und Implementierung ihrer elektronischen Firmentore noch ganz am Anfang. Dies hat auch die Studie „Neue Möglichkeiten durch Mitarbeiterportale“ gezeigt, die von Wolfgang Jäger, Professor im Fachbereich Medienwirtschaft der Fachhochschule Wiesbaden, und dem Hamburger Beratungsunternehmen Cap Gemini Ernst & Young erarbeitet wurde. Wo liegen die Haupthinderungsgründe?
„Die finanziellen Mittel bilden den Dreh- und Angelpunkt bei der Einführung oder dem Ausbau von Mitarbeiterportalen“, heißt es in der Studie. Besonders die Investitionssumme und die Rentabilitätschancen entscheiden laut der Untersuchung, für die fast 100 Unternehmen unterschiedlicher Branchen und Größe interviewt wurden, die Frage für oder gegen ein Portal. Vor allem mittelständische Betriebe haben sich bisher von den zum Teil sehr hohen Integrationskosten für die Anpassung der meist standardisierten Portalsoftware an ihre spezifischen Bedürfnisse abschrecken lassen.
68 Prozent der befragten Unternehmen erhoffen sich durch den Portaleinsatz enorme Kosteneinsparungen – vor allem bei administrativen Tätigkeiten – und erhebliche Qualitätsverbesserungen in Bezug auf die Arbeitsergebnisse und den internen Datenbestand ihrer Firma. Mehr als die Hälfte der Betriebe ist sich sicher, administrativen Aufwand zu reduzieren, und immerhin 45 Prozent erwarten eine enorme Effizienzsteigerung der Mitarbeiter. Dabei fällt auf, dass kleinere Unternehmen ihre Mitarbeiter zwar für interessierter halten, jedoch nicht für qualifizierter im Umgang mit dem Intranet.
Wissensmanagement wird integraler Bestandteil von Portallösungen
Um hier Abhilfe zu schaffen, reicht eine einfache Schulung nicht aus. Die Mitarbeiter müssen vielmehr zusätzlich zur Nutzung motiviert werden, beispielsweise indem sie Aufgaben der Personalabteilung durch Pflege der Stammdaten übernehmen. Die Beschäftigten sollten einen klaren Vorteil von der Nutzung – zum einen durch Arbeitserleichterung, zum anderen durch zusätzliche Serviceangebote – haben. Die effektive Nutzung von Webportalen erfordert allerdings in der Regel neue, projektbasierte Organisationsstrukturen, die entweder zu umfangreichen Umstrukturierungsmaßnahmen führen oder – vor allem im Mittelstand – in vielen Betrieben sogar völlig neu etabliert werden müssen.
Schon die Einführung eines Intranets bietet Unternehmen eine Fülle von quantitativen Nutzenpotenzialen, etwa durch Infrastruktur-Standardisierung, Material- und Kosteneinsparungen und Effizienzsteigerungen. Gelingt die fortschreitende Ausschöpfung dieser und weiterer qualitativer Potenziale, wie etwa die stetige Mitarbeiterqualifizierung und die Selbstorganisation von Lernprozessen seitens der Mitarbeiter, kann aus dem Intranet als zentraler Plattform der Unternehmenskommunikation die Basis für ein Corporate Knowledge Portal werden. Dahinter verbirgt sich eine Denk- und Arbeitsumgebung, in der eine vernetzte Wissensarbeit ermöglicht, optimal unterstützt, erprobt und eingeübt werden kann. Es ermöglicht den nutzergerechten und personalisierten Zugang zu Informationen und ihre Verarbeitung.
Viele Unternehmen entwickeln deshalb derzeit ihre Intranets in Richtung Mitarbeiterportale weiter, in denen Knowledge-Management-Lösungen ein fester Bestandteil sind. Denn spezielle und meist isolierte Lösungen für das Wissensmanagement, wie sie seit etlichen Jahren propagiert werden, sind nach Meinung von Dr. Ellen Walther-Klaus mittlerweile überholt und in der Praxis meist zum Scheitern verurteilt. „Wissensmanagement sollte nicht neben die internen Informationstechnologie- und Telekommunikationslösungen in den Unternehmen gestellt werden, sondern darin nahtlos integriert sein“, fasst sie ihre Erfahrungen bei der Einführung des Mitarbeiterportals bei T-Systems zusammen.
