Für Presseexperten und PR-Agenturen ist die Pflege einer aktuellen Kontaktliste essentiell. Diese Liste ermöglicht die Verbindung zu Redakteuren und ist zentral für die Medienpräsenz Ihrer Klienten. Doch in der sich ständig wandelnden Medienwelt ist die Aktualität von solch einer Liste eine anspruchsvolle Aufgabe. Journalisten wechseln ihre Positionen oder verlassen Medienunternehmen, und Blogger hören auf, auf Anfragen zu reagieren. Dies wird besonders herausfordernd, wenn man Kunden weltweit vertritt. Die Nutzung einer PR-Software garantiert hierbei nicht unbedingt Erfolg. Persönliches Engagement ist unerlässlich, um eine effektive PR-E-Mail-Liste zu führen. Das sehen wir vor allem auch aus unserer Position, die die wir ständig mit Pressematerialien ungefragt „zugemüllt“ werden.
Wir geben hier in unserem Praxistipp eine Hilfestellung, wie man eine gute PR-Presseliste führt und nicht von den Journalisten und Bloggern und vor allem nicht von den Mailprogramm aussortiert zu werden.
So hält man seine Pressekontakte und seine PR E-Mail Liste aktuell
1. Überprüfung der Liste:
Nutzen Sie E-Mail-Validierungstools, um nicht mehr existierende Adressen zu identifizieren und zu entfernen. Eine regelmäßige Überprüfung der PR-Kontaktliste ist unabdingbar.
Hierbei geht es darum, veraltete oder ungültige E-Mail-Adressen zu identifizieren und zu entfernen. Dies ist wichtig, da ungültige Adressen zu einer hohen Anzahl an unzustellbaren E-Mails (Bounces) führen können, was wiederum die Senderbewertung beeinträchtigt. Eine schlechte Senderbewertung erhöht das Risiko, dass Ihre E-Mails als Spam eingestuft werden.
Der Einsatz von E-Mail-Validierungstools ist hierbei eine effiziente Methode. Diese Tools überprüfen, ob eine E-Mail-Adresse existiert, aktiv ist und keine Tippfehler enthält. Viele dieser Tools bieten auch die Möglichkeit, Listen in großen Mengen zu überprüfen, was Zeit spart, insbesondere bei umfangreichen Listen.
Eine sorgfältige Überprüfung beinhaltet auch die Analyse der Engagement-Raten. Eine niedrige Öffnungsrate oder ein Mangel an Interaktionen kann ein Hinweis darauf sein, dass die Zielgruppe nicht mehr relevant ist oder die Inhalte nicht ansprechend sind. Die Überprüfung sollte regelmäßig, etwa alle sechs Monate, stattfinden, um die Liste aktuell und effizient zu halten.
2. Ergänzung neuer Kontakte:
Bevor Sie neue Kontakte hinzufügen, stellen Sie sicher, dass diese gültig sind. E-Mail-Überprüfungsprogramme sind hierbei hilfreich.
Das Hinzufügen neuer Kontakte zu Ihrer PR-Liste sollte mit Bedacht erfolgen. Jeder neue Kontakt sollte die Reichweite und Effektivität Ihrer PR-Aktivitäten verbessern. Es ist wichtig, nicht nur die Quantität, sondern vor allem die Qualität der Kontakte zu berücksichtigen.
Bevor Sie einen neuen Kontakt hinzufügen, sollten Sie dessen Relevanz und Einfluss in Ihrem Zielsegment bewerten. Dies beinhaltet die Recherche über den Journalisten oder Blogger, dessen bisherige Arbeit, Interessensgebiete und Publikationen. Diese Informationen helfen Ihnen, gezieltere und relevantere Inhalte für Ihre Pitches zu entwickeln.
Außerdem ist es entscheidend, die Gültigkeit neuer E-Mail-Adressen zu überprüfen, um die Anzahl der Bounces gering zu halten. Das Verwenden von E-Mail-Validierungstools kann auch hier hilfreich sein. Das Hinzufügen von Kontakten sollte ein kontinuierlicher Prozess sein, der sich an den aktuellen Entwicklungen und Trends in Ihrer Branche orientiert.
