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Dienstwagennutzer: Digitales Fahrtenbuch hilft bei der Dokumentation

  • Stefan Rattay
Updated

Bei der Privatnutzung von Firmenwagen entsteht ein zu versteuernder geldwerter Vorteil. Als Berechnungsgrundlage können Steuerzahler zwischen der sogenannten Ein-Prozent-Methode und dem Fahrtenbuch wählen. Beim Fahrtenbuch macht die Digitalisierung Autofahrern das Leben einfacher. Es gilt aber, bestimmte Voraussetzungen zu beachten.

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Auf deutschen Straßen sind laut dem Kraftfahrt-Bundesamt (KBA) mehr als 5,2 Millionen Fahrzeuge gewerblich unterwegs, das heißt, es sind Firmenwagen. Diese werden von Selbstständigen, Unternehmern und Arbeitnehmern gelenkt. Die Bandbreite reicht dabei von Mini-Fuhrparks mit weniger als drei Fahrzeugen bis hin zu sehr großen Flotten mit einer vierstelligen Anzahl von Kfz. Und für viele Fach- und Führungskräfte ist der Firmenwagen Mobilitätsgarant und Statussymbol.

Solange laut Arbeitsvertrag nichts dagegenspricht, können Nutzer ihre Firmenfahrzeuge in der Regel auch privat fahren. Das wiederum hat steuerliche Auswirkungen. Bei der Privatnutzung sieht der Fiskus einen geldwerten Vorteil, der zu versteuern ist. Als Berechnungsgrundlage können Steuerzahler zwischen der sogenannten Ein-Prozent-Methode und dem Führen eines Fahrtenbuchs wählen. Das Aufzeichnen aller Fahrten kann Dienstwagennutzern erhebliche Steuervorteile bringen, insbesondere wenn sie den Wagen nicht so oft privat nutzen. Doch wer hierbei nicht sorgfältig vorgeht, wird vom Finanzamt schnell zur zumeist ungünstigeren Ein-Prozent-Regelung verdonnert. Und das kann gerade bei hochpreisigen Fahrzeugen schnell überdurchschnittlich teuer werden, sodass mehr versteuert als privat eigentlich „verbraucht“ wird.

Der Vorteil: Die Digitalisierung macht Autofahrern das Leben einfacher. Das Führen eines Fahrtenbuchs aus Papier ist aufwändig und die Aufzeichnungen werden von Finanzbeamten bei Unstimmigkeiten schnell verworfen. Elektronische Fahrtenbücher können eine sichere Methode sein, eine pauschale Besteuerung zu vermeiden – vorausgesetzt die Dokumentation entspricht den Vorgaben des Fiskus. Jedoch: Die Beweislast der Ordnungsmäßigkeit trägt der Steuerpflichtige. Für Firmen ist es daher wichtig, eine rechtskonforme technische Lösung zu finden. Zumeist kann die Erfassung aller Fahrten mit wenigen Eingaben über eine vom Anbieter zur Verfügung gestellte App erfolgen. Für das Finanzamt kann der Nutzer jederzeit ein PDF exportieren. Für die unternehmensinterne Auswertung werden Exportschnittstellen ins .csv-Format angeboten. Der steuerliche Berater ist der richtige Ansprechpartner für Unternehmen, die ein rechtssicheres digitales Fahrtenbuch suchen. Er kann Programme genau beurteilen und mit den Vorschriften der Finanzverwaltung in Einklang bringen.

Bei den Vorgaben unterscheidet sich das elektronische Fahrtenbuch kaum vom analogen. Einen wesentlichen Unterschied gibt es dennoch: Steuerzahler müssen gewährleisten, dass das Produkt den „Grundsätzen zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ (GoBD) entspricht. Die Vorschrift fordert unter anderem, dass eine nachträgliche Modifikation steuerrelevanter Aufzeichnungen nicht möglich ist. Oder aber Veränderungen lassen sich durch das Finanzamt lückenlos nachvollziehen. Auch muss erkennbar sein, wann die Einträge vorgenommen wurden. Eine Excel-Liste kommt als elektronisches Fahrtenbuch somit nicht in Frage.

Von zentraler Bedeutung sind die Vollständigkeit und Richtigkeit der erfassten Fahrten. Dazu zählt das Datum, der Kilometerstand am Beginn und Ende jeder beruflichen Fahrt, der aufgesuchte Geschäftspartner sowie Reiseziel und Reisezweck. GPS-gestützte System zeichnen die meisten Daten selbständig auf. Dienstwagennutzer müssen dann nur noch die beruflichen Anlässe zutreffend und nachvollziehbar beschreiben. Bestimmte Programme haben siebentägige Fristen zur Klassifizierung der Fahrten automatisch eingerichtet. Innerhalb dieses Zeitraums müssen die Fahrten entsprechend zugeordnet werden. Ist das nicht der Fall, werden sie automatisch als Privatfahrt deklariert und damit steuerpflichtig. 

Grundsätzlich nicht ausreichend sind Lösungen, bei denen ein GPS-Gerät nur Zeiten, Positionen und Bewegungsdaten aufzeichnet. Laut einem neueren Urteil des Niedersächsischen Finanzgerichts müssen Steuerzahler in solchen Fällen die fehlenden Informationen immer zeitnah händisch und vor allem fälschungssicher in das Fahrtenbuch eintragen. Das hat das Finanzgericht Niedersachsen entschieden (Urteil vom 23.01.2019, Az.: 3 K 107/18). Eine technische Lösung, die nach Jahren noch Änderungen zulässt, könne deshalb nicht als elektronisches Fahrtenbuch anerkannt werden. Folglich wurde im konkreten Fall der geldwerte Vorteil für die private Kfz-Nutzung nach der Ein-Prozent-Regelung ermittelt.

Übrigens: Steuerpflichtige können sich einmal im Jahr entscheiden, ob sie das Fahrtenbuch oder die Ein-Prozent-Regelung anwenden. Sind überdurchschnittlich hohe private Kilometer geplant, kann sich der Wechsel zur pauschalen Besteuerung lohnen.

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