Personaleinsatzplanung 4.0 mit Mobile Workforce Management

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Unternehmen mit vielen mobilen Mitarbeitern benötigen intelligente Tools für administrative Aufgaben. Mit Mobile Workforce Management optimieren Sie Prozesse, schaffen Transparenz auf Prozess- und Kostenebene und setzen Mitarbeiter punktgenau ein. Kaum eine Branche ist so personalintensiv wie die Logistik. Entsprechend komplex gestaltet sich die Personaleinsatzplanung. Es kommt dabei vor allem darauf an, die verfügbaren Mitarbeiter ihren Fähigkeiten entsprechend möglichst optimal den zu erledigenden Aufgaben zuzuordnen. Doch das ist in der Praxis nicht immer einfach.

Viele Transport- und Logistikdienstleister bemängeln das Dilemma herkömmlicher Personaleinsatzplanung und den damit verbundenen „Papierkram“ sowie zeitraubende und fehleranfällige Planungsprozesse. Auch eine systematische personelle Besetzung von Aufträgen, die Einbindung von Fremdpersonal oder eine koordinierte Steuerung der eigenen personellen Ressourcen sind nur schwer realisierbar.

Wie Sie mit Mobile Workforce Management Prozesse optimieren

Der Einsatz von Mobile Workforce Management (MWFM) ermöglicht Unternehmen eine Optimierung ihrer gesamten mobilen Service- und Instandhaltungsprozesse. Durch die Einführung einer IT-gestützten Einsatzplanung in Verbindung mit mobilen Endgeräten („Personalplanung 4.0“) fallen Medienbrüche weg, die Datenqualität verbessert sich und Buchhaltungszyklen verkürzen sich von Wochen oder Monaten auf wenige Tage. Die Einsparungen im Serviceprozess – so Studien – durch den Einsatz von MWFM liegen bei 20 bis 30 Prozent.

Neueste Entwicklungen auf Softwareebene fokussieren genau die neuralgischen Punkte und erleichtern gleichzeitig den Einstieg in eine vernetzte Welt nach dem Vorbild einer Industrie 4.0 oder auch Logistik 4.0. So fungiert das cloudbasierte catkin-Portal als systemunabhängige Schnittstelle für eine unternehmensübergreifende Auftragsabwicklung. Kommunikations- und Koordinationsprobleme, die insbesondere in mehrstufigen Lieferketten bislang eher den Regel- als den Ausnahmefall bilden und mitunter folgenschwere Kettenreaktionen auslösen können, sind Geschichte.

Wie Sie mit Personaleinsatzplanung 4.0 Mitarbeiter punktgenau einsetzen

Aufwändiges Hin- und Hertelefonieren entfällt ebenso wie kaum zu überschauende Papierberge. Es existiert nur noch ein System für alle Aufträge. Das spart Zeit und Geld. Die Kommunikation wird vereinfacht, sie ist klar strukturiert und erfolgt in Echtzeit. Darüber hinaus unterstützt catkin auftragsbegleitende Prozesse, wie etwa mobile Arbeitszeiterfassung, Rechnungsprüfung, GPS-Tracking und Zeitenmatching durch „GEO-Fencing“.

Im Zuge der Instandhaltung können wichtige Details zum Auftrag, z. B. Standort der Anlage, Arbeitspläne, Stücklisten usw. direkt an das Einsatzteam vor Ort übermittelt werden. Die integrierte mobile Arbeitszeiterfassung in Form einer „mobilen Stechuhr“ schafft zudem enorme Sicherheit angesichts des Mindestlohngesetzes und der Dokumentationspflichten bei der Beauftragung von Subunternehmern.

Wie Sie mit MWFM Transparenz auf Prozess- und Kostenebene herstellen

Alle aktuell relevanten Aufträge werden im Auftragsmonitor mittels Gantt-Diagrammen übersichtlich dargestellt. Parallel erhält der Disponent Hinweise zum Einsatz- bzw. Verfügbarkeitsstatus sämtliche Ressourcen auf Personal- und Maschinenebene. Die Verplanung erfolgt einfach per Drag & Drop mit der Maus am Monitor. Planungsfehler werden vermieden und Leerlaufzeiten reduziert. Die Automatisierung hat zudem den Vorteil, dass Statusrückmeldungen durch das mobile Personal auf Wunsch auch durch den Kunden in Echtzeit einsehbar sind.

Die mit keinerlei Entwicklungsaufwand verbundene Anwendung ist intuitiv bedienbar und läuft auf allen handelsüblichen Smartphones und Tablets. Elektronische Auftragsdaten, z. B. Start, Ende oder Zählerstände werden direkt mit GPS-Stempel generiert. Mit der integrierten Messengerfunktion – vergleichbar WhatsApp – lassen sich zum Beispiel Rückfragen zum Auftrag oder andere Nachrichten austauschen, Liefernachweise erbringen und etwaige Schäden per Foto dokumentieren. Frachtbriefe und Lieferscheine können zudem vor Ort erstellt und direkt auf dem Tablet oder Smartphone vom Kunden unterschrieben und ausgedruckt werden. Auch andere, individuelle Reports lassen sich aus Laufzeitdaten generieren. Unterschriftsfunktion und Barcodeerfassung gehören zu den Basisfunktionalitäten.

Selbst die Rechnungsprüfung erfolgt auftragsbegleitend in Echtzeit. Unmittelbar nach Abschluss der erbrachten Leistung können erfasste Stunden freigegeben werden, ohne auf Auftragszettel warten zu müssen. Damit steigt auch die Kostentransparenz und es ist eine schnellere Abrechnung möglich, ein Umstand, der sich positiv auf die Liquidität auswirkt.
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