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B2E: Neue Möglichkeiten durch Mitarbeiterportale

  • Redaktion ECIN
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Cap Gemini | Ernst & YoungDie Potentiale von Mitarbeiterportalen werden bisher von den meisten Unternehmen noch längst nicht ausgeschöpft. Insbesondere die Personalarbeit mittels Internet befindet sich trotz technologischem Fortschritt noch immer in einem frühen Entwicklungsstadium. Ein Marktüberblick.

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Insgesamt 83 große deutsche Unternehmen aus verschiedenen Branchen beteiligten sich an einer Studie Cap Gemini Ernst & Young und dem Fachbereich Medienwirtschaft der Fachhochschule Wiesbaden. Ziel der Studie war es, den aktuellen Entwicklungsstand zu untersuchen sowie zukünftige Potenziale und Ansatzpunkte für Mitarbeiterportallösungen aufzuzeigen.

Fortschreitende Globalisierung und immer neue Möglichkeiten im eBusiness bedeuten einen stetig wachsenden Konkurrenzdruck für viele Unternehmen. Unternehmensinternes Wissen wird zum entscheidenden Erfolgsfaktor. Da wichtige Informationen des Unternehmens und seiner Mitarbeiter aber häufig dezentral abgelegt werden, liegen die Informationen auf zahlreichen Seiten verstreut. Für eine effektive Nutzung der Wissensbestände, muss der Zugriff auf diese Daten für jeden Mitarbeiter individuell optimiert werden. Dies geschieht mit Hilfe eines Mitarbeiterportals.

Das Mitarbeiterportal rückt den Mitarbeiter in den Fokus des Interesses. Die bereitgestellten Informationen sind auf ihn personalisiert. Außerdem soll er von jedem Ort und zu jeder Zeit schnell auf wichtige Informationen zugreifen können, ob per Handy, Personal Digital Assistant (PDA) oder Notebook.

Entwicklungsstände bei Mitarbeiterportalen
Der Reifegrad von B2E-Portallösungen in deutschen Unternehmen kann in vier Entwicklungsstufen eingeteilt werden:

Stufe 1:
Die Intranet-Lösung stellt in erster Linie Informationen über das Unternehmen – Produkte, Organisation, einzelne Abteilungen und Services – bereit, die den Mitarbeitern zum Abruf zur Verfügung stehen.

Stufe 2:
Zur Informationsgewinnung stehen zusätzlich Suchmaschinen zur Verfügung. Und die Anwender können auch auf externe Daten und Verzeichnisse zugreifen. Es werden allerdings Zugriffsrechte vergeben, so dass die Mitarbeiter über einen personalisierten Zugang nur bestimmte Informationen aus dem Netzwerk abrufen können oder beispielsweise eine Adressänderung direkt persönlich am PC vornehmen können (Employee Self Service).

Stufe 3:
Neben rollenspezifischer Zugriffsrechte der Mitarbeiter ist das Merkmal Interaktivität hervorzuheben, so dass aufgabenbezogen Know-how-Träger und Interessensgruppen vereinfacht und strukturiert zusammenfinden. Dadurch entsteht eine „Grenzöffnung“ innerhalb und außerhalb des Unternehmens. So können beispielsweise Mitarbeiter standortübergreifend ein gemeinsames Produkt entwickeln (collaboration) oder als Mitglied einer Funktionsgruppe (z.B. Sekretariat, Vertrieb, Forschung & Entwicklung etc.) Wissens- und Erfahrungsaustausch im Rahmen einer virtuellen Community betreiben.

Stufe 4:
Das Mitarbeiterportal wird durch den Zugriff auf die Datenbanken und Systeme externer Partner erweitert. Rollenspezifische Transaktionen wie beispielsweise Einkauf über fest angeschlossene Marktplätze (B2B) werden somit integraler Bestandteil des Arbeitsplatzes. Komplette Wertschöpfungsketten werden in dieser Entwicklungsstufe firmenübergreifend vernetzt. Wie die Umfrage zeigte, befinden sich viele Unternehmen bei der Entwicklung und Implementierung von Mitarbeiterportalen noch ganz am Anfang. Dabei ist das Mitarbeiterportal eine wirkungsvolle Einrichtung, von der sowohl die Mitarbeiter als auch das Unternehmen gleichermaßen profitieren.

