Finanzprozesse optimieren: Outperformer automatisieren ihre Purchase-to-Pay-Vorgänge vollständig

  (27 Oktober 2020)  |  Updated
Finanzprozesse optimieren: Outperformer automatisieren ihre Purchase-to-Pay-Vorgänge vollständig

Mit weniger mehr zu erreichen, ist das Mantra unserer Zeit. C-Suite-Führungskräfte fordern mehr Effizienz. CFOs sind wiederum bestrebt, Kosten zu senken. Auf der anderen Seite erwarten Kunden und Mitarbeiter hervorragende Erlebnisse. Diese Erwartungen zu erfüllen oder sogar zu übertreffen, hängt von den Finanzgeschäften eines Unternehmens ab. Es handelt sich dabei um einen sehr wichtigen Bereich, der sich auf jede Facette einer Organisation auswirkt. Outperformer – Organisationen mit einem hohen Automatisierungsgrad – sind hier im Vorteil.

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Fehlerhafte Stammdaten können äußerst negative Auswirkungen auf ein Unternehmen haben – und sich beispielsweise auf die Qualität des Servicelevels sowie auf den Ruf der Finanz- und Einkaufsabteilungen auswirken. Ohne eine genaue, zeitnahe Transparenz in und über Finanzprozesse ist es schwieriger und zeitaufwendiger, Vorschriften einzuhalten. Das führt letztlich dazu, dass Führungskräfte, wie CFOs sowie Kunden und Lieferanten nicht so einfach zufriedenzustellen sind. Die Automatisierung von Finanzprozessen ist hier der Schlüssel zur betrieblichen Effizienz und trägt zum Gesamterfolg eines Unternehmens bei. Selbst kleine und mittelständische Unternehmen sollten investieren, um Finanzvorgänge innerhalb ihres Enterprise Resource Planning (ERP)-Systems wie SAP zu optimieren und automatisieren.

Der erste Schritt

Für viele Unternehmen ist die Kreditorenbuchhaltung der erste Finanzprozess, den sie automatisieren. Wie bei zahlreichen anderen Finanzbereichen, so handelt es sich auch bei Accounts Payable (AP) um einen sehr papierintensiven Prozess, der viele manuelle Aufgaben erfordert. Deshalb sind die Vorteile der Automatisierung dieses Bereichs schnell ersichtlich. Aus diesem Grund überlegen Organisationen dann recht schnell, welche anderen Prozesse sich zusätzlich optimieren lassen. Outperformer wissen aber, dass die Automatisierung der gesamten Purchase-to-Pay-Prozesskette den größten Erfolg verspricht. Welche Vorteile lassen sich aus der Automatisierung dokumentengesteuerter und transaktionaler Prozesse, die an ein SAP-ERP-System gebunden sind, ziehen?

Weshalb ein hoher Grad an Automatisierung vorteilhaft ist

Die End-to-End-Automatisierung von Prozessen eliminiert arbeitsintensive, repetitive Aufgaben, reduziert Kosten und steigert die Prozesseffizienz. Organisationen, die einen hohen Automatisierungsgrad vorweisen können, sind ein Beweis dafür, welcher Vorteil dieser Ansatz – der eines Outperformers – mit sich führt. Nach Untersuchungen von Shared Services Link und Kofax bearbeiten nur zwölf Prozent der Outperformer Rechnungen manuell. Im Vergleich dazu verwalten Unternehmen mit einer geringen Prozessautomatisierung 74 Prozent ihrer Rechnungen händisch. In einem Zeitalter der Prozessautomatisierung zeigen sich also klare Vorteile für Unternehmen auf. Solche Firmen sind nicht nur deutlich wettbewerbsfähiger, sondern sparen auch Zeit und Ressourcen. Laut einer Untersuchung von Ardent Partners verarbeiten „Best-in-Class“-Organisationen 57,1 Prozent aller Rechnungen „straight-through“ in nur 3,9 Tagen zu einem Pauschalpreis von 2,87 US-Dollar pro Rechnung. Der Abstand zu Unternehmen mit einem geringen Automatisierungsgrad ist erheblich: denn sie verarbeiten nur 16,1 Prozent der Rechnungen „straight-through“. Der Abschluss einer einzelnen Rechnung dauert im Schnitt 17,1 Tage und verursacht Kosten von 15,38 US-Dollar. „Best-in-Class“-Unternehmen verzeichnen zudem 81 Prozent niedrigere Kosten bei der Rechnungsverarbeitung und zu 77 Prozent kürzere Durchlaufzeiten bei der Rechnungsverarbeitung.

Die Optimierung des ERP-Systems

Ein weiterer Grund, dem Outperformer-Ansatz zu folgen, ist die Erhöhung der Kapitalrendite von ERP-Systemen. Einige Unternehmen haben ihre Investitionen in Software wie SAP nicht voll ausgeschöpft. Das bietet ihnen aber Potenziale, die sie noch nutzen können. In der Regel sind ERP-Lösungen nicht für alle komplexen Aktivitäten optimiert, die es heute in Unternehmen gibt. Darunter fällt beispielsweise der Abgleich gedruckter oder elektronischer Rechnungen mit Lieferantenstammdaten, Bestellungen, Versand-, Steuer und Rabattdaten. Es ist allerdings auch sehr kostenintensiv, ein veraltetes ERP-System zu ersetzen, weshalb viele Organisationen sie durch Dokumentenmanagementsysteme ergänzen. Wenn Prozesse papierbasiert und manuell ablaufen, haben Finanzteams allerdings große Mühe, die von ihren CFOs festgelegten, volumenbasierten Leistungsanforderungen zu erfüllen. Das ist ohne Automatisierung sehr schwierig. Jedes Mal, wenn ein Prozess unterbrochen wird, weil beispielsweise die Bestellnummer falsch ist, eine Rechnungsausnahme vorliegt oder ein Frühbucherrabatt versäumt wird, verlangsamt sich der Prozess erheblich – oder bricht sogar komplett zusammen.

Zusatzlösungen einsetzen

Eine Möglichkeit, diesem Dilemma zu entkommen, ist der Einsatz einer zertifizierten Zusatzlösung, die eine einzige Softwareplattform bietet, um eine Reihe von Prozessen direkt im ERP-System zu automatisieren. Für SAP-Anwender bietet diese Art von Lösung mehr als eine Integration mit ihrer ERP-Lösung, da sie genau das gleiche „Look and Feel“ wie jede andere SAP-Transaktion umfasst. Sie lässt sich innerhalb der SAP-GUI darstellen, bietet Nicht-SAP-Anwendern eine intuitive Oberfläche sowie eine Echtzeit-Ansicht der Arbeitslasten, der ausstehenden Aufgaben, des Dokumenteneingangs, der laufenden Transaktion und der aktuellen Validierung anhand von SAP-Daten. Lösungen wie diese helfen Anwendern nachweislich dabei, kosteneffizienter zu arbeiten, die Kontrolle über Finanzprozesse zu verbessern und die Gesamtdurchlaufzeiten zu verkürzen.

So beherrschen Unternehmen ihre Finanzprozesse

Die obigen Beispiele zeigen: Die Prozessautomatisierung der gesamten Purchase-to-Pay-Prozesskette führt dazu, dass Unternehmen maximale Effizienz in ihren Finanzabläufen erreichen und ihren aktuellen ROI auf eine neue Stufe heben. Dabei spielt es keine Rolle, ob Unternehmen gerade erst beginnen oder ihre bisherigen APs erweitern möchten. Eine umfassende Strategie für die End-to-End-Finanzprozessautomatisierung lässt Unternehmen heute schon wie morgen arbeiten.

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