Begnügen Sie sich nicht mit „Business as usual“: In sechs Schritten Prozesse digitalisieren – eine Anleitung

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Begnügen Sie sich nicht mit „Business as usual“: In sechs Schritten Prozesse digitalisieren – eine Anleitung

Viele Unternehmen erleben derzeit einen Ansturm neuer Herausforderungen und aktueller Trends. Sie werden mit Themen wie Künstliche Intelligenz, Machine Learning, Robotic Process Automation (RPA) o. ä. konfrontiert. Zusätzlich sehen sie sich einem disruptiven Wettbewerb, Mobilitätsentwicklungen, steigenden regulatorischen Anforderungen und einer strengen Kostenkontrolle ausgesetzt. Getreu dem Motto „Business as usual“ einfach weiterzumachen wie bisher, ist riskant. Vielerorts würde es dazu führen, manuelle Aufgaben durch noch mehr einzustellendes Personal abzudecken. Dies beeinträchtigt allerdings die Skalierbarkeit, es verlangsamt das Wachstum, verursacht zusätzliche Kosten und hat zudem beträchtliche Auswirkungen auf das Tagesgeschäft. Neue Ansätze und Technologien wie RPA und Process Intelligence können dabei helfen, diese Herausforderungen zu bewältigen. Folgend eine sechsstufige Anleitung zur erfolgreichen Digitalisierung von Prozessen.

1. Es gibt jetzt Maschinen für die Prozessautomatisierung

Jedes Unternehmen steht unter dem Druck, sämtliche Abläufe in seinem Betrieb zu optimieren. Doch bei mehreren Punkten verlassen sie sich immer noch auf manuelle Tätigkeiten, etwa bei der Erfassung, Prüfung und Eingabe von Informationen in Systemen, Websites und Portalen. Dabei handelt es sich um sehr mühselige Aufgaben, welche die Mitarbeiter enorm viel Zeit kosten. Diese durchzuführen, ist nicht nur langweilig, sondern in der Regel auch ineffizient und birgt die Gefahr von Fehlern, die beim manuellen Kopieren von Daten passieren können. Process Mining unterstützt Unternehmen dabei, ineffiziente Prozesse aufzudecken und ergänzt die RPA-Technologie, die viele Unternehmen bereits einsetzen. Das Ergebnis: Mitarbeiter werden entlastet und Unternehmen profitieren von einem langfristigen, nachhaltigen geschäftlichen Nutzen.

2. Beseitigen Sie die manuelle Misere in Ihrem Unternehmen

Trotz der technologischen Fortschritte sind noch immer viele Prozesse arbeits- und personalintensiv. Nicht selten müssen Mitarbeiter täglich zwischen verschiedenen Systemen und Bildschirmen wechseln, um Daten zu prüfen, einzugeben, zu suchen oder zu organisieren. Die intelligenten RPA-Software-Roboter können diese alltäglichen Aufgaben aus nahezu jeder Anwendung oder Datenquelle – darunter Websites und Portale, Anwendungen oder interne IT-Systeme – automatisieren. Während die virtuellen Kollegen im Hintergrund alle lästigen Tätigkeiten übernehmen, können sich die „menschlichen“ Mitarbeiter auf ihre Kernkompetenz fokussieren, etwa die Kundenberatung.

3. Skalieren Sie unbedingt Ihre Software-Roboter

RPA lässt sich ohne Weiteres innerhalb einer Geschäftseinheit einsetzen, um spezifische Ziele zu erreichen. RPA fungiert dabei häufig als Ergänzung zu Integrationstools und BPM- sowie Case-Management-Plattformen, in denen sich die Bots in verschiedenen Schritten innerhalb einer größeren Gruppe von Prozessen einsetzen lassen. Dies hilft Unternehmen dabei, weitere manuelle Arbeitsabläufe in zentralen betrieblichen Prozessen zu beseitigen. Dabei können Unternehmen RPA inzwischen auch bei Workflows einsetzen, die bis dato vielleicht durch das Raster für eine mögliche Automatisierung gefallen sind. Beispielsweise, da die Automatisierungsprojekte zu klein oder zu komplex waren und die IT es mangels Zeit, Budget und Ressourcen einfach noch nicht geschafft hat, die Software an die Bedürfnisse des Unternehmens anzupassen.

4. Lokalisieren Sie zeitnah, welche manuelle Aufgaben bereit für RPA sind

Um zu identifizieren, welche Prozesse durch RPA automatisierbar sind, müssen sich Geschäfts- und IT-Leiter zusammensetzen. Folgende Punkte sind dabei zu klären:

  • Welche Bereiche erfüllen nicht die Erwartungen? Es ist empfehlenswert, zu prüfen, in welchen Bereichen es keine Innovationen oder Produktivitätssteigerungen gibt. Dadurch lässt sich genau bestimmen, welche Arbeitsabläufe für die Automatisierung geeignet sind.
  • An welchen Stellen sorgen unflexible Anwendungen oder Informationssilos für Engpässe? Unternehmen sollten die Bereiche ermitteln, die durchweg schlechtere Ergebnisse liefern als andere. Funktioniert der Austausch von Informationen zwischen den Bereichen und Abteilungen gut? Vorhandene Systeme, die doppelt migriert sind, können für Engpässe in der Verarbeitung sorgen.
  • Welche Prozesse lassen sich ohne zusätzliches Personal nicht skalieren? Wenn ein Unternehmen wächst, wachsen auch die Prozesse. Wenn sie also laufend Personal einstellen müssen, um Prozesse aufrechtzuerhalten, ist dies ein sicheres Zeichen dafür, dass sich eine Prozessoptimierung lohnen wird.

5. Nutzen Sie leistungsfähige Process Intelligence, um Prozesse zu überwachen

Es ist mitunter recht anspruchsvoll, Prozesse zu überwachen und zu ermitteln, welche weiteren Möglichkeiten es gibt, um diese zu optimieren. Das Problem dabei: viele Workflows sind in verschiedenen Systemen isoliert, genauso wie die Daten. Durch den Einsatz von Process Intelligence können Unternehmen dieses Dilemma lösen. Damit lassen sich Prozesse in Echtzeit monitoren, sodass Unternehmen sich darum kümmern und diese anpassen können, bevor sie viel Zeit und Geld kosten. Benutzerdefinierte Dashboards erlauben zudem, ineffiziente Prozesse zu identifizieren. Process Intelligence gewährt einen Einblick, worauf Mitarbeiter wie viel ihrer Zeit verwenden und welche Anwendungen sie dabei am häufigsten verwenden. Somit lässt sich Process Intelligence nutzen, um Ineffizienzen, Engpässe oder Compliance-Probleme in automatisierten Prozessen aufzudecken.

6. Was Sie nun Ihrem Management und IT-Leiter mitteilen sollten

Bei RPA und Process Intelligence handelt es sich nicht um Kosmetik, sondern um notwendige Technologien, mit denen Unternehmen auch dauerhaft mit der Konkurrenz Schritt halten können. Manuelle Tätigkeiten lassen sich inzwischen durch die Flut an Informationen nicht mehr allein durch Mitarbeiter bewältigen. Ein sich verändernder Markt und immer umfassendere Vorschriften erschweren die Arbeit zusätzlich. Das Management und die IT-Leiter von diesen Technologien zu überzeugen, ist deshalb der wichtigste Schritt in der Prozessdigitalisierung. Der Schlüssel liegt darin, die Perspektiven und Prioritäten beider zu verstehen. Deshalb ist es empfehlenswert, einen überzeugenden Business Case zu präsentieren, der sich an diesen Zielen ausrichtet.

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