Elektronische Unterschrift: Prozesse digital effizienter steuern

Einmal mehr wurde in der aktuellen Zeit deutlich wie wichtig effizient gestaltete und vor allem digital umgesetzte Prozesse sind. Das fängt beim Teammeeting und Kundengesprächen an und hört längst nicht bei Vertragsverhandlungen auf. Denn am Ende jeder Verhandlung steht die Unterschrift. Zwar wurde vor der Covid-19 Pandemie auch schon das effiziente Mittel der elektronischen Unterschrift eingesetzt, aber eher selten, dabei hat diese nur Vorteile: Arbeitsabläufe rund um Verträge und Vereinbarungen können beschleunigt und optimiert werden und sind einfach zu automatisieren, zu verwalten und im eigenen Dokumentenmanagement abzulegen.

Die elektronische Unterschrift bekommt wie viele andere Tools in dieser Zeit einen richtigen digitalen Schub und das zu Recht. Mit ihr können Prozesse und Geschäfte schneller zum Abschluss gebracht werden und das direkt aus dem Homeoffice heraus. Kein Wunder das es zahlreiche Anbieter von Anwendungen für die elektronische Unterschrift gibt. Denn wichtige Dokumente können nicht einfach mit einer eingescannten Unterschrift in den Workflow gegeben werden, sondern sollten auf jeden Fall eine beweiskräftige elektronische Signatur enthalten.

Entsprechend bedarf es einen externen Anbieter bestenfalls mit Sitz in Euro (um auch den Datenschutz im Blick zu haben) wie beispielsweise das französische Unternehmen YouSign, das nach eigenen Angaben auf mehr als 4.000 Kunden stolz sein kann. Bei YouSign lassen sich  alle Arten von Dokumenten in jedem beliebigen Format (z.B. PDF, Word) elektronisch unterschreiben und das völlig simpel per Drag and Drop. So genügt es den Unterzeichner auszuwählen, die zu signierenden Dokumente in die entsprechende Ablage zu ziehen und schon können die gewünschten Empfänger die Dateien digital signieren.  Die Anwendung richtet sich an kleine und mittlere Unternehmen aber auch Großkonzerne gleichermaßen.

Mit der elektronischen Unterschrift spart man entsprechend Zeit und Geld (Personal): Denn der müßige Aufwand Vertragsdokumente zu drucken, um sie zu unterschreiben und anschließend erneut zu scannen und dann an Ihre Partner zu senden fällt einfach weg. Der Arbeitsablauf der Datenverarbeitung wird durch deren elektronische Form automatisiert.