Wie man sein Geschäft mit ERP oder CRM optimiert und digitalisiert

Prozesse steuern mit Handzettel oder Klemmbrett, das war gestern. Die digitale Welt mit der effizienten Abbildung aller Unternehmensprozesse hält in vielen Branchen Einzug und muss es auch. Denn nur wer agil agiert und über alle Prozesse in Echtzeit informiert ist kann sein Unternehmen in die wirtschaftliche Zukunft führen. Der Unternehmer der die Daten seiner Produktionsstätte mit denen seiner Kunden richtig vernetzt, zusammenführt und effizient auswertet, kann Erfolg haben. Dabei muss der kleine oder mittelständische Unternehmer kein Digitalisierungsspezialist sein, gibt es doch Softwarelösungen für den Mittelstand, die bei der erfolgreichen Digitalisierung unterstützen beispielsweise ERP- oder CRM-Systeme. Wir stellen beide Anwendungsformen einmal vor.

1. ERP: Enterprise-Resource-Planning

Hierunter wird verstanden, die unternehmerischen Tätigkeiten und Ressourcen (Kapital, Personal, Betriebsmittel, Material und Technik) je nach Anforderungen für den Unternehmenszweck zielgenau zu planen, steuern und verwalten. Ziel ist es einen effizienten betrieblichen Wertschöpfungsprozess zu erreichen und eine stetig optimierte Steuerung der unternehmerischen und betrieblichen Abläufe zu realisieren. Bei produzierenden Unternehmen dient ERP zur Materialbedarfsplanung, mit der sichergestellt wird, dass alle für die Herstellung der Erzeugnisse und Komponenten erforderlichen Materialien an der richtigen Stelle, zur richtigen Zeit und in der richtigen Menge zur Verfügung stehen.

2. CRM – Customer-Relationship-Management

Während sich das ERP System um das Ressourcen Management kümmert, geht es beim CRM in erster Linie um Kunden und Marketingaspekte. Nur eine perfekte Kundenbeziehung ermöglicht eine langfristige Zusammenarbeit und wirkt sich maßgeblich auf den Unternehmenserfolg aus. Ziel eines CRM Systems ist demnach die systematische Gestaltung der Kundenbeziehungsprozesse auf digitalem Weg. System mit diesem Fokus sind meist Datenbankanwendungen, die eine strukturierte und gegebenenfalls automatisierte Erfassung sämtlicher Kundenkontakte und -daten ermöglicht. Abgestimmt auf die entsprechenden Berechtigungen der jeweiligen Mitarbeiter können über eine Benutzergruppendefinition beispielsweise Vertriebler auf bestimmte Kundendaten Zugang erhalten. CRM-Systeme basieren überwiegend auf Standardsoftware-Produkten in allen Preisklassen.

Eigentlich braucht ein Unternehmen beide Anwendungen für den wirtschaftlichen Erfolg, aber warum beide anschaffen? Ideal ist die Integration der CRM-Software in das ERP-Programm des Unternehmens, um Redundanzen in der Datenhaltung zu vermeiden. Auch die Datenqualität könnte durch eine solche Integration besser werden, da Kunden-Stammdaten, Bewegungsdaten aus dem Angebotswesen und der Auftragsabwicklung alle aus „einem Guss“ kommen.

3. ERP und CRM als Kombi - ein Anwendungs Beispiel

Die Branchenlösung Dynamics 365 von Microsoft, die unter anderem sowohl ein Customer-Relationship-Management (CRM), als auch ein Enterprise-Resource-Planning (ERP) Tool beinhaltet. Früher als Insellösungen von Microsoft (Microsoft Dynamics NAV, Microsoft Dynamics CRM) im Businessbereich vermarktet, bringt die Lösung Dynamics 365 die wichtigsten Entwicklungen des Softwareunternehmens unter ein Dach und das unter anderem als skalierbare Cloud Lösung. Die Anwendung setzt Business Analytics sowie weitere intelligente Technologien von Microsoft wie KI, Social Networking, Workflow-Lösungen, mobile Apps (Microsoft Flow, Microsoft Power App) sowie Office 365 und Big Data ein, um die Unternehmensdaten erfolgreich zu vernetzen und darzustellen und in der Folge ein erfolgreiches Kundenmarketing anzustoßen.

Die Branchenlösung Dynamics 365 von Microsoft scheint die Standardanwendung für jeden Unternehmer. Aber aufgepasst: Nicht jede Anwendung wird von  jedem Unternehmer benötigt. Je nach Branche brauchen die Unternehmer zudem andere Lösungen und Spezifikationen. Der Unternehmer kann natürlich selbst entscheiden welche Anwendung wie lange nutzen möchte. Dynamics 365-Anwendungen lassen sich sowohl einzeln mieten als auch in Paketen. Da Dynamics 365 nur in der Cloud und nicht als „Self hosted / On Premise System“ angeboten wird kann nach Angaben von Microsoft recht flexibel bestimmte Geschäftsanwendungen gewählt werden.

Hier ist es aber ratsam sich an einen Experten und Branchenkenner zu wenden. Neben Beratern gibt es so genannte Integrationspartner, die die Anwendung auf die entsprechende Branche wunschgemäß anpassen. Beispielsweise die Kumavision AG mit Sitz in Markdorf im Bodenseekreis in Baden-Württemberg, die an über 27 Standorten in Deutschland, Österreich, Italien und der Schweiz aktiv ist. Das Unternehmen ist langjähriger Microsoft Partner und bietet für jegliche Anwendungen flexible Branchenanpassungen. Kunden des Unternehmens das seit über 20 Jahren am Markt ist stammen aus den Bereichen Fertigungsindustrie, Handel, Dienstleistung und Gesundheit. Mit Kuma365 stellt das Unternehmen eine auf der Plattform Microsoft Dynamics 365 basierende eigene Anwendung bereit welches die Unternehmensbereiche Finanzbuchhaltung, Warenwirtschaft, Fertigung, Projektmanagement, Lager & Logistik, Marketing & Vertrieb, Kundenservice und Auswertungen vereint.

Welchen Weg ein Unternehmen geht um die eigenen Prozesse zu digitalisieren und somit zu optimieren ist zwar nicht ganz egal, wichtig ist aber das es den Weg überhaupt geht.