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Die richtigen Kollaborations-Werkzeuge entscheiden über die Effizienz im Home Office

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VNC, führender Entwickler von Open-Source-basierten Unternehmensanwendungen, benennt drei grundlegende Voraussetzungen für effiziente virtuelle Kollaboration.

Bis Anfang des Jahres war der Heimarbeitsplatz für viele Unternehmen und Vorgesetzte noch suspekt, weil schwer kontrollierbar. Die reine physische Präsenz galt vielen immer noch wichtiger als Leistung, Produktivität und Effizienz. Doch in der Zwischenzeit haben sich diese Vorbehalte gewandelt und praktisch ins Gegenteil verkehrt. Die Erfahrungen zeigen, dass Home Office nicht nur ein probates Mittel ist, um Krisensituationen zu bewältigen, sondern dass sich damit auch viele Vorteile für den normalen Geschäftsbetrieb realisieren lassen. Dazu zählen vor allem der geringere Bedarf an teuren Büroräumen, der Wegfall zeitraubender Anfahrtswege und größere Freiheiten für eine gesunde Work-Life-Balance. 

Deshalb gehen viele Experten davon aus, dass das Home Office in vielen Berufen und Branchen zum selbstverständlichen Element im Arbeitsplatz-Mix der Zukunft gehören wird. Eine elementare Voraussetzung dafür ist die technische Ausstattung: Dazu gehört unter anderem die richtige Kollaborations-Software für die Zusammenarbeit im Team, in der Abteilung, im Unternehmen und mit Partnern und Kunden. Die drei wichtigsten Voraussetzungen für das Gelingen virtueller Kommunikation und Kollaboration sind:

Universalität: Die für die Mitarbeiter bereitgestellten Tools für digitale Kommunikation und Kollaboration müssen alle relevanten Kanäle und Geräteformate berücksichtigen und abdecken. Dazu zählen Messenger, Chats, Audio und Video, E-Mail und die Freigabe von Dateien. So kann für die gerade anstehende Aufgabe das für alle Beteiligten optimale Format gewählt werden

Integration: Die gewählten Produkt- und Lösungsumfänge dürfen dabei nicht in Silos gefangen sein. So werden Medien- und Kommunikationsbrüche verhindert. Die Integration aller Teilfunktionen sowie eine einheitliche Benutzungslogik und Bedienoberfläche steigert Akzeptanz und Nutzungshäufigkeit und wirken sich so positiv auf die Arbeitseffizienz aller Mitarbeiter aus.

Sicherheit: Zu Recht ist die Sicherheit digitaler Kommunikationswege in den Blick der Öffentlichkeit gerückt. Datenlecks, Datenweitergabe oder Datennutzung für eigene Zwecke sind nicht zuletzt unter DSGVO- und Compliance-Aspekten inakzeptabel. Deshalb muss der Datensicherheit höchste Priorität gegeben werden.

Die spontane Begegnung mit Kollegen am Kaffeeautomat ist die wohl einzige analoge Arbeitsplatzsituation, die nicht durch Home Office ersetzt werden kann. Für alle anderen sind gut und sicher ausgestattete Heimarbeitsplätze eine praktikable Alternative und sinnvolle Ergänzung zu herkömmlichen Präsenzkonzepten.

„Nach dem Siegeszug des mobilen Arbeitsplatzes erleben wir gerade den Durchbruch für das Home Office“, erklärt Andrea Wörrlein, Geschäftsführerin von VNC in Berlin und Verwaltungsrätin der VNC AG in Zug. „Clevere Unternehmen erkennen die darin liegenden Chancen und schaffen die Voraussetzungen für Arbeitsplatzkonzepte, die sowohl Effizienz und Geschwindigkeit ihrer Workflows steigern als auch die Zufriedenheit ihrer Mitarbeiter erhöhen."

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