Vorteile durch Mitarbeiterportale
Dass sich Investitionen in eine funktionierende, individuell auf das Unternehmen angepasste B2E-Lösung auszahlen, wird deutlich, wenn man die vielen Vorteile betrachtet:

Zum einen werden wichtige Informationen gezielt verteilt und so Streuverluste vermieden, denn jeder Mitarbeiter erhält nur die tatsächlich von ihm benötigten Informationen. Die Effektivität der Arbeit wird erhöht, da sich jeder Mitarbeiter auf seinen Arbeitsbereich konzentriert. Darüber hinaus speichert das Portal auch die individuellen Einstellungen des Anwenders. Da dies an einer zentralen Stelle geschieht, kann der Mitarbeiter von beliebigen Arbeitsplätzen darauf zugreifen, wodurch sich Mobilität und Flexibilität der Anwender erhöhen. Durch den abteilungsübergreifenden Informationsaustausch wird zudem die Kommunikation der Mitarbeiter gefördert und die gemeinschaftliche Arbeit unterstützt.

Deutliche Einsparpotenziale bei den Transaktionskosten, die in der Verwaltung anfallen, sind ein weiterer Vorteil von Mitarbeiterportalen. Des weiteren können durch die gemeinsame Nutzung eines elektronischen Marktplatzes im Rahmen des B2E-Portals Synergieeffekte beispielsweise beim Einkauf genutzt und Kosten gespart werden.

Nicht zuletzt stellen Mitarbeiterportale eine geeignete Plattform dar, um jahrzehntelang aufgebautes, wertvolles Wissen systematisch zu speichern und bereitzustellen, damit es auch anderen Mitarbeitern zur Verfügung steht.

Alles in allem verbessert ein Mitarbeiterportal die Informations- und Geschäftsprozesse im Unternehmen und leistet so einen bedeutenden Beitrag zur Steigerung der Wirtschaftlichkeit.


Ergebnisse der Umfrage

A. Welche technologischen, personellen und kulturelle Rahmenbedingungen liegen in deutschen Unternehmen vor?

Der Erfolg eines Mitarbeiterportales ist in erster Linie abhängig von den technologischen Zugriffsmöglichkeiten, dem Interesse und der Qualifikation der Mitarbeiter sowie der Unternehmenskultur.

Technologische Zugriffsmöglichkeiten
Mehr als die Hälfte der befragten Unternehmen stellt nahezu allen Mitarbeitern einen Intranetzugang, teilweise in Pausenräumen, zur Verfügung. Es gibt jedoch auch Unternehmen – immerhin 19 Prozent der befragten Firmen – die einen Intranetzugang für weniger als 20 Prozent der Mitarbeiter bereitstellen. Diese Firmen stammen überwiegend aus dem produzierenden und transportierenden Gewerbe.

Interesse und Qualifikation der Mitarbeiter
Nur knapp ein Drittel der Unternehmen bescheinigt der Belegschaft eine umfassende Qualifikation für eigenständige Intranet-Manöver. Mehr noch – immerhin 37 Prozent der Unternehmen – sind aber der Meinung, dass weniger als die Hälfte der Mitarbeiter dazu in der Lage ist. 68 Prozent der Unternehmen sind überzeugt, dass mindestens jeder zweite Mitarbeiter an neuen Medien am Arbeitsplatz interessiert ist. Dabei fällt auf, dass kleinere Unternehmen ihre Mitarbeiter zwar für interessierter halten, jedoch nicht für qualifizierter im Umgang mit dem Intranet. Offensichtlich besteht ein hoher Informationsund Schulungsbedarf, um solche Barrieren abzubauen

Unternehmenskultur
Ein immer wieder stark diskutiertes Thema ist die Nutzung des Internets für private Zwecke am Arbeitsplatz. Hier stehen sich Vorteile der Mitarbeitermotivation und Nachteile unproduktiver Arbeitszeit gegenüber. Wer heute als Mitarbeiter einen Intranetanschluss hat, ist auch technologisch zur Nutzung des Internets befähigt.

