Übersetzungsdienstleister frühzeitig ins Boot holen

  (13 Oktober 2020)  |  Updated
Übersetzungsdienstleister frühzeitig ins Boot holen

Übersetzungsdienstleister leisten mehr als reines Übersetzen und bieten einen echten Mehrwert für Unternehmen – schon vor der Übersetzung

Fragt man Menschen, die nicht mit der Übersetzungsbranche zu tun haben, was Übersetzungsdienstleister ihrer Vermutung nach tun, dann antworten diese meist „Übersetzen“. Klar und offensichtlich – doch hinter der Fassade warten noch viele weitere Kompetenzen auf ihren Einsatz, die Unternehmen erheblich nützen können.

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Projektvorbereitung: Handarbeit? Das geht besser!

Schon bei der Vorbereitung der Dateien für ein Übersetzungsprojekt leisten Übersetzungsdienstleister wertvolle Dienste. Zum Beispiel beim Zählen der zu übersetzenden Seiten/Wörter, beim Extrahieren von Daten, beim Konvertieren von PDF-Dateien in ein zu übersetzendes Format oder beim OCR, der Texterkennung von Papierdokumenten.

Allerdings kommt es vor, dass Kunden zur Vorbereitung auf ein Übersetzungsprojekt in großem Umfang manuelle Arbeiten verrichten, um den Übersetzungsumfang zu ermitteln oder Dateien zur Übersetzung „vorzubereiten“. Dazu zählen typischerweise das Zählen von Seiten/Wörtern per Hand bzw. durch Herauskopieren in Word, das Kopieren von Texten aus Produktinformationssystemen, Broschüren oder Websites und Einsetzen in Word- oder Excel-Dateien oder das einzelne Umspeichern von Dateien in Exportformate, wie zum Beispiel – im Fall von InDesign – vom INDD- zum IDML-Format. Dies alles passiert, bevor überhaupt Kontakt aufgenommen wird. Hinterher stellt sich dann heraus, dass das Unternehmen davon ausging, dass die vorbereitenden Schritte zu seinen Aufgaben gehören und der Übersetzungsdienstleister nur für das reine Übersetzen zuständig ist. Dies ist immer wieder schade.

Die Profis für Dateienverarbeitung: Zählen, Konvertieren, Extrahieren

Denn tatsächlich können Übersetzungsdienstleister mehr als nur Übersetzen. Was vielen nicht bewusst ist: Übersetzungsdienstleister sind Profis im Managen, Konvertieren und Behandeln von Dateien. Sie kennen die einschlägigen Tools zum Zählen, Batch-Konvertieren, Extrahieren, sind erfahren im Vorbereiten aller Arten von Daten für die Übersetzung, und das Jonglieren mit Dateiformaten ist ihr täglich Brot. Schon in der Frühphase und Planung eines Übersetzungsprojekts können sie dem Kunden zur Seite stehen und wertvolle Erkenntnisse liefern, die den gesamten Prozess effizienter, smarter und freudvoller gestalten. Denn seien wir ehrlich: Wir alle sind motivierter und leistungsstärker, wenn wir nicht durch langwierige Sisyphusaufgaben unterfordert werden.

Falls Sie also vorhaben, die nächsten drei Monate eine*n Mitarbeiter*in damit zu beschäftigen, Tausende von Dateien umspeichern oder Wörter/Seiten in Dokumenten zählen zu lassen, um Ihren Übersetzungsbedarf zu ermitteln: Sparen Sie sich das. Wenden Sie sich gleich an einen Übersetzungsdienstleister. Dies geht schneller, ist um einiges kostengünstiger und Ihre Mitarbeiter*innen werden es Ihnen danken.

Frühzeitiges Einbeziehen in Prozessabläufe: erfolgreich planen

Auch bei der Planung der Prozessabläufe zur Übersetzung lohnt es sich, im Vorfeld mit dem Übersetzungsdienstleister zu sprechen. Viele Unternehmen sehen den Übersetzungsdienstleister immer noch als nachgeschaltetes Glied in der Kette, der erst dann zum Einsatz kommt, wenn ihm die „fertigen“ Textprodukte zugewiesen werden. Ein effizientes Übersetzungsmanagement beginnt aber bereits vorher.

Einige Unternehmen beziehen den Übersetzungsdienstleister bereits im Stadium der Dokumentenerstellung mit ein und fahren sehr gut damit. Ein Beispiel: Neue Produktkataloge sollen erstellt werden, die später in eine Vielzahl von Sprachen übersetzt werden. Doch nicht immer denken Grafiker bei der Gestaltung daran, dass andere Sprachen einen größeren Textumfang haben. Mitunter werden sie nicht einmal darüber informiert, dass die Kataloge später übersetzt werden. Mit Folgen.

Das Französische beispielsweise ist im Schnitt um 25 % länger als das Deutsche. Fachleute nennen dieses Phänomen Textexpansion. Manchmal werden auch Schriftarten verwendet, die für eine oder mehrere Zielsprachen ungeeignet sind, da die diakritischen Zeichen (die kleinen Striche, Punkte und Häkchen, die in manchen Sprachen auf oder unter Buchstaben verwendet werden, wie zum Beispiel ł im Polnischen oder ữ im Vietnamesischen) in ihr nicht dargestellt werden können. Werden diese und andere Stolpersteine erst dann erkannt, wenn 20 Sprachen bereits übersetzt wurden, müssen alle Dokumente im Nachhinein angepasst werden. Dies ist nicht nur ärgerlich, sondern vor allem teuer. Es ist also durchaus sinnvoll, sich vor dem Gestalten der Kataloge schon einmal Tipps und Richtlinien vom Übersetzungsdienstleister zu holen. So lässt sich sicherstellen, dass die Werbeagentur nicht nur ansprechende, sondern auch leicht übersetzbare Dokumente produziert.

