Wie erstellt man eine Betriebsanleitung für Maschinen?

  (23 Juni 2020)  |  Updated
Wie erstellt man eine Betriebsanleitung für Maschinen?

Ein Klassiker den jeder eigentlich kennt: Im Möbelmarkt einen schönen Tisch oder Schrank geordert und zu Hause den Karton voller Einzelteile ausgepackt. Mit dabei eine Anleitung wie das Möbelstück zusammenzusetzen ist. Nicht immer schlüssig, oft auch fehlerhaft oder mehrdeutig kommen diese Instruktionen daher. Die Folge: Viel kostbare Zeit die einem geraubt wird und schlechte Laune verursacht. Was im Privaten dann schnell vergessen ist, kann im beruflichen Alltag fatale Folgen haben. Eine fehlerhafte, unvollständige, missverständliche oder unverständliche Betriebsanleitung aber auch schlecht geschriebene Gebrauchs- oder Bedienungsanleitung einer Maschine könnte die Funktionsfähigkeit des Geräts massiv beeinträchtigen oder im schlimmsten Fall sogar die Gesundheit gefährden, wenn sie aufgrund fehlender Informationen falsch durch einen Mitarbeiter bedient wird.

Ganz klar: Eine technische Dokumentationen, eine Anleitung für das Aufstellen und die Montage, das Betreiben, Warten und Reparieren von technischen Anlagen oder Maschinen sind wichtig und gehören deshalb auch zur so genannten EG-Baumusterprüfung, eines von der Europäischen Union vorgeschriebenen Verfahren, mit dem bestimmte Produkte vor deren Einsatz auf die Einhaltung von EU-Normen geprüft werden. Instruktionen für Maschinen sollten auch zum Lieferumfang bei der Übergabe der Anlage oder Maschine gehören. Natürlich reicht nicht nur die schriftliche (oder digitale) Anleitung, sondern es ist je nach Komplexität der Maschine, dass bei Inbetriebnahme diese entsprechend erklärt wird. Aber wie schreibt man solch eine Instruktion, wenn man es selber machen will und nicht einen Profi ranlässt.

Betriebsanleitung Maschine: Nach deutschem Recht müssen Benutzerinformationen einige Mindestanforderungen erfüllen. Dazu zählen verständliche und vor allem vollständige Informationen zu dem bestimmten Gebrauch, aber auch Warnungen und Hinweise für den Fall der unsachgemäßen Bedienung. Des Weiteren sollte die Betriebsanleitung für die Maschine auch Informationen zur Wartung und Pflege sowie zur Instandhaltung und Reparatur enthalten.

Detailliert sollten Angaben zur Funktionsfähigkeit der Maschine, zu bestimmten Fachbegriffen und Sicherheitshinweise enthalten sein. Beispielsweise ist eine entsprechende Gliederung nach bestimmten Punkten sinnvoll:

  • Inhaltsstruktur mit den wichtigsten Punkten im Überblick
  • Leistungsbeschreibung der Maschine (unter anderem mit den technischen Leistungsdaten)
  • Anforderungen der Maschine (wo sie eingesetzt werden darf und wo nicht)
  • Funktionsbeschreibung (vielleicht auch unter Angabe von Erweiterungsoptionen wie softwareseitige Schnittstellen oder hardwareseitige Upgrademöglichkeiten)
  • Fehlercodes (Angabe aller Fehlerausgaben mit Beschreibung)
  • FAQ (Zusammenfassung der wichtigsten Fragen)
  • Support (Angabe von Kontakt- und Supportinformationen)

Sollte die Betriebsanleitung sich an einem fremdsprachigen Original anlehnen, ist unbedingt eine professionelle Fachübersetzung notwendig, die sich auch mit den Fachterminus der entsprechenden Maschine auskennt und diese entsprechend wiedergibt. Eine falsche Übersetzung hätte ähnliche fatale Folgen wie eine schlechte technische Dokumentation. Sinnvoll ist es hier Fachexperten zu engagieren, die entsprechende Betriebsanleitungen erstellen, wie beispielsweise die Agentur INSTRKTIV GmbH aus Berlin (Link oben).

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