Als es noch keine Cloud gab, mussten für die gemeinsame Nutzung von Dateien Anwendungen des Dateiübertragungsprotokolls verwendet oder die Dateien auf einen Datenträger kopiert und dann per Post oder zu Fuß an einen Kollegen geschickt werden (liebevoll „Sneakernet“ genannt). Auch E-Mails konnten verschickt werden (und viele Menschen nutzen immer noch E-Mails als Hauptoption für die gemeinsame Nutzung von Dateien), aber Größenbeschränkungen für Anhänge und Sicherheitsbedenken hielten von dieser Praxis ab.

Die heutige Welt der Dateifreigabe bietet nahezu unbegrenzte Möglichkeiten. Giganten wie Dropbox, Box, Google, Microsoft und Apple, aber auch kleinere Unternehmen wie MediaFire und Tresorit bieten Online-Cloud-Speicheroptionen an, die die gemeinsame Nutzung von Dateien, die Synchronisierung mit mehreren Geräten und Funktionen zur Zusammenarbeit umfassen. Sobald Sie eine Datei auf einen dieser Dienste hochgeladen haben, ist die gemeinsame Nutzung von Dateien so einfach wie das Klicken auf die Schaltfläche „Teilen“ und das anschließende Versenden des Links an einen Kollegen per E-Mail. Die meisten bieten zwar Desktop- und mobile Anwendungen an, aber die Benutzer können Dateien auch über einen Webbrowser hochladen, speichern, synchronisieren und freigeben.

Box

Es ist fast unmöglich, über Box zu sprechen, ohne Dropbox zu erwähnen (und umgekehrt), da die beiden häufig gegeneinander ausgespielt werden. Box ist seit jeher auf Unternehmen und Firmen ausgerichtet, während Dropbox früher vor allem auf Privatkunden und KMUs ausgerichtet war. Beide Dienste bieten jetzt jedoch Funktionen für die Zusammenarbeit in Unternehmen und die Verwaltung von Cloud-Inhalten über Integrationen mit Google Workspace, Microsoft 365/Office 365 und vielen anderen sowie Sicherheits- und Verwaltungsoptionen auf Unternehmensniveau.

Es gibt ein kostenloses Angebot für Privatpersonen, mit dem Sie den Dienst ausprobieren können. Es bietet 10 GB Speicherplatz, ein Upload-Limit von 250 MB und die Möglichkeit, diese Dateien mit eingeschränkten Berechtigungen zu teilen. Die Größenbeschränkung für das Hochladen von Dateien ist etwas streng, wenn Sie versuchen, Videodateien freizugeben, aber das Speicherlimit von 10 GB ist immer noch ziemlich großzügig. Außerdem bieten alle Business-Tarife von Box eine 14-tägige kostenlose Testphase.

Citrix ShareFile

ShareFile, das 2011 von Citrix übernommen wurde, erstellt eine benutzerdefinierte Dateifreigabeseite für Ihr Unternehmen, damit Sie Dateien einfach mit Kunden, Partnern, Mitarbeitern und anderen Personen austauschen können. Ihr Steuerberater könnte ShareFile zum Beispiel nutzen, um Steuerdokumente sicher mit Ihnen zu teilen. Der Dienst bietet eine Vielzahl überzeugender Funktionen und Tools für Geschäftsanwender, darunter Workflow-Management, Dokumentenzusammenarbeit, elektronische Signaturen und die Integration mit Outlook und Google Mail.

Auch die Sicherheit ist solide, mit Verschlüsselung auf Unternehmensniveau und anpassbaren Berechtigungseinstellungen. Das ShareFile-Dashboard macht es einfach, neue Benutzer hinzuzufügen und zwischen persönlichen und gemeinsamen Ordnern zu wechseln. Voll funktionsfähige Apps sind für Android, iOS, macOS und Windows verfügbar. Es gibt keinen kostenlosen Plan, aber Sie können die Premium-Version 30 Tage lang kostenlos testen, ohne eine Kreditkartennummer eingeben zu müssen. Das Unternehmen bietet auch einen virtuellen Datenraum für 5 Mitarbeiternutzer an, der erweiterte Sicherheit, Freigabe und Kontrolle für sensible Daten bietet.

Dropbox

Wie bereits erwähnt, sind Dropbox und Box große Player auf dem Unternehmensmarkt. Sie bieten Sicherheits- und Verwaltungsfunktionen auf Unternehmensebene sowie ein gesundes Ökosystem integrierter Drittanbieter-Apps, die die Dienste noch robuster machen. Beide haben sich kontinuierlich weiterentwickelt und verbessert, so dass sie für die meisten Unternehmen eine hervorragende Option darstellen.

In den letzten Jahren hat Dropbox weitere Funktionen zur Steigerung der Produktivität und Zusammenarbeit hinzugefügt, z. B. die Möglichkeit, Microsoft Office- oder Google Docs/Sheets/Slides-Dateien aus Dropbox heraus zu erstellen, und eine neue Shared Spaces-Schnittstelle für die Zusammenarbeit im Team.

Sicherheit bei Shared Drives

Wir müssen jedoch kurz einschneiden, die Verwendung von Shared Drives ist ja schön und gut, doch wie steht es um den sicheren Umgang mit diesen?

Heutzutage bieten Verknüpfungspunkte von Daten, eben genau wie Shared Drives ein großes Ziel für Hacker da, wenn das System erst einmal erkannt wurde, wird es zu einer riesigen Zielscheibe. Dagegen hilft zum Beispiel ein VPN, wodurch die Verbindung zum lokalen Server verschleiert wird, sodass der genannt Verknüpfungspunkt nicht spezifisch angegriffen werden kann. Prüfen Sie TotalAV – eine der empfohlenen Antiviren-Software. TotalAV hilft nicht nur für Shared Drives, sondern auch bei vielen anderen Dingen. Jedes Unternehmen sollte sich zumindest kurz mit der Thematik der VPNs auseinandergesetzt haben.

Google Drive

Wenn Sie bereits in das Google-Ökosystem investiert haben, ist Google Drive ein absolutes Muss, da es mit den Produktivitätsanwendungen von Google, wie Google Text & Tabellen, integriert ist. Auch wenn Sie keine anderen Google-Dienste nutzen, ist Google Drive eine Überlegung wert, denn es bietet Nutzern 15 GB kostenlosen Speicherplatz (gemeinsam mit anderen Google-Diensten). Auch die Tarife sind wettbewerbsfähig – 200 GB kosten für Privatpersonen nur 30 US-Dollar pro Jahr.

Mit dem Desktop-Client für die Datensicherung und -synchronisierung können Sie auswählen, welche Ordner Ihres Windows- oder macOS-Computers kontinuierlich mit Google Drive synchronisiert werden sollen – Sie müssen die Dateien nicht wie bei anderen Diensten in einem bestimmten Ordner speichern. Berechtigungen für freigegebene Dateien können kompliziert sein – wir haben schon oft einen Link mit Kollegen geteilt, um dann eine Antwort zu erhalten, dass sie nicht auf die Datei zugreifen können. Sobald Sie jedoch auf eine Datei zugreifen können, ist die Zusammenarbeit an Dokumenten in Echtzeit über die anderen Produktivitätsanwendungen von Google so gut wie möglich.