15.12.2004 - Die Umstellung auf elektronische Archive wird immer wichtiger: Bei rund der Hälfte der deutschen Unternehmen steht das Thema ganz oben auf der Tagesordnung.

Die Umstellung auf elektronische Archive wird immer wichtiger: Bei rund der Hälfte der deutschen Unternehmen steht das Thema ganz oben auf der Tagesordnung.

Der Bedarf ist groß: Immerhin 78 Prozent der Firmen unterhalten immer noch unternehmensweite Papierarchive. Zu diesem Ergebnis kommt eine Befragung von 587 mittelständischen und Großunternehmen im Auftrag der . Mit Blick auf die Kosten steuern die Unternehmen jetzt allerdings um und wollen durch digitales Dokumentenhandling insbesondere die Wirtschaftlichkeit ihrer Büro- und Verwaltungsetagen verbessern, haben die Experten herausgefunden. Kostenreduzierung stehe als Ziel an oberster Stelle (68%), gefolgt von Informationstransparenz (62%) und Informationsverfügbarkeit (52%).

Auf dem Wunschzettel der Unternehmen stehen revisionssichere Langzeitarchive, die anpassungsfähig, einfach einzurichten und hochverfügbar sind. Rechtssicherheit sei bei einem Drittel der Befragten ein wichtiger Grund für eine Entscheidung zugunsten des elektronischen Archivs. „Ein generelles Problem, mit dem Archive zu kämpfen haben, ist ihr angestaubtes Image. Dabei lagert in den Archiven ein wahrer Schatz an relevanten Informationen. Nicht mehr die Akkumulation von Information ist dabei das Entscheidende, sondern die Integration des lebendigen Wissens in Geschäfts- und Entscheidungsprozesse“, macht sich Manfred Zerwas von der SER Solutions gegen Vorurteile stark. Wie die Untersuchung ergab, nutzen viele Unternehmen, die bereits ein elektronisches Archiv im Einsatz haben, noch nicht das ganze Potential. Obwohl 23 Prozent der Befragten angeben, dort vor allem elektronisch erstellte Dokumente zu speichern, archivieren z.B. nur sieben Prozent auch ihre eMail-Kommunikation – ein Einsatzbereich des elektronischen Archivs, der in Zeiten von GDPdU und Sarbanes-Oxley Act in den Blickpunkt rückt. Aus Haftungsaspekten könne er mittelständischen Unternehmen nur dringend raten, ihre eMails elektronisch zu archivieren, betont Zerwas. Der Inhalt von eMails werde immer öfter auch als Beweismittel vor Gericht herangezogen.

 


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