Property Management System: Ferienwohnung & Hotelzimmer digital vermieten

Denkt man ein paar Jahrzehnte zurück so war eine Buchung von Ferienwohnungen oder Hotelzimmern kompliziert und unflexibel. Entweder buchte man pauschal über ein Reisebüro, aus dem Katalog oder ließ sich von einem Taxifahrer vom Bahnhof oder Flughafen zur nächst besten Unterkunft fahren. Sich freuen über Buchungen konnten sich dann diejenigen Gastgeber, die entsprechend gut vernetzt waren. Aber auch heute in Zeiten der Digitalisierung ist das nicht anders und das Thema „Vernetzung“ noch wichtiger als vor Jahren nur in einem anderen Kontext.

Einfach Übernachtungsmöglichkeiten zu haben ohne diese zu bewerben reicht nicht mehr, schon gar nicht in der aktuellen Zeit. Eine gute Webseite sollte es schon sein und vor allem aber ein flexibles Buchungssystem. Denn der Gast von heute ist eher einen schnellen Klick, als zeitaufwändige und umständliche Telefonate oder E-Mails entfernt. Reisende wollen schnell Klarheit über Verfügbarkeit und Preisgestaltung von Hotelzimmern, Ferienwohnungen, Monteurswohnungen oder Fremdenzimmern.

An diesem Punkt kommen so genannte Property Management Systeme (PMS) oder Hotel Operating System (HOS) ins Spiel. Diese computergestützten Software-Systeme helfen bei den Betriebsabläufen der Gastgeber und können diese sogar automatisieren. Mittels PMS Anwendungen können beispielsweise Gästebuchungen, Gästedaten, Online-Reservierungen, Gebührenbuchungen, Verkaufsstellen, Debitorenbuchhaltung, Verkauf und Marketing, Veranstaltungen, Kostenkalkulation für Speisen und Getränke, Materialverwaltung, Personalwesen und Gehaltsabrechnung, Instandhaltungsmanagement, Qualitätsmanagement und andere Annehmlichkeiten verwaltet werden. Hochprofessionelle Systeme bieten dazu  integrierte Lösungen oder Schnittstellen zu Lösungen von Drittanbietern und / oder Channel-Management-Systeme.

Es gibt verschiedene Anbieter am Markt mit verschiedenen Anwendungen. Hier an der Stelle einmal „easybooking“ vorgestellt, verschiedene Lösungen eines Unternehmens aus Österreich mit nach eigenen Angaben über 6.000 Kunden. Angeboten wird beispielsweise Julia, die Hotelsoftware. Die Anwendung agiert laut Unternehmen als "virtuelle Rezeptionistin und bietet und rund um die Uhr Online-Buchbarkeit, Anfrage- und Reservierungsmanagement im webbasierten Zimmerplan, automatisierte Gästekommunikation, Meldewesen, Zahlungsoptionen mit verschiedenen Zahlungsdienstleistern, Rechnungslegung, DSGVO-konforme Gästeverwaltung, Online Check In und Hotelsoftware Schnittstellen.

Als weiteres Tool bietet das Unternehmen mit dem Channel Manager eine einfache Verwaltung von Buchungsportalen. So ermöglicht es den Gastgebern das alle Zimmer gleichzeitig auf allen Buchungsseiten verkauft werden können (z.b. Booking.com, Expedia, Airbnb usw). Nach Angaben des Unternehmens aktualisiert der Channel Manager die Verfügbarkeit in Echtzeit auf allen Plattformen und Kanälen, wenn eine neue Buchung vorgenommen wird, wenn der Gastgeber ein Zimmer nicht mehr anbieten möchte oder wenn er Massenänderungen am Bestand vornimmt. In Kombination mit JULIA lassen sich auch mit einem Rutsch die Preise auf allen Kanälen ändern.

Fazit: Man sieht, mit dem richtigen Partner und der richtigen technologischen Anwendung an der Seite, wird die eigene Zimmervermietung zum Erfolg. Und was das Wichtigste ist: Dank der Digitalisierung übernimmt die Software-Lösung Arbeit, die man sonst selber von Hand machen müssten. Smarte Automatisierung ist das Stichwort. Somit bleibt mehr Zeit für die Gäste und den Kundenservice, was sich wiederum positiv in den Bewertungen widerspiegelt.