Laut aktuellen Marktforschungszahlen ist ein Großteil der kleinen und mittleren Unternehmen nach eigenen Angaben datenrechtlich gut aufgestellt. Sei es die Anpassung der eigenen Datenschutzerklärung, der Nutzung einer Technologie für die eigene Unternehmenswebseite oder die Beschäftigung eines Datenschutzbeauftragten, vielen KMU ist sicherlich immer noch nicht bewusst was für Pflichten sie eigentlich leisten müssen. Aber das müssen sie nicht alleine, denn Hilfe von außen ist meist nicht teuer und dazu noch kompetent. Nicht wenige Unternehmer setzen schon jetzt auf die flexible Möglichkeit einen externen Dienstleister mit den Fragen rund um den Datenschutz (u.a. auch die Stellung eines Datenschutzbeauftragten) zu beauftragen. Tendenz steigend.
Nicht erst seit der Einführung der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) im Mai 2018 sollte ein Unternehmen das Thema Datenschutz und Verarbeitung von personenbezogenen Daten in seine Geschäftsprozesse integriert haben. Das fängt nicht bei der Unternehmenswebseite an und hört auch nicht bei der Verarbeitung von Daten der Mitarbeiter auf. Das Thema ist vielfältig und eine nichtbeachten könnte hohe monetäre Strafen nach sich ziehen. So ist vielen Unternehmen nicht klar, ob sie jetzt einen Datenschutzbeauftragten stellen müssen oder nicht. Denn die DSGVO sieht vor, einen Datenschutzbeauftragten zu bestellen, wenn im Unternehmen eine risikoreiche Datenverarbeitung erfolgt. Aber was ist mit KMU? Müssen die keinen Datenschutzbeauftragten stellen? Nicht oder? Das kann ein Trugschluss sein. Auch KMU müssen einen Datenschutzbeauftragten stellen, wenn unter anderem laut § 38 Abs. 1 Satz 1 des Bundesdatenschutzgesetzes (Stand Mai 2018) mindestens 20 Personen ständig mit der automatisierten Verarbeitung personenbezogener Daten beschäftigt sind. Aber auch andere Faktoren können dort reinspielen.
Datenschutz ist ein schwieriges und breites Feld, in das nicht alle Unternehmen Zeit haben so tief einzutauchen, um dann alles richtig zu machen. Gut das es externe Dienstleister gibt, die die Unternehmen dabei unterstützen. Es gibt zahlreiche Anbieter die verschiedene Online-Services anbieten, wie die lexact GmbH aus Siebeldingen, die beispielsweise ein kostenpflichtiges Tool den Unternehmen zur Verfügung stellt mit dem sich diese ihre Datenschutzkonformität per Klick „zusammenstellen“ können. LEXACT ermöglicht nach eigenen Angaben mittels eines softwaregestützten, automatisierten Fragenprozesses den Weg durch den „Datenschutzdschungel“. Die Software erstellt Anhand der Angaben und Antworten auf die Fragen automatisiert eine Datenschutzdokumentation, zur weiteren Verwendung im Unternehmen. Zudem könne ein Datenschutzbeauftragter „zugebucht“ werden erklärt das Unternehmen auf seiner Webseite. Das Unternehmen unterfüttert sein Angebot nach eigenen Angaben durch Gesetztestexte, aktuelle Urteile und Kommentierungen rund um das Thema Datenschutz sowie durch einen monatlichen Infobrief.
Hier lohnt ein vergleichender Blick.