3. Reaktionen auf Ihre E-Mails beachten:
Wenn Redakteure nicht auf Ihre E-Mails antworten, sollten sie die Art und Weise Ihres Engagement neu bewerten.
Die Überwachung der Reaktionen auf Ihre E-Mails ist ein wichtiger Indikator für das Interesse und die Relevanz Ihrer Inhalte. Eine geringe Antwortrate oder das Fehlen von Interaktionen kann ein Zeichen dafür sein, dass Ihre Botschaften nicht wirken oder die angesprochenen Kontakte nicht mehr relevant sind.
Tools zur Überwachung von E-Mail-Engagement bieten wertvolle Einblicke in die Leistung Ihrer Kommunikation. Sie ermöglichen Ihnen zu sehen, welche E-Mails geöffnet werden, welche Links angeklickt werden und wie die Empfänger interagieren. Diese Informationen sind entscheidend für die Anpassung Ihrer Strategie und Inhalte.
Berücksichtigen Sie auch, dass mangelnde Reaktionen nicht immer ein Zeichen von Desinteresse sind. Es kann auch bedeuten, dass Ihre E-Mails nicht optimal gestaltet sind oder zum falschen Zeitpunkt versendet werden. Experimentieren Sie mit verschiedenen Betreffzeilen, Inhalten und Versandzeiten, um die Engagement-Raten zu verbessern.
4. Aktuelle Informationen nutzen:
Aktualisieren Sie die Kontakte in Ihrer Liste sofort, wenn Sie erfahren, dass Autoren ihre Position oder Publikation gewechselt haben. Die Medienbranche ist dynamisch, und Journalisten sowie Blogger wechseln häufig ihre Positionen oder Fachgebiete. Es ist entscheidend, dass Sie Ihre Liste entsprechend aktualisieren. Dies erfordert eine kontinuierliche Überwachung von Branchennachrichten, sozialen Medien und anderen relevanten Quellen.
Sobald Sie erfahren, dass ein Kontakt seine Position oder sein Fachgebiet gewechselt hat, aktualisieren Sie die Informationen in Ihrer Liste. Dies stellt sicher, dass Ihre Pitches relevant und zielgerichtet bleiben. Gleichzeitig ist es eine Gelegenheit, Ihre Beziehung zu diesen Kontakten zu festigen, indem Sie beispielsweise auf ihre berufliche Veränderung reagieren und Interesse zeigen.
5. Eigene Pressekontakte Datenbank aufbauen:
Dieser Tipp ist uns ein besonderes Anliegen. Denn tagtäglich werden wie von Pressetexten zugemüllt. Diese landen alle im Papierkorb und wenn es uns zu bunt ist kontaktieren wir den Versender das ungefragte verschicken von Meldungen zu unterlassen. Für uns ist es wichtig, dass wir nur Inhalte bekommen wollen, die wir wollen. Alles andere wirkt gegenteilig.
Also statt fertige Listen zu kaufen, ist es effektiver, eine eigene Datenbank zu erstellen. Dies garantiert relevantere und wertvollere Kontakte. Das Erstellen einer eigenen PR-Datenbank ist eine langfristige Investition in die Qualität Ihrer Kontakte. Anstatt fertige Listen zu kaufen, die oft veraltet oder irrelevant sind, sollten Sie Ihre eigene Liste mit sorgfältig recherchierten und validierten Kontakten aufbauen.
Diese Herangehensweise ermöglicht es Ihnen, eine persönlichere Beziehung zu den Medienvertretern aufzubauen und sicherzustellen, dass jeder Kontakt für Ihre spezifischen Bedürfnisse und Ziele relevant ist. Der Aufbau einer eigenen Datenbank erfordert zwar mehr Zeit und Anstrengung, aber die Qualität und Relevanz der Kontakte, die Sie dadurch gewinnen, sind wesentlich höher.
Durch die Anwendung dieser detaillierten Methoden stellen Sie sicher, dass Ihre PR-Kontaktliste nicht nur aktuell, sondern auch effektiv und zielgerichtet bleibt, was letztendlich zu erfolgreicheren PR-Kampagnen führt.
Wem das ganze zuviel Arbeit ist, der kann auch auf entsprechende Dienstleister wie PR- und Kommunikationsagenturen zurrückgreifen.