Für einen verschwindend geringen Teil der befragten Unternehmen, gerade einmal 4 Prozent, ist die private Nutzung des Internets während der Arbeitszeit selbstverständlich. Außerhalb der Arbeitszeit sieht dies anders aus: 14 Prozent der Unternehmen erlauben ihren Mitarbeitern dann die private Nutzung des Internets. Immerhin mehr als die Hälfte der Unternehmen toleriert die Nutzung für private Zwecke während der Arbeitszeit, wenn die Arbeitsergebnisse den Anforderungen entsprechen. Vollkommen ausgeschlossen ist die private Nutzung bei nahezu einem Viertel der befragten Unternehmen.

Selbst bei technologieorientierten Unternehmen der IT- und Telekommunikationsbranche ist die private Nutzung keine Selbstverständlichkeit. Etwaige Vorteile durch eine arbeitsfremde Nutzung des Internets werden derzeit vernachlässigt oder vielleicht noch nicht erkannt.

B. Welche Business-Anwendungen kommen derzeit zum Einsatz?

Ein Mitarbeiterportal führt bestehende Anwendungen und Daten zusammen, wobei die Datenhoheit meist bei den jeweiligen Unternehmensbereichen verbleibt. Die Anwendungen können je nach Schwerpunkt in den Bereichen Human Resources (HR) Administration, Kommunikation, Zusammenarbeit und Lernen liegen.

…im Bereich HR Administration
Mit der Anzahl der Mitarbeiter steigt die technologische Unterstützung bei administrativen HRAufgaben. So kommen bei Unternehmen mit mehr als 10.000 Mitarbeitern durchgängig Personalmanagementsysteme wie zum Beispiel SAP (63 Prozent) oder Peoplesoft (19 Prozent) zum Einsatz. Diese Module laufen jedoch meist getrennt von anderen Systemen, so dass nur bestimmte Mitarbeiter, beispielsweise aus der Personalabteilung, Zugriff auf diese Daten haben. Bei 30 Prozent der Firmen werden bereits Internet-Technologien wie Portallösungen in den Arbeitsablauf eingebunden. Dadurch erhalten die Mitarbeiter die Möglichkeit, persönliche Daten wie Urlaubsmeldungen oder Bankverbindungen eigenmächtig zu verwalten.

Währenddessen liegen insbesondere bei den Unternehmen mit weniger als 5.000 Mitarbeitern ungenutzte Potenziale, denn hier sind meist nur MS-Office Anwendungen im Einsatz.

Personaladministration

Nahezu zwei Drittel der befragten Führungskräfte werden beim Personalmanagement durch Informationstechnologie unterstützt. So können Mitarbeiterdaten durch IT-gestützte Prozesse bearbeitet werden und beispielsweise Beurteilungen und Genehmigungen online erstellt werden. Auf diese Unterstützung bei Personalstatistiken, Stellenbesetzungsplänen und Mitarbeiterlisten verzichten derzeit 37 Prozent der Unternehmen.

Bei zahlreichen Unternehmen können administrative Routineangelegenheiten direkt von den Mitarbeitern in einer Online-Selbstbedienungsfunktion erledigt werden. Mehr als die Hälfte der Unternehmen bieten beispielsweise den Download von Regelungen und Formularen an. Einen Schritt weiter geht mehr als ein Drittel der Unternehmen. Sie ermöglichen ihren Mitarbeitern, die eigenen Daten unter anderem bei Bankwechsel, Umzug oder Eheschließung zu aktualisieren. Lediglich 13 Prozent haben bisher keine Online-Selbstbedienungsfunktion für ihre Mitarbeiter eingerichtet.

Bei der Suche nach geeigneten Mitarbeitern für spezifische Tätigkeiten gehören interne Online-Jobbörsen heute für über 80 Prozent der Unternehmen zum Standard. Die Hälfte dieser Unternehmen ermöglicht Online-Ausschreibungen und hat entsprechende Suchfunktionen etabliert. Bei der anderen Hälfte der Unternehmen ist es darüber hinaus möglich, direkt eine Online-Bewerbungen zu senden. Nur zehn Prozent der Unternehmen nutzen einen elektronisch gestützten Profilabgleich des gesuchten Stellenprofils mit dem jeweiligen Kompetenzprofil der Mitarbeiter.