Sobald der Katalog steht, ist es eine gute Praxis, eine Internationalisierungsprüfung durchzuführen, bevor die eigentliche Übersetzung startet. Dieser Schritt dauert nicht lange und wird von professionellen Übersetzungsdienstleistern angeboten. Bei dieser Prüfung wird das Originaldokument auf Herz und Nieren geprüft, damit sich alle Punkte, die später Probleme verursachen können, noch vor der Übersetzung beheben lassen. Der Kunde erhält am Ende einen detaillierten Bericht. Teil der Internationalisierungsprüfung ist auch eine sogenannte Pseudoübersetzung. Hierbei wird der originale Text für alle Sprachen durch Pseudotext ersetzt. Dieser umfasst die typische Länge der jeweiligen Sprache sowie die typischen diakritischen Zeichen und Sonderbuchstaben. Dabei fällt schnell auf, wenn Textfelder zu eng bemessen wurden oder es Probleme mit der Schriftart gibt. Dann können die Grafiker dies noch anpassen.

Projekte gemeinsam planen und erfolgreich abschließen

Auch bei der Planung der einzelnen Übersetzungspakete profitieren Unternehmen von der Abstimmung mit dem Übersetzungsdienstleister. Bei umfangreichen Projekten lohnt es sich oft, schon mit der Übersetzung zu beginnen, bevor alle Texte fertig sind. In welcher Form und Reihenfolge dies geschieht, kann gut mit dem Übersetzungsdienstleister abgesprochen werden. Dieser Punkt mag zwar offensichtlich wirken, doch in der Praxis kommt immer wieder das Gegenteil vor. Die Texte kommen ohne Vorankündigung beim Übersetzungsdienstleister an und da die Erstellung etwas länger als geplant gedauert hat und der Veröffentlichungstermin nicht verschiebbar ist, wird das Ganze zur Eilübersetzung.

Dass dies nicht ideal ist, hat mehrere Gründe: Gerne verweisen wir hier auf die gute alte Projektpyramide aus Qualität, Zeit und Kosten – in diesem Modell ist es nicht möglich, in allen drei Bereichen optimale Ergebnisse zu erzielen, sondern höchstens in zwei. Mit anderen Worten: Gut, schnell oder günstig – wähle zwei. Im Einzelnen liegt dies unter anderem daran, dass große Textumfänge, die in kurzen Zeiträumen übersetzt werden sollen, ggf. auf mehrere Personen aufgeteilt werden müssen. Dadurch kommt es notgedrungen zu Uneinheitlichkeiten. Auch kann es sein, dass die für dieses Projekt am besten geeigneten Übersetzer so kurzfristig bereits anderweitig eingesetzt sind und somit auf die „zweite Wahl“ zugegriffen werden muss. Aufschläge für Wochenendarbeit und Express-Service treiben die Kosten in die Höhe. Unternehmen, die ihren Übersetzungsdienstleister als Partner begreifen und frühzeitig in die Planung einbeziehen, erzielen hier die besten Ergebnisse.

Zusammenarbeit im Review-Portal

Und auch nach der eigentlichen Übersetzung bringt eine enge Zusammenarbeit zwischen Unternehmen und Übersetzungsdienstleister bedeutende Vorteile. Mehrstufige Prozesse, die Revisionen durch die Fachmitarbeiter der Unternehmen beinhalten, lassen sich oftmals über die mittlerweile bei fast allen Übersetzungsdienstleistern verfügbaren cloudbasierten Review-Portale effizienter gestalten.

Der Knackpunkt bei einem herkömmlichen Projektablauf sind der E-Mail-Verkehr und der Datentransfer. Gibt es viele Rückfragen und Änderungen, wird dies schnell unübersichtlich. Mithilfe von Review-Portalen fällt der gesamte Datentransfer per E-Mail weg und die Kommunikation läuft über das Portal. Es wird leicht nachvollziehbar, wer welche Änderungen am Text vollzieht. Fragen und Kommentare sind für alle Beteiligten direkt am Text sichtbar. Zudem besteht die Möglichkeit, den Original- und den übersetzten Text direkt nebeneinander anzuzeigen. Auch bieten die Review-Portale eine Reihe von Filtermöglichkeiten, die die Arbeit enorm vereinfachen – insbesondere dann, wenn eine größere Anzahl an Dokumenten im Spiel ist. Diese lassen sich nämlich alle gemeinsam in einem Editor anzeigen und durchsuchen. Änderungen können somit in allen Dokumenten gleichzeitig erfolgen. Wer einmal zehn Excel-Tabellen mit jeweils fünf Reitern durchsuchen musste, um einen Produktnamen oder die immer gleiche Formulierung zu suchen und zu ersetzen, weiß dieses Feature schnell zu schätzen.

Offene Kommunikation und Kompetenzen nutzen

Wie in allen Bereichen ist also auch bei der Zusammenarbeit mit Übersetzungsdienstleistern Kommunikation das A und O. Zudem warten bei den Übersetzungsanbietern viele Kompetenzen auf ihren Einsatz, die dem Kunden oftmals leider verborgen sind, aber einen ungeheuren Mehrwert darstellen. Es lohnt sich also, einmal bei Ihrem Übersetzungsdienstleister anzufragen, auf welche Weise er Sie noch unterstützen kann, bzw. sich auf dem Markt umzusehen, wenn der eigene Anbieter nicht über die benötigten Kompetenzen verfügt.

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