Sparen digitale Prozesse tatsächlich Kosten?

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Sparen digitale Prozesse tatsächlich Kosten?
Rechnen sich digitale Prozesse tatsächlich für mein Unternehmen? Oder sind Digitalisierungsprojekte reine Prestigeprojekte, von denen am Ende nur die IT-Anbieter profitieren? Dieser Frage sind wir von Mobile2b an einem typischen Beispiel im Industrieumfeld nachgegangen: der Instandhaltung von Maschinen und Anlagen. In unserem Business Case gehen wir von einem mittelständischen Unternehmen aus, das 150 Instandhaltungsaufgaben pro Monat durchführt. Für die Kalkulation haben wir einen durchschnittlichen Stundensatz in der Industrie von 38 Euro pro Stunde zu Grunde gelegt.

Wie schaut die Ausgangslage für Unternehmen aus, die bisher voll und ganz auf „Papierprozesse“ gesetzt haben? Zunächst bedeutet der Einstieg in die digitale Prozessbearbeitung nicht unerhebliche Investitionskosten. Papierformulare müssen erstmal in ein digitales Format umgewandelt werden. Wenn wir in unserem Anwendungsfall in der industriellen Instandhaltung von 50 verschiedenen Formularen ausgehen, die digitalisiert werden müssen, entsteht ein Zeitaufwand von ca. 12,5 Arbeitsstunden (15 Minuten pro Formular) und somit Kosten von 475 Euro.

Auch für die Softwarenutzung fallen Ausgaben an. Die Software wird “as a service” monatlich oder jährlich abgerechnet. In diesem Praxisbeispiel benötigen wir 5 „SaaS“-Lizenzen mit jährlichen Kosten von 1.800 Euro. Dazu muss in die Hardware investiert werden. Hier bieten sich handliche, industrietaugliche Tablets mit Staub-/Wasserdichtigkeit nach IP67 und Schutz gegen Schock und Vibration (zertifiziert nach MIL-STD 810G) an. Die Anschaffung von 5 Tablets liegt bei ca. 2.500 Euro. Die Nutzungsdauer für ein Tablet beträgt drei Jahre2; somit gehen wir von jährlichen Kosten von 833 Euro aus. Die anfänglichen Investitionskosten für das erste Jahr belaufen sich somit insgesamt auf 3.108 Euro. In den Folgejahren beträgt der Jahresaufwand allerdings nur noch 2.633 Euro, da die digitalen Formulare inzwischen komplett vorliegen.

Wenn es um die Durchführung der Instandhaltungsaufgaben geht, steigen schnell die Kosten bei den traditionellen Papierprozessen. Fujitsu Siemens Computers hat festgestellt, dass der europäische Büroangestellte durchschnittlich 31 Seiten pro Arbeitstag ausdruckt, und mehr als die Hälfte gab an, Dokumente versehentlich mehr als einmal auszudrucken. 40% der Befragten gaben an, versehentlich die ausgedruckten Seiten ihrer Kollegen genommen zu haben. Hinzu kommen teilweise lange Wege zum Drucker oder Druckerdefekte3. Aus diesen Gründen können wir von einem Durchschnittswert von 0,60 Euro für die Erstellung eines Papierformulars ausgehen. Jährlich entstehen in unserem Praxisbeispiel Gesamtdruckkosten von 1.080 Euro, die beim digitalen Prozess nicht anfallen.

Schwer erfassen lässt sich der Aufwand für die Verteilung der Listen und Zuordnung der Arbeiten. Im digitalen System verläuft dies vollautomatisch, wenn einmal die Intervalle und Verantwortlichkeiten festgelegt sind. Obwohl der digitale Prozess hier einen weiteren zentralen Vorteil aufweist, verzichten wir an dieser Stelle auf eine Kostenerfassung. Auch weitere Vorteile der digitalen Prozesse lassen sich kalkulativ gar nicht erfassen. In einem digitalen System liegen die Daten in Echtzeit vor. D.h. Führungskräfte haben stets einen topaktuellen Überblick über alle relevanten Prozesse. Außerdem können bei der mobilen Lösung zusätzliche Funktionalitäten (Fotoaufnahmen, Zeiterfassung, Integration von QR-Codes etc.) genutzt werden, die einen erheblichen Mehrwert liefern. Nicht zuletzt erhöht sich auch die Qualität der erfassten Daten. Digitale Prozesse kennen keine Medienbrüche und erzeugen dank Autovervollständigung und Feldvalidierungen fehlerfreie und vollständige Datensätze.

