Buchhaltung? Wer welche Funktionen braucht

  (21 März 2020)  |  Updated
Buchhaltung? Wer welche Funktionen braucht

Als Unternehmer haben die meisten Gründer vor allem ihr Projekt am Herzen. Die Buchführung, die jede Firma machen muss, ist für die wenigsten eine echte Leidenschaft. Zum Glück gibt es heute leistungsstarke Buchführungsprogramme, die viele Aufgaben selbst übernehmen und vor allem bei der Organisation der Buchführung und dem Rechnungswesen helfend unterstützen.

Damit Unternehmer nicht bei den vielen Abolösungen den Überblick verlieren, lohnt es sich, auch hierfür in ein Tool zu investieren. Viele Angebote bieten nicht nur einen Überblick über all die verschiedenen Abos, sondern übernehmen gleichzeitig auch die fristgerechte Zahlung der Abogebühren. Einen Überblick über die verschiedenen Softwarelösungen für Aboverwaltungen gibt es beispielsweise bei appvizer.

Was muss eine Buchhaltungssoftware können?

Was eine Buchhaltungssoftware – ob als Online und Abovariante oder konventionelle Software – leisten können muss, ist natürlich abhängig von den Anforderungen des Unternehmers. Diese ergeben sich nicht zuletzt aus der Größe des Unternehmens und ob die Buchführung im Unternehmen selbst nur unterjährig erfolgt, oder der Unternehmer die komplette Buchführung leisten muss.

Wer mit einem Steuerberater zusammenarbeitet hat weniger Aufwand

Wer als Unternehmer nur die unterjährige Buchführung selbst übernimmt und für den Jahresabschluss ein Steuerberater erstellt, der hat selbst wesentlich weniger Arbeit. Das ist vor allem für kleine Unternehmen sehr sinnvoll. So können sich die Unternehmer auf ihr Kerngeschäft konzentrieren und die Buchführung zum Teil outsourcen.

In einem solchen Fall muss das Programm die Wahl zwischen den verschiedenen Kontenrahmen wie SKR 03 oder SKR 04 anbieten. Außerdem muss der Nutzer des Programms im Programm Debitoren, Kreditoren, Rechnungen und Mahnungen anlegen können.

Sinnvollerweise können dann auch Fälligkeitsdaten eingetragen werden und dann Programm erinnert dann den Nutzer automatisch, wenn eine Rechnung fällig wird.

Eine weitere wichtige Funktion eines Buchführungsprogramms ist die Abgabe der Umsatzsteuervoranmeldung mit Elster, dem Programm des Finanzamts.

Damit der Unternehmer überhaupt effektiv mit dem Steuerberater zusammenarbeiten kann, muss das Programm auch eine Exportfunktion haben. Sonst kann der Steuerberater nicht mit den Buchungsdaten arbeiten. Wenn das Programm eine Exportfunktion zu Datev anbietet, ist das noch besser.

Wenn die Buchführung komplett selbst gemacht werden muss

Wer als Unternehmer seine Buchführung komplett selbst übernehmen möchte, der hat selbstverständlich wesentlich größere Anforderungen an seine Buchhaltungssoftware. Viele Unternehmen, die ihre Buchführung selbst übernehmen, sind auch deutlich größer und können mit mehr Mitarbeitern arbeiten.

Zusätzlich zu den oben aufgeführten Punkten sollte das Programm dann auch Netzwerkfähig sein und erlauben, dass mehrere Nutzer es gleichzeitig nutzen. Nur dann können mehrere Nutzer gleichzeitig an dem Programm arbeiten, was nicht nur kurz vor Jahresabschluss wichtig ist.

Sinnvoll ist außerdem eine Schnittstelle zwischen der Buchführungssoftware und dem Warenwirtschaftssystem des Unternehmens. Auf diese Weise kann direkt bei einer Buchung das Wirtschaftssystem aktualisiert werden und andersherum.

Um mit dem Programm eine Jahresabschlusserklärung erstellen zu können, braucht das Programm einige zusätzliche Funktionen. Es muss eine Zusammenfassende Meldung, eine EÜR oder GuV, die Bilanz, die Umsatzsteuererklärung und die Gewerbesteuererklärung erstellen können.

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