Verfahrensdokumentation in der Cloud: Mehr Effizienz für Freiberufler und Unternehmer

Hand aufs Unternehmerherz: Schon einmal etwas von GoBD, VfD oder BMF gehört? Sollten Sie aber, denn die so genannte Verfahrensdokumentation (VfD) ist das Herzstück der GoBD („Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“). Diese Grundsätze vom Bundesfinanzministerium (BMF) werden im Zusammenwirken zwischen Finanzverwaltungen von Bund und Ländern, Wirtschaftsverbänden und den steuerberatenden Berufen abgestimmt. Die Verfahrensdokumentation ist dazu da über den kompletten Aufbau und die Abläufe der elektronischen Buchführung im Unternehmen Aufschluss zu geben.

Aufgabe der Verfahrensdokumentation
Die Verfahrensdokumentation nach GoBD beschreibt den organisatorischen und technischen Prozess zur Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit der Aufzeichnung und Aufbewahrung der steuerlich relevanten Geschäftsvorfälle und ergänzender Informationen hinsichtlich:

• der Entstehung (Erfassung)
• der Indizierung,
• der Verarbeitung und der Speicherung,
• dem eindeutigen Wiederfinden,
• der maschinellen Auswertbarkeit,
• der Absicherung gegen Verlust und Verfälschung und
• der Reproduktion der archivierten Informationen (Tz 152).

Inhalt der Verfahrensdokumentation
Die genauen Kennzeichen, Inhalte der Verfahrensdokumentation richten sich immer nach dem jeweiligen Unternehmen, da in jedem Unternehmen die Abläufe und die EDV anders geregelt ist und diese entsprechend den Anforderungen des Unternehmens angepasst werden muss. Es gibt aber ein paar inhaltliche Punkte die Teil einer Verfahrensdokumentation sein sollten:

• allgemeiner Beschreibung zum Unternehmen mit  Angaben zum Unternehmen, einen Überblick über die steuerrelevanten Geschäftsprozesse, Aufschlüsselung der Verfahren und Maßnahmen für die Belegablage sowie Nachweis der Mitarbeiterqualifikation
• Dokumentationsbeschreibung: eine Beschreibung der Anwenderdokumentation, die alle rechnungslegungsrelevanten Prozesse widergibt, eine Prozessdokumentation, die beschreibt, wie Dokumente erfasst, weiterverarbeitet und archiviert werden sowie eine Systemdokumentation, die die gesamte IT-Infrastruktur des Unternehmens transparent darstellt (Standorte, Berechtigungskonzept, Hard- und Software, Archivierung.) Dazu gesellt sich die Betriebsdokumentation, welche u.a. den Datenfluss  und Datensicherungsmaßnahmen und Notfallszenarien sowie interne Kontrollmaßnahmen definiert.

Diese Verfahrensdokumentation wird meist in Papierform durchgeführt und abgelegt, was für Freiberufler mühsam und zeitintensiv werden kann. Inzwischen haben sich aber einige Anbieter am Markt etabliert, die Verfahrensdokumentation als Online-Tool anbieten und so das ausfüllen erleichtern.
Eine Software für Verfahrensdokumentation ist die es Anbieters „Dokutar“ mit Sitz im schwäbischen Bietigheim-Bissingen. Die cloud-basierte Software zur Erstellung von Verfahrensdokumentationen ist so konzipiert, dass Freiberufler und Unternehmer selbst in der Lage sind, für Ihren Betrieb eine Verfahrensdokumentation zu erstellen. Dabei führt die Anwendung nach Angaben des Anbieters durch die verschiedenen Fragenkomplexe und unterstützt mit Erläuterungen und Hinweisen an den entscheidenden Stellen.

Zusammengefasst bietet Dokutar das:

• Schluss mit unübersichtlichen Mustervorlagen
• Versionierung – Änderungen schnell einfügen
• Ablage- und Archivierungsorte festlegen
• 18 vordefinierte Geschäftsprozesse
• Kassenführung + Ersetzendes Scannen
• IT-Dokumentation