Bei der eigentlichen Durchführung der Wartung kommen die großen Vorzüge einer mobilen Lösung zum Tragen. Der Mitarbeiter weiß genau, wann er welche Aufgabe durchführen muss. Er wird vom digitalen System effizient bei den verschiedenen Wartungsaufgaben begleitet. Alle Grunddaten (Kopfdaten) sind im digitalen Formular bereits integriert. Die passende Dokumentation und wichtige Informationen stehen stets zur Verfügung. Nach Abschluß der Wartungsaufgabe fließen alle Daten automatisch ins IT-System. Es ist keine Rückmeldung oder Übergabe der Formulare erforderlich. Daher gehen wir bei diesem Schritt von einer Einsparung von 30% aus.

Während die digitale Wartung bereits abgeschlossen ist, fallen bei der traditionellen Wartung nun Kosten für die Datenübertragung ins IT-System und die Archivierung an. Selbst bei einer schnellen händischen Übertragung durch die Sachbearbeitung dauert dieser Vorgang durchschnittlich 5 Minuten. Für das Übertragen von jährlich 1.800 Papierformularen ergibt sich somit ein Aufwand von 5.700 Euro. Nicht mitgerechnet sind an dieser Stelle Fehler, die durch Medienbrüche, unvollständige oder verlorene Daten entstehen.

Das Endergebnis fällt eindeutig aus. Selbst wenn wir an dieser Stelle die Überlegenheit von digitalen Lösungen, was Prozessgeschwindigkeit und – qualität bei der Durchführung der Instandhaltungsaufgaben angeht, nicht einberechnen.

Papierprozesse erzeugen in unserem Fallbeispiel Verwaltungskosten von 6.840 Euro pro Jahr. Digitale Prozesse sind mit einer Höhe von 3.108 Euro pro Jahr schon im ersten Jahr wesentlich günstiger. Im zweiten Jahr reduzieren sich die Kosten auf 2.633 Euro, weil eine Einrichtung der einzelnen Instandhaltungsprozesse nicht mehr erforderlich ist.

Natürlich sind wir uns bewusst, dass dies nur eine ungefähre Annäherung an die tatsächlichen Kosten sein kann. Dennoch sind wir von Mobile2b davon überzeugt, dass wir fundierte Schlussfolgerungen ziehen können.
Die Einführung digitaler Prozesse lohnt sich für mittelständische Unternehmen. Die Verwaltungskosten im Bereich der Instandhaltung und Wartung reduzieren sich allein um über 60% gegenüber den papierbasierten Abläufen. Aufgrund der uns zugrunde liegenden Erfahrungswerte gehen wir davon aus, dass die eigentlichen Instandhaltungsaufgaben mit App-Unterstützung um ca. 30% schneller durchgeführt werden können.

Obwohl sehr viel für mobile Lösungen spricht, sträuben sich viele Unternehmen noch, was die Einführung digitaler Technologie betrifft. Als Einstiegshürde wird der Umstellungsaufwand angesehen, der auf die Organisation zukommt. Eine “SaaS”-Lösung muss ausgesucht und eingerichtet werden. Außerdem müssen die Mitarbeiter an eine neue Art des Arbeitens herangeführt werden. An diesen „Change-Prozess“ wagen sich viele Firmen noch nicht ran.

Die Praxis zeigt, dass viele Sorgen unbegründet sind. Die Umstellung auf digitale Prozesse erfolgt schnell und intuitiv. Die betroffenen Mitarbeit zeigen häufig eine hohe Affinität zur neuen Technologie und sind mit der Nutzung von Apps bereits durch das eigene Smartphone vertraut. Daher werden mobile Lösungen in Unternehmen i.d.R. schnell angenommen und häufig weiter ausgebaut und mit zusätzlichen Funktionalitäten ergänzt.

„Sparen digitale Prozesse tatsächlich Geld?“ war unsere Einstiegsfrage. Nach der Überzeugung von Mobile2b tun sie nicht nur das. Sie verändern auch die Art des Arbeitens im Unternehmen – und zwar in eine Richtung, die den Alltag für alle Mitarbeiter weniger komplex und einfacher macht.
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Interessante Annäherung an die unternehmerische Praxis.
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Hier hat sich mal jemand viel Arbeit bei der Betrachtung digitaler Prozesse in Unternehmen gemacht. Auch wenn nicht jede Zahl objektiv überprüfbar scheint, festigt sich bei mir ein Eindruck: Digitale Datenerfassung hilft ALLEN Unternehmen, egal ob 5 oder 1000 Mann.

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