…im Bereich Kommunikation
In 14 Prozent der Unternehmen existiert ein elektronisches schwarzes Brett als primärer Kanal für die Verbreitung von Informationen und Unternehmensnachrichten. Bei mehr als der Hälfte der befragten Unternehmen haben die Mitarbeiter darüber hinaus die Möglichkeit, auf unternehmensinterne Daten- und Wissensressourcen online zuzugreifen und nach Informationen zu suchen. Etwa ein Viertel der Unternehmen verfügt über zielgruppengerecht zusammengestellte eMail-Informationen, beispielsweise in Form eines Newsletters, die zunehmend klassische Print-Informationsträger wie die Mitarbeiterzeitung ersetzen. Eine interaktive Zweiwege-Kommunikation setzen bisher nur wenige Unternehmen um: Gerade einmal sieben Prozent nutzen den interaktiven Charakter von Online-Diskussionsforen zum Zweck der Zusammenführung von Know-how-Trägern und Interessensgruppen.

Onlineinformation

…im Bereich Zusammenarbeit
Immerhin 30 Prozent der Unternehmen gestalten ihre täglichen Aufgaben im Unternehmen einfacher und effektiver, indem die Mitarbeiter auf elektronisch hinterlegte Informationen zugreifen. Mehr als die Hälfte der Unternehmen gewährt seinen Mitarbeitern außerdem einen Online-Zugang, mit dem sie auch zu Systemen, Aktivitäten und Abteilungen, die für ihren Job wichtig sind, Zugang haben. 14 Prozent der Mitarbeiter können sogar komplexere Geschäftstransaktionen, beispielsweise Einkäufe oder eine gemeinsame Produktentwicklung, über die Unternehmensgrenzen hinweg tätigen, nachdem sie sich im System angemeldet und authentifiziert haben.
Bei der Auswertung fällt auf, dass bei größeren Unternehmen die elektronische Unterstützung komplexer Geschäftstransaktionen weiter fortgeschritten ist.

…im Bereich Lernen
Trainings- und Lernprozesse werden bei 19 Prozent der befragten Unternehmen unterstützt, indem die Führungskraft oder die Personalabteilung eine Liste der Seminarangebote bereitstellt. Bei 33 Prozent der Unternehmen können Übersichten der Trainingsangebote online eingesehen werden und bei 17 Prozent kann sogar die Trainingsanmeldung online erfolgen. Virtuelle eLearning-Angebote über kleine Lerneinheiten von zehn bis fünfzehn Minuten, beispielsweise für Office Anwendungen, Sicherheitsschulungen oder Sprachtrainings, können bereits 30 Prozent der Unternehmen vorweisen.

Welche Business-Anwendungen sind für deutsche Unternehmen erstrebenswert?

…C. Welche Business-Anwendungen sind für deutsche Unternehmen erstrebenswert?
Der Nutzen von Mitarbeiterportalen für das Unternehmen besteht zum einen in der Einsparung von Prozesskosten, zum anderen in der Steigerung der Effizienz. Während ersteres über ein automatisiertes Transaktionsmanagement erreicht wird, beruht die Effizienzsteigerung insbesondere auf besserer Strukturierung und Personalisierung der Informations- und Kommunikationsprozesse.

Die Top drei der Anwendungen mit dem höchsten zu erwartenden Nutzen sind...

…im Bereich HR Administration
Im Bereich der HR Administration wird in erster Linie die Vereinfachung administrativer Routinevorgänge wie beispielsweise die Abrechnung von Reisekosten oder die Bearbeitung von Urlaubsanträgen gefordert. Fast zwei Drittel der Unternehmen geben an, dass sie hierin den größten Nutzen für ihre Firma sehen. Immerhin 23 Prozent der Unternehmen fordern kompetente Informationsbündelung und die Bereitstellung von Checklisten und meinen, hierüber sei der Nutzen zu maximieren.

