In Zeiten der Wirtschaftskrise denken Unternehmen vermehrt über Einsparungen nach – davon betroffen ist auch das IT-Management. Aus Kostengründen werden IT-Projekte verschoben oder sogar ganz gestoppt. Damit Unternehmen mehr Freiräume erhalten und handelsfähig bleiben müssen im Bereich der Betriebskosten rechtzeitig konsequent aufgesetzte Einsparmaßnahmen durchgesetzt werden.
Das Klima wird rauher – Gut gerüstet für den Abschwung
So mancher IT-Manager tritt nun die Flucht nach vorne an und startet proaktiv Initiativen zur Kostenoptimierung. Detecon hat die wichtigsten Einsparmaßnahmen in einem generischen Kostenoptimierungsprogramm zusammengetragen (siehe Abb.). Dieses hilft Unternehmen dabei, Bereiche zu identifizieren, in denen IT-Kosten schnell, reibungslos und ohne Gefährdung der Wettbewerbsfähigkeit eingespart werden können.
Project Services, Application Development & Application Management
(1) Die größten Einsparpotenziale ergeben sich aus der Konsolidierung der Anwendungslandschaft. Vor allem internationale Unternehmen haben vielfach redundante Anwendungen im Einsatz. Hat die zentrale IT eine eher koordinierende Rolle und sind regionale IT-Einheiten bei Länderfürsten mit starker Profit- & Loss-Verantwortung aufgehängt, dann werden nicht selten pro Land eigene Kernanwendungen eingesetzt, obwohl in den verschiedenen Ländern Bereiche mit durchaus ähnlichen Prozessanforderungen existieren. Server werden dann meist ebenfalls in lokalen Rechenzentren betrieben. Eine konsequente Anwendungskonsolidierung kann daher nicht selten bis zu 30 Prozent der gesamten IT-Kosten einsparen, zumal sich in diesem Kontext auch die Anzahl der Server und Rechenzentren reduzieren lässt. Voraussetzung dafür ist jedoch eine Stärkung der zentralen Governance bzw. CIO-Organisation. Der Konsolidierungsprozess bringt zwar insgesamt die wohl höchsten Einsparungen, dauert jedoch lange und bedingt zudem Up-front-Investitionen.
(2) Schneller umsetzbar ist nicht selten eine Einsparung von Betriebskosten durch einen Rückbau von Systemen, die am Ende des Lebenszyklus stehen, aber nur noch rudimentäre Funktionen wahrnehmen.
(3) Service-orientierte Architekturen (SOA) helfen dabei, die Anwendungslandschaft zu flexibilisieren und so Aufwand zu sparen: Carve-in/-out’s werden erleichtert, zentrale Systeme lassen sich einfacher um lokale Besonderheiten und Schnittstellen erweitern, redundante Entwicklungen können vermieden werden.
(4) Durch das Tuning des Transaktionsverhaltens der Applikationen lassen sich meist signifikante Rechenzentrums-Ressourcen einsparen. (5,6) Die Einrichtung eines zentral kanalisierten Anforderungsmanagements und der Aufbau von Change Advisory Boards hilft, Weiterentwicklungen zu priorisieren und das Budget für Erweiterungen der Standardfunktionalitäten auf das Nötigste zu begrenzen. (7) Changes sollten dabei zu Releases gebündelt werden. Das spart Testaufwand und verhindert System-Instabilitäten/Folgefehler. (8) Mit einer Restandardisierung können bei einer Standardsoftware Release-Wechselkosten eingespart werden. (9) Im Rahmen einer Lizenzbereinigung lassen sich oft Über-/Unterlizenzierungen optimieren und ggf. Einkaufsvorteile erzielen.
(10) Das Projektportfolio zu bereinigen kann signifikante und schnelle Einsparungen schaffen. Generell sollten die IT-Projekte gemäß ihres ROI und ihrem strategischen Fit beurteilt werden. Um kurzfristig Budgetkürzungen umzusetzen, können weniger wertschöpfende Projekte verschoben, gestoppt oder gar nicht erst aufgesetzt werden. Aber jede Budgetkürzung in diesem Bereich engt den Handlungsspielraum der IT ein, da auch Einsparungen Veränderungen erfordern, die in der Regel nur durch Projekte getrieben werden können. Bevorzugt werden sollten Budgetkürzungen daher im Run-Bereich (IT-Betrieb). Dort frei werdende Mittel können dann wieder in wertschöpfende Projekte investiert werden. So bleibt die IT agil und handlungsfähig.
