Einzelunternehmer könnten vielleicht noch ihre geschäftlichen Belange mit in Ordnern abgehefteten Dokumenten organisieren, sobald aber die Auftrags- bzw. Kundenzahl und damit auch das Unternehmen wächst, wird es knapp im Aktenschrank geschweige denn übersichtlich. Im Zeitalter zwischen Web 2.0 und Industrie 4.0 sollten deshalb die Geschäftsprozesse nicht mehr (nur) mit Akten durchorganisiert werden, sondern mit einer auf das Unternehmen zugeschnittenen Software.
Beispielsweise beim Nischen-Thema Fuhrpark: Ein Unternehmer, der heute seinen Fuhrpark im Blick haben will, kommt um eine professionelle Fuhrparkmanagement Software nicht herum. Nur ein effizientes Prozessmanagement kann hier beispielsweise unnötige Standzeiten vermindern und damit Kosten einsparen. Unternehmen, wie die vykon GmbH aus Grünwald, haben sich auf diesen Geschäftsbereich spezialisiert und eine eigene Softwarelösung auf Basis von Microsoft Share Point entwickelt.
Eingebaut in das unternehmenseigene Intranet mit dem unternehmenseigenen Design können Daten zu sämtlichen Fahrzeugnutzungsarten verwaltet werden: für Poolfahrzeuge oder Dienstwagen. Dazu stehen sämtliche Informationen rund um die Fahrzeuge (Fahrleistungen, Terminüberwachung, Schäden, Leasing-Verträge, Kosten & Tankkarten) zum Abruf und zur Verarbeitung bereit. Die Softwarelösung beinhaltet eine Microsoft Office Integration und entsprechende Auswertungsfunktionen. Reservierungen und Genehmigungsverfahren werden durch automatisierte Prozesse beschleunigt, Arbeitsabläufe vereinfacht und effizienter gestaltet.
Weitere Software Lösungen auf Basis MS SharePoint wären beispielsweise eine elektronische Personalakte, eine Zeiterfassung, eine Raumverwaltung oder weitere Intranet-Funktionalitäten mit denen innerbetriebliche Abläufe beschleunigt, Inhalte einheitlich und sicher verwaltet werden können.
Standard-Software alleine reicht nicht aus um die Effizienz eines Unternehmens erfolgreich zu optimieren. Der Begriff Business Process Management (BPM) ist an dieser Stelle ein wichtiger Aspekt. Mit dieser Methodik werden die unternehmensspezifischen Abläufe analysiert, um die Software optimal auf den spezifischen Bedarf anzupassen. Ziel ist, die Effizienz sowie die Transparenz der Geschäftsprozesse zu erhöhen. Eine Analyse der Abläufe des Unternehmens vorausgesetzt, kann dann die passende Softwarelösung konfiguriert werden, die so einen substantiellen Wettbewerbsvorteil darstellt.
