Signatur: Die neue Art, zu Unterschreiben

Eine Neuerung, die erst noch akzeptiert werden muss: Biometrische Signaturverfahren sind noch nicht großflächig etabliert. Allerdings verspricht der Einsatz moderner elektronischer Signaturverfahren, Medienbrüche zwischen Papier und digitaler Welt zu vermeiden, Geschäftsprozesse zu beschleunigen und – denn Zeit ist Geld – Kosten zu sparen. So kann der alltägliche Kundenverkehr effizient modernisiert werden.

Biometrische Signaturverfahren sind im Sparkassenbereich etabliert

Durch den Einsatz der fortgeschrittenen elektronischen Signatur in formfreien Geschäftsvorfällen lassen sich heute in allen Branchen Medienbrüche zwischen Papier und digitaler Welt vermeiden, Geschäftsprozesse beschleunigen und damit deutlich Kosten sparen. Dies gilt auch im Sparkassensektor. Dort hat sich seit mehreren Jahren die Technologie der biometrischen Signaturen etabliert. Dieses Verfahren erfüllt alle Merkmale einer rechtskräftigen elektronischen Unterschrift im Sinne des deutschen Signaturgesetzes. Die rechtliche Qualität der fortgeschrittenen Signatur wird heute von den meisten Finanzdienstleistern und Versicherern als ausreichend betrachtet und folglich täglich angewendet.

Über 85 Prozent aller Vereinbarungen im Sparkassenumfeld sind so genannte formfreie Vereinbarungen, wie zum Beispiel Bestellungen, Kaufverträge, Kontoeröffnungsanträge, Versicherungsanträge oder Empfangsbestätigungen. Sie unterliegen keiner gesetzlichen Schriftform, das heißt, eine rechtliche Vorschrift gemäß §126 BGB besteht hierfür nicht. Meist wird jedoch im Geschäftsleben die freiwillige Schriftform vereinbart. §127 Absatz 3 BGB (vereinbarte Form) erlaubt in diesen mehrheitlichen Fällen ausdrücklich auch den Einsatz anderer elektronischer Signaturen als die in §126a genannte "qualifizierte elektronische Signatur".

Im alltäglichen Kundenverkehr einer Bank haben Stift- und Pen-Pad-basierte Verfahren den Vorteil, dass der Kunde selbst keine elektronische Signaturkarte benötigt und die Sparkasse eingeführte Vordruck-basierte Verfahren beibehalten kann. Wird ein Vordruck am Schalter ausgefüllt, erhält der Kunde ein unterschriebenes Original ausgehändigt; im selben Moment verfügt die Sparkasse über eine unterzeichnete elektronische Version, die sie sofort und ohne Medienbruch in ihren internen Workflowsystemen weiterverarbeiten kann.

Verfahren ist 100%ig beweissicher

Der Unterzeichner unterschreibt dabei auf dem Pen-Pad und eine Signatur-Software sorgt bei der Erfassung und Digitalisierung der Unterschrift dafür, dass neben den visuellen, statischen Eigenschaften zusätzlich die individuelle Schreibcharakteristik verschlüsselt in das Dokument eingebunden wird. Schreibgeschwindigkeit, Anzahl der Absatzpunkte, Schriftweite Schriftgröße etc. sind solche dynamischen, biometrischen Merkmale, anhand derer der Unterzeichner authentifiziert werden kann. Eine Manipulation nach Einfügen der Unterschrift wird sofort erkannt – das unterschriebene Dokument ist daher sicher vor Missbrauch geschützt. Unabhängige, vor Gericht zugelassene Schriftsachverständigen-Gutachten bescheinigen, dass die detaillierte graphische und forensische Analyse der solchermaßen digitalisierten Unterschrift in vollem Maße der handschriftlichen Unterschrift entspricht und damit als 100 % beweissicher gelten kann.

Landessparkasse zu Oldenburg verkürzt Prozessschritte von 14 auf vier

In einem aktuellen Projekt gemeinsam mit Wincor Nixdorf nutzt die Landessparkasse zu Oldenburg die handgeschriebene elektronische Unterschrift des Herstellers signotec zur Vereinfachung ihrer Prozesse. Auf dem Unterschriften-Pad gibt der Kunde am Schalter oder im Beratungsgespräch seine Signatur ein, die dann in das jeweilige elektronische Dokumente eingebettet wird und innerhalb der bankinternen Front- und Backoffice-Prozesse anschließend weiterverwendet werden kann. Formulare sowie die automatische Ermittlung von Indexdaten erlauben die durchgängige Abbildung von Archivierungsprozessen. Einzelne Prozessschritte konnte die LZO dadurch von ehemals 14 auf vier verkürzen und gleichzeitig Kosten beispielsweise für den Druck oder Transport von Dokumenten reduzieren.

Etwas längere Erfahrung mit der elektronischen Unterschrift hat die Kyffhäusersparkasse. Nach drei Jahren des praktischen Einsatzes spart das Institut 50% aller papierhaften Vorgänge im Kassen- und Beratungsgeschäft durch die neue Technologie ein. Um trotz der Größe ihres Einzugsgebietes Kundennähe und hohe Präsenz zu gewährleisten, unterhält die Kyffhäusersparkasse neben ihren 13 Filialen auch eine fahrbare Geschäftsstelle. Diese steuert jede Woche nach einem festen Plan verschiedene Städte im Landkreis an und sorgt so für einen noch besseren Service vor Ort. Dabei sind auch Unterschriften-Pads im Einsatz, so dass die Kunden ihre Bankgeschäfte heute fast ausschließlich elektronisch signieren. Bis zu acht Arbeitsstunden und zwischen 350 und 1000 papierhafte Archivierungsvorgänge werden dadurch täglich eingespart.

Elektronische Signatur in vier Ausprägungen

Das Signaturgesetz unterscheidet vier Arten der elektronischen Signatur: Die einfache elektronische Signatur verknüpft elektronische Daten logisch miteinander. Sie erfüllt keine besonderen Sicherheitsanforderungen und eignet sie sich nur für formfreie Verträge. Deutlich sicherer sind fortgeschrittene elektronische Signaturen, die ausschließlich dem Signaturschlüssel-Inhaber zugeordnet werden. Dadurch ist die Authentifizierung des Zertifikatsinhabers gewährleistet und die Integrität der Daten überprüfbar. Die qualifizierte elektronische Signatur basiert auf einem mathematisch kryptographischen Verfahren, bei dem grundsätzlich zwei unterschiedliche Signaturschlüssel zum Einsatz kommen, die einerseits für die Bildung, andererseits für die Prüfung der Signatur verantwortlich sind. Dabei muss ein Schlüsselpaar einander eindeutig zuordenbar sein. Die zusätzliche Sicherstellung der Authentizität der öffentlichen Schlüssel bedarf des qualifizierten Zertifikates eines Zertifizierungsdiensteanbieters (Trust Center), welcher die Zuordnung einer Person zu einem öffentlichen Schlüssel bestätigt. Bei der qualifizierten elektronischen Signatur mit Anbieter-Akkreditierung schließlich garantiert das Trust Center darüber hinaus eine nachgewiesene organisatorische und technische Sicherheit durch ein Gütesiegel.