Wenig aussagekräftige E-Mail-Betreffs oder »Antwort an alle«-Nachrichten kosten viel Zeit und bares Geld. Fraunhofer UMSICHT hat ein Add-In für Microsoft Outlook® entwickelt, das die E-Mail-Kommunikation im Unternehmen dauerhaft verbessert. Die Software MailScout unterstützt künftig 90 000 interne und externe Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter des Softwareherstellers SAP beim Verfassen informativer Mails. Das Ergebnis: weniger elektronische Nachrichten mit höherer Qualität.
Die meisten Unternehmen besitzen einen E-Mail-Knigge. Er besagt u. a. wie Textnachrichten inhaltlich gestaltet sein sollten, was einen gut formulierten Betreff auszeichnet und worauf bei der Auswahl der Empfänger zu achten ist. An zum Bersten vollen virtuellen Postkästen ändert dies oft nichts. Die Software MailScout ist für Unternehmen gedacht, die E-Mail-Richtlinien effektiv und nachhaltig in ihrer Organisation verankern möchten. Fraunhofer UMSICHT hat das Programm für die individuellen Bedürfnisse und die geltenden E-Mail-Richtlinien des Unternehmens SAP konfiguriert. Cornelius Clauser, Head of Productivity Consulting Group bei SAP über die Gründe für die Nutzung des Add-Ins: »MailScout hilft uns dabei, den Umgang mit E-Mails zu verbessern. Statt des erhobenen Zeigefingers und Ermahnungen können wir jetzt konstruktive Hilfe im jeweiligen Kontext anbieten, was uns enorm bei der Umsetzung unserer E-Mail Richtlinien zu Gute kommt.«
Spielerisch E-Mail-Effizienz erlernen und beibehalten
MailScout setzt direkt beim Absender von E-Mails an. Eingebettet in Microsoft Outlook®, weist die Software den Schreiber durch eine Informationsleiste im E-Mail-Editor auf die Länge der Nachricht sowie der Anhänge hin. »Eine lange Mail will auch gelesen werden. Dies wiederum kostet Zeit und Aufmerksamkeit. MailScout rechnet die Länge von Mails in Lesezeit um und gibt, angelehnt an die Ampelfarben, farbliche Signale zur Lesedauer«, erklärt Dipl.-Phys. Thorsten Wack, Leiter Informationstechnik bei Fraunhofer UMSICHT. Zusätzlich meldet die Software, wenn viele Kontakte im Adress- oder im Cc-Feld eingepflegt sind. »Häufig werden E-Mails leichtfertig weitergeleitet. Ohne lang zu überlegen, bittet man mehrere Kollegen mit einer Mail um Kenntnisnahme, die erst die gesamte Nachricht lesen müssen, um zu erkennen, ob und inwieweit die Mail sie betrifft.«
Individuelle Definition von E-Mail-Richtlinien
MailScout sensibilisiert den Verfasser nur, er wird weder zum Kürzen seiner Mail noch zum Streichen von Empfängern gezwungen. Gleichzeitig erhält er je nach Unternehmen individuell festgelegte Empfehlungen zur Optimierung der E-Mail, die ihn animieren, die gewünschten Richtlinien einzuhalten. So können die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter direkt beim Schreiben der elektronischen Nachrichten den richtigen Umgang mit E-Mails lernen. Extra Schulungen, die das Eintrichtern von E-Mail-Richtlinien zum Ziel haben, werden durch MailScout hinfällig. »Wie die Regeln aussehen bzw. wie im Unternehmen kommuniziert werden soll, bestimmt der Kunde selbst. Die Software kann flexibel und individuell konfiguriert werden«, sagt Wack.
74 Prozent der SAP-Pilotuser befürworten MailScout
MailScout wird über drei Quartale bei SAP eingeführt. Ein entscheidender Faktor ist das Mitarbeiterfeedback in jeder der Phasen, da es beim weiteren Rollout berücksichtigt wird. In der aktuellen ersten Phase konnten Nutzer das Tool freiwillig installieren. 69 Prozent der Pilotuser sagten aus, dass sie die MailScout-Empfehlungen zur E-Mail-Optimierung regelmäßig befolgen; 74 Prozent der Pilotuser wollten MailScout auch nach der Pilotierung weiter nutzen. Die hohe Nutzerakzeptanz der Anwendung hat dazu geführt, dass die Entscheidung für den globalen Rollout im Unternehmen gefallen ist. In der letzten Phase, die voraussichtlich Ende des Jahres abgeschlossen ist, wird das Tool auf allen Rechnern der 90 000 Microsoft Outlook® User bei SAP zur Verfügung stehen.