Service Desk und Desktop Services
(11, 12) Moderne und effiziente Service Desks zielen auf eine möglichst weitgehende Reduktion des Vor-Ort-Field Services und ermöglichen so erhebliche Einsparungen. Der „Call“ wird direkt gemeinsam vom Service Desk-Mitarbeiter am Bildschirm zusammen mit dem Kunden via Aufschaltung über ein Remote-Administrationstool gelöst. Gute Service Desks erreichen so eine First-Fix-Rate von über 75 Prozent. Dies resultiert in einer außergewöhnlich hohen Kundenzufriedenheit. Denn welcher Anwender wäre nicht froh, wenn er sein Problem sofort beim ersten Anruf gelöst bekommt und nicht erst nach einer Stunde der IT Support „auf Turnschuhen“ angelaufen kommt. Zudem lässt sich so die Produktivität des Service Desks immens erhöhen. Wegezeiten entfallen. Calls werden „am Fließband“ via Remote-Administrationstool gelöst. Die wenigen Fälle, in denen die Hardware bzw. der Netzzugang streikt, sind seltene Ausnahmefälle. Auch die Service Desk-Mitarbeiter profitieren. Um die First-Fix-Rate zu erreichen, müssen Sie gut ausgebildet sein und sie haben es dann zunehmend nur noch mit zufriedenen Kunden zu tun, da diesen in 75 Prozent der Fälle sofort geholfen wird. Der Field Service wird weitgehend überflüssig und kann verschlankt werden. (13) Ein konsequenter Remote-Administrations-Ansatz ermöglicht oft erst eine Konsolidierung mehrerer Supporteinheiten zu einem SPOC (Single Point of Contact) und die daraus resultierenden Einsparungen.
(14) Optimierungspotenziale bietet eine durchgängige Prozessunterstützung des Help Desks z.B. durch ein Tickettool mit Integration der 2nd-/3rd-Level-Einheiten, eine Problemlösungsdatenbank und Systemmanagementsoftware. (15) Incident- und Problem-Management sollten organisatorisch getrennt werden, um durch das dadurch fokussierte Problem-Management und eine konsequente Ursachenanalyse Fehlerquellen nachhaltig beseitigen zu können.
(16) Grundlage für ein effizientes Management der Arbeitsplatzsysteme ist die Verwendung von Standards (Standardkonfiguration, standardisierte Hardware-, Software-Warenkörbe und standardisierte Verfahren z.B. zur Software-Verteilung). (17) Durch kombinierte Netzdrucker mit Scan- und Kopierfunktion sollte das Verhältnis von Arbeitsplatzsystemen zu Druckern auf deutlich größer als 10:1 optimiert werden. (18) Im Backoffice-Bereich etablieren sich zunehmend zentrale und kostengünstige Belieferungsmodelle, denn ein einziger File- oder Mailserver kann mittlerweile deutlich über 1000 Endgeräte abdecken. Jeder Server verursacht signifikante TCO (total cost of ownership). Eine Serverkonsolidierung im Zuge einer Rezentralisierung bringt dadurch nicht selten signifikante Einsparungen.
Computing Services / Network Services
(19, 20, 21) Rechenzentrums- und Serverkonsolidierungen bringen nicht selten hohe Einsparungen. Ein Server- zu Endgeräte-Verhältnis von 1:3 bis 1:20 (overall) deutet auf signifikantes Serverkonsolidierungspotenzial hin. Oft entstehen solche ungünstigen Verhältnisse, wenn ein alter Server durch genau einen neuen Server ersetzt wird. Ein neuer Server ist aber dem alten um den Faktor drei bis vier überlegen und kann daher in der Regel mehrere alte konsolidieren. Anzustreben ist ein Server zu Endgeräteverhältnis von 1:25 bis 1:60 (overall). Grundlage dafür ist ein Asset-Management mit regelmäßiger Auslastungsbetrachtung und einer konsequenten Konsolidierung nicht ausgelasteter Server.
