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Virtual Office: Effizienter arbeiten und optimale Kundenpflege

  • MDistel
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Call Center, Rezeption Service, Voicemail, virtueller Firmensitz, Coworking Spaces oder Virtual Offices: Vor 20 Jahren konnten die meisten Geschäftsleute nichts mit den Begrifflichkeiten anfangen, heute ist das „outsourcen“ von Bürotätigkeiten und Büroumgebungen gelebte Realität in der effizienten und erfolgreichen Geschäftswelt. Call Center gab es schon seit den 1970er Jahren, aber die Idee kollaborativ mit anderen Unternehmen unter einem Dach zu agieren und die gleiche Infrastruktur zu nutzen, dieses Arbeitskonzept entstand erst in mit dem kreativen Internetzeitalter. Arbeiten unter dem „Community“ Aspekt, so genannte Coworking Spaces folgen den Werten der Offenheit, Kollaboration, Nachhaltigkeit, Gemeinschaft und Zugänglichkeit und ziehen daraus ihre Wertschöpfung.

Ähnlich, aber doch etwas anders verhält sich das bei so genannten „Virtual Office“, also voll ausgestatteten Büroumgebungen meistens in einem Business Center nahverkehrsgünstig gelegen. In fast allen Großstädten hat man die Möglichkeit auf solche Büros zurückzugreifen, die man für eine kurze Zeit aber auch über einen längeren Zeitraum mieten kann. Ob Business Center Frankfurt, München oder Stuttgart, der Vorteil liegt auf der Hand: Das Unternehmen muss selbst nicht ständig (oder zumindest in geringerem Umfang) eine eigene Infrastruktur unterhalten, wird dadurch finanziell entlastet und kann flexibler agieren. Die unterschiedlich großen Büroflächen der Business Center sind mit der entsprechenden Infrastruktur (Büromöbel, Telekommunikations- und Internetanschlüsse, Computer) ausgestattet und verfügen manchmal auch über entsprechendes spezialisiertes Büropersonal (Sekretariatsservice, Telefon- und Schreibservice, Übersetzer).

Besonders wenn man eine ansonsten sehr schlanke Unternehmens-Infrastruktur fährt sind virtuelle Büros von Vorteil, da sie bei sehr kurzfristig und nur vorübergehend benötigten Raum beispielsweise während Messen auch außerhalb der normalen Firmenstandorte schaffen. Vor allem bei Gründern, die über nicht viel Kapital für die technische Infrastruktur verfügen, können in der Startup-Phase auf diese Platzschaffende Büromöglichkeit zurückgreifen.

Aber auch ein anderes Business Szenario ist alltäglich. Hat man an seinem Standort zwar Büros, aber kein optimalen Besprechungsraum, um beispielweise einem potentiellen Kunden sein Portfolio an Dienstleistungen zu präsentieren, kann man sich zentral (vielleicht sogar in Kundennähe) einen entsprechenden Konferenzraum – ausgestattet mit dem benötigten technischen Equipment (z.B. Tische, Telefon, Beamer, Leinwand, Flip-Chart) anmieten.

Fazit: Arbeiten / konferieren in virtuellen Büros ermöglicht ein effizientes agieren und volle Konzentration auf das eigene Geschäft und den Erfolg.

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