Weitere neun Prozent wünschen die Unterstützung durch Online Ratgeber beispielsweise bei Versicherungsfragen, Rente, Firmenwagen oder Heirat.

…im Bereich Kommunikation
Die derzeitige Informationsüberflutung der Mitarbeiter spiegelt sich besonders deutlich im Bereich Kommunikation wider. Denn fast die Hälfte der Befragten meint, dass der real time- Zugriff auf personalisierte – also individuell aufbereitete – Informationen über beispielsweise Wettbewerber und Märkte den größten Nutzen bieten würde. 28 Prozent der Unternehmen sehen den größten Nutzen in der informativen Vernetzung von Interessensgruppen, dem Angebot von Diskussionsräumen und dem Austausch von Wissen beispielsweise über eine Betriebsrats- oder Sekretariatsforum. Fast ebenso viele Firmen, nämlich 26 Prozent, denken, dass sich der schnelle Zugriff auf Kontaktdaten wie Telefonnummern, email und Sachgebiete am ehesten bezahlt macht.

…im Bereich Zusammenarbeit
Als erstrebenswerteste Business-Anwendungen in diesem Bereich werden virtuelle Zusammenarbeit und Online-Arbeitsräume genannt. Mehr als die Hälfte der befragten Firmen denken, sie würden hieraus – beispielsweise in den Bereichen Produktentwicklung, Vertrieb und Einkauf – den größten Nutzen ziehen. Mehr als ein Viertel der Unternehmen ist sich dagegen sicher, dass sich die Transparenz interner Projekt und Karrieremöglichkeiten am ehesten auszahlt. Die Identifikation aller Mitarbeiter mit ihrer Aufgabe wird von 17 Prozent der Unternehmen – in erster Linie Firmen mit mehr als 25.000 Mitarbeitern – als nutzbringend angesehen.

…im Bereich Lernen
Im Bereich Lernen ist kein klarer Favorit unter den Business-Anwendungen auszumachen. Online-Trainingsübersicht und Anmeldungsassistent werden fast als ebenso nützlich erachtet wie ein individueller Trainings- und Karriereplaner inklusive Fortschrittskontrolle. Ebenfalls knapp ein Drittel der befragten Unternehmen sieht dagegen den größten Nutzen in der Online- Durchführung kleiner Lerneinheiten zu spezifischen Fragestellungen wie Produktschulungen oder Sprachen.

D. Mit welcher Anwendung würden die Unternehmen starten und welcher primäre Nutzen wird erwartet?

Mit was würden Sie starten?
• Entlastung der HR Abteilung
• Verbesserung der Unternehmenskommunikation
• Knowledge Management
• Integration der bestehenden Systemlandschaft

Ranking der Anwendungen (Mehrfachnennungen möglich)
Die Entlastung der HR Abteilung steht an erster Stelle, denn 68 Prozent der Unternehmen würden Anwendungen im Bereich HR Administration und Employee Self Service einführen. Dazu zählen beispielsweise die Personal- und Dienstreiseabrechnung, die Zeiterfassung, das Bewerbermanagement sowie das Thema eLearning. Darauf folgt die Verbesserung der Unternehmenskommunikation: Interaktive Kommunikationsanwendungen wie personalisierte Infosysteme, eine Außendienstanbindung oder real time-Informationssysteme sind für 53 Prozent der Befragten von größerem Interesse. Und immerhin 43 Prozent der Firmen würden zunächst ein Knowledge Management System integrieren, um einen schnelleren Zugriff auf generiertes Wissen zu ermöglichen und dessen Verwaltung zu verbessern. Zu den Knowledge-Datenbanken gehören zum Beispiel eine zentrale Rechtssammlung oder Frequently Asked Questions (FAQ) zu SAP- und Office-Produkten. Kleine interne Workflow-Lösungen, eine Arbeitsplatzinfrastrukturplanung, eMail oder ein gemeinsamer Kalender für alle Mitarbeiter sind Anwendungen, die auf den nächsten Rängen folgen.