(22) Virtualisierung kann helfen, Serverzahlen und TCO-Kosten (insbes. für Hardware, Energie, Fläche) zu reduzieren (dies gilt vor allem für die oft schlecht ausgelasteten Development- und Testsysteme). Darüber hinaus ermöglicht Virtualisierung höhere Verfügbarkeit und schnellere Bereitstellungszeiten bei geringeren oder gleichen Kosten. (23, 24) Eine zentralisierte Beschaffung hilft bei der Durchsetzung von Standards und der Realisierung von Größenvorteilen. Die Variantenvielfalt bei Hardware und Software sollte möglichst stark reduziert werden. Damit kann das Verhältnis von Administratoren zu Servern z.B. in Richtung 1:60 optimiert werden. (25) Mittel- bis langfristig werden auch Konzepte wie Grid-/Cloud-Computing und SaaS (Software as a Service) zunehmend Einsparungen erbringen. Green-IT-Lösungen der Hersteller finden zunehmend ihren Weg ins Rechenzentrum. (26) Archivierungs- & Storage Management-Lösungen helfen, kontinuierlich wachsende Speichermengen und die daraus resultierende Kostenexpansion abzumildern. Dies gilt ganz besonders bei Preismodellen, die auf einer Gigabyte-Verrechnung basieren.
(27) Die Optimierung und Modernisierung der Netzstrukturen erfordert hohe Agilität, denn Bandbreitenpreise sinken ebenso rasant wie die Anforderungen steigen. Neben einem aktiven Providermanagement und der kontinuierlichen Anpassung der Backbone-Architektur lässt sich vor allem auf der „letzten Meile“ (wo Unternehmen nicht selten eine Vielzahl kleiner Standorte an das Firmennetz anbinden müssen) viel Geld durch den Einsatz der breitbandigen DSL-Leitungen sparen, sofern kleine Abstriche bei der QoS in Kauf genommen werden. (28) Mittlerweile ist eine durchgängige Gesamtarchitektur von Daten- und Sprachnetzen dringend erforderlich, damit sich durch IP-Telefonie und ICT-Konvergenz ergebende Potenziale heben lassen.
IT Management
Auch durch die richtigen Management-Ansätze können hohe Einsparungen realisiert werden. Dazu gehören (29) die Einführung von Shared Services, (30) Outsourcing und (31) Offshoring, sowie das (32) Rightsizing der SLAs und (33) IT Benchmarks. Sofern Outsourcing-Verträge entsprechende Mechanismen vorsehen, also z.B. eine automatische Preisanpassungsklausel für ein Benchmarking enthalten, sind Einsparungen auch sofort wirksam.
Handlungsempfehlungen
Um den Handlungsspielraum in einem möglichen künftigen Abschwung nicht zu verlieren, sollten CIOs nun Kostenoptimierungsinitiativen in ihren Projektportfolios höher gewichten und rechtzeitig starten, bevor Budget-Restriktionen den Handlungsspielraum aufbrauchen. Insbesondere durch Einsparungen im Betrieb (Run) kann der Handlungsspielraum bewahrt bzw. verbessert werden, mit positiven Auswirkungen auf die IT-Wertschöpfung.
Im Rahmen von Kosteneinsparungsinitiativen sollten Unternehmen die hier skizzierten Potenziale und ihre Anwendbarkeit auf ihre IT prüfen und entsprechende Umsetzungsmaßnahmen aufsetzen.
Der CIO kann sich aber nicht nur in seinem eigenen Bereich als Kostenmanager betätigen. Oft viel wichtiger sind Kosteneinsparungen, die durch den IT-Einsatz, z.B. durch eine verbesserte Automatisierung der Prozesse, zu erzielen sind. Es ist zu erwarten, dass auch die Fachbereiche wieder verstärkt dazu übergehen werden, ihre Prozesse und ihren Overhead weiter zu reduzieren. Können etwaige Einsparungen durch den ROI eines IT-Projektes dokumentiert werden, so lassen sich auch Budget-Reduktionen in der IT leichter abwenden. Der CIO hat als Kostenmanager also gleich zwei Hüte auf:
– die Reduzierung von IT-Kosten
-die Reduktion von Prozesskosten mit Hilfe der IT
So manches Unternehmen ist also gut beraten, sich vor allem auf den zweiten Punkt zu konzentrieren, denn die IT hat dort oft den größten Hebel in Bezug auf operative Einsparungen. Kann sie diesen Hebel nutzen und dies auch glaubhaft darstellen, dann wird die IT auch in schwierigen Zeiten nicht mit Budget-Reduzierungen rechnen müssen.