Neben dem Auf- und Ausbau der Anwendungen ist es den befragten Unternehmen besonders wichtig, die bestehende Systemlandschaft zu integrieren und diese dann an andere eBusiness-Anwendungen anzubinden.

Primärer Nutzen (Mehrfachnennungen möglich)
Die Einführung einer Portallösung ist in den verschiedensten Bereich von großem Nutzen. 68 Prozent der befragten Unternehmen erhoffen sich dadurch enorme Kosteneinsparungen – vor allem bei administrativen Tätigkeiten – und erhebliche Qualitätsverbesserungen in Bezug auf die Arbeitsergebnisse und den internen Datenbestand ihrer Firma. Mehr als die Hälfte der Unternehmen ist sich sicher, administrativen Aufwand zu reduzieren und immerhin 45 Prozent erwarten eine enorme Effizienzsteigerung der Mitarbeiter. Der schnelle Zugriff auf Informationen und der einheitliche Wissensstand stellt für knapp ein Viertel der Unternehmen den primären Nutzen dar.

E. Was könnten die schwerwiegendsten Hindernisse für einen Mitarbeiterportal-Aufbau beziehungsweise -Ausbau sein?

Die finanziellen Mittel bilden den Dreh- und Angelpunkt bei der Einführung oder dem Ausbau von Mitarbeiterportalen. Besonders die Investitionssumme und der Return on Investment (ROI) entscheiden die Frage für oder gegen ein Mitarbeiterportal. Eine weitere Hürde für nahezu jedes zweite Unternehmen stellt die Akzeptanz der Mitarbeiter dar. Die Firmen befürchten eine Abwehrhaltung in Bezug auf ein Mitarbeiterportal. Ab einer Mitarbeiterzahl von 5.000 gibt es keinerlei Hindernisse, die der Realisation eines Mitarbeiterportals im Wege stehen. Außerdem fällt auf: Je größer die Unternehmen sind, desto problematischer gestalten sich die Zuständigkeiten in Bezug auf Auf- und Ausbau von Mitarbeiterportalen. Hier sind sicherlich Kompetenzstreitigkeiten und Budgetzuweisungen ein entscheidender Faktor.

Je größer das Unternehmen ist, umso häufiger wurde die fehlende Verantwortlichkeit als Hindernis für den Auf- oder Ausbau eines Mitarbeiterportals genannt. Hier geht es also um ein Thema, das zwar enormen Nutzen stiften kann, letztlich bleibt aber wie so oft die Frage im Raum stehen: "Wer initiiert und treibt das Mitarbeiterportal voran?".

Mitarbeiterportal

Fazit
Die Möglichkeiten von Mitarbeiterportalen zur Beschleunigung von Geschäftsprozessen werden bisher von den wenigsten Unternehmen voll ausgeschöpft. Insbesondere im Bereich der Personalarbeit steckt die Technologie noch in den Kinderschuhen. Zu diesem Ergebnis kommt die Studie, an der sich führende deutsche Wirtschaftsunternehmen beteiligten. Weitere Erkenntnis aus den 83 Rückmeldungen ist, dass web-Technologie derzeit mehr für Kommunikation als für Transaktion genutzt wird und zum Beispiel zeitaufwändige administrative Prozesse bisher nur ansatzweise in IT-Systeme integriert und automatisiert wurden. Oft liegt eine Vielzahl fragmentierter Ansätze (Ideenfarmen) oder Initiativen vor. Der Weg zur kostensparenden, qualitäts- und produktivitätssteigernden Portallösung wurde bisher nur von einigen wenigen Unternehmen – vorwiegend aus der Hightech-Branche in aller Konsequenz realisiert. Als schwerwiegendste Hürden die gegen einen konsequenten Auf- beziehungsweise Ausbau der Portallösung sprechen, werden fehlendes Budget, Ängste und Akzeptanzprobleme bei den Mitarbeitern und insbesondere bei größeren Unternehmen die fehlende Verantwortlichkeit genannt. Gerade weil bei einem Mitarbeiterportal die Datenhoheit meist bei den einzelnen Bereichen verbleibt und somit eine politische Neutralität im Unternehmen gewahrt werden kann, stellt sich nur die Frage: Wer bündelt die Kräfte?

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