Versteckte Funktionen im Adobe Reader nutzen

Der Einsatz sogenannter Shared Service Center wird besonders bei großen Unternehmen immer beliebter. Durch Zusammenfassen gleichartiger Abläufe aus verschiedenen Unternehmensbereichen sollen diese Zentren den Ressourceneinsatz optimieren, sowie zu einer erheblichen Kosteneinsparung im Personalwesen beitragen. Allerdings verhindern vielerorts Medienbrüche die volle Wirkungsentfaltung. Der Adobe Reader bietet hier einige versteckte Funktionen, die zur Optimierung der Prozessabläufe beitragen können.

Viele große Unternehmen haben in den letzten Jahren mit der Gründung von Shared Service Centern versucht, ihre Kosten im Personalwesen zu reduzieren und den Ressourceneinsatz zu optimieren. Diese Zentren bündeln innerhalb des Konzerns gleiche Prozesse und Servicebereiche aus mehreren Unternehmensteilen oder
-standorten. Doch häufig hemmen immer noch Medienbrüche den Arbeitsfluss und verursachen zusätzliche Kosten.

Nach einer aktuellen Studie der Management- und Technologieberatung Bearingpoint, die auf einer Umfrage unter 500 Entscheidungsträgern im deutschsprachigen Raum beruht, rechnen die meisten Unternehmen durch die Einführung eines Shared Service Centers (SSC) „mit einer Kostensenkung von 20 bis 30 Prozent durch die Harmonisierung, Standardisierung und Automatisierung der Prozesse“.

Zu den wichtigsten Faktoren für die Schaffung eines SSC zählen danach Qualitätsverbesserungen und Transparenzerhöhung durch gebündeltes Know-how sowie die Skalierbarkeit der Prozesse. Finanzbuchhaltungsaufgaben – so die Studie – eignen sich am besten für ein Shared Service Center. Fast die Hälfte der Befragten kann sich aber auch im Personalmanagement eine weitere Zentralisierung vorstellen, Typischerweise lagern die Unternehmen meist solche Aufgaben intern aus, die sich ständig wiederholen und gut standardisierbar sind.

Medienbrüche beseitigen

Doch alleine mit der Einrichtung eines Shared Service Centers werden noch längst nicht alle Potenziale zur Prozessoptimierung im Personalwesen erschlossen. Denn der administrative Aufwand in den Abteilungen für Human Ressources (HR) – von der Bearbeitung von Urlaubsanträgen über Datenänderungen bei Anschriften und Krankenkassenzugehörigkeit bis zur Verwaltung von mehreren tausend Bewerbungen im Jahr – hat erhebliche Ausmaße angenommen und ist kostenintensiv. Vielfach sind bisher nur Teilprozesse automatisiert und es bleibt immer noch ein hoher manueller Aufwand.

Werden dagegen auch die Prozessdokumente vereinheitlicht und die dokumentenbasierten Abläufe flexibler gestaltet, können – so die Erfahrungen aus mehreren von Adobe realisierten Projekten in Deutschland – in den Personalabteilungen zusätzliche freie Kapazitäten in einer Größenordnung von bis zu 22 Prozent geschaffen werden. Denn gerade HR-Prozesse haben in aller Regel einen hohen Dokumentenanteil und betreffen viele – wenn nicht sogar alle – Mitarbeiter im Unternehmen gleichzeitig, sie sind also hochvolumig. Aus Sicherheitsgründen, da meist sensible Personaldaten verarbeitet werden müssen, erfolgt die Verwaltung im Backend-System – z.B. in SAP-HR. Hier existiert häufig ein Engpass, wenn es zum Beispiel um die Erstellung neuer oder die Veränderung vorhandener Formulare geht.

Personalprozesse betreffen aber nicht nur Mitarbeiter im eigenen Unternehmen mit und ohne Zugang zu den IT-Systemen. Vielfach sind auch externe Partner eingebunden, etwa Krankenkassen, die Bundesagentur für Arbeit oder Personaldienstleister. Hier findet die Kommunikation häufig immer noch auf dem Papierweg statt, was einen weiteren Flaschenhals darstellt. Denn dieser Medienbruch macht oft die manuelle Neueingabe bereits erfasster Daten erforderlich. Im Falle von Unternehmenskäufen oder -zusammenschlüssen verschärfen sich die Probleme in der Regel noch einmal, da die HR-Verfahren oftmals sehr unterschiedlich sind und nur mit großer Mühe schnell vereinheitlicht werden können.

Intelligente Dokumente

Basis für ein intelligentes Dokument ist das plattformunabhängige Adobe Portable Document Format (PDF), das vor mehr als 15 Jahren entwickelt und heute weltweit den De-facto-Standard für den sicheren und zuverlässigen Austausch elektronischer Daten darstellt. Viele Unternehmen nutzen zwar heute bereits PDF-Dokumente, aber meist nur als reinen Papierersatz. Doch der Clou sind eigentlich die intelligenten Eigenschaften dieses Formats wie die Dateneinbettung, die Formularfunktion, die gesteuerte Zugriffskontrolle und vor allem vielfältige Sicherheitsfunktionen.

Insbesondere im HR-Bereich, wo auch in 100%-ig elektronischen Prozessen Anforderungen wie Sicherheit, Nachvollziehbarkeit, Kontrolle oder Archivierbarkeit Voraussetzung für den Einsatz sind, werden diese von den PDF-Dokumenten erfüllt. Damit lassen sich auch die durchaus positiven Eigenschaften von Papier-Schriftstücken wie hohe Akzeptanz, gute Lesbarkeit oder einfache Nutzung durch jedermann mit den Vorzügen eines elektronischen Workflows mit Hilfe von prozessfähigen PDFs optimal verbinden.

Das beginnt bei der bequemen Erstellung auch komplexer Formulare mit Anbindung an das Backend-System, geht weiter über die Automatisierbarkeit sämtlicher Vorgänge bis hin zur bequemen, weltweiten Nutzung der Dokumente an jedem PC mit Hilfe des Adobe Readers, der heute auf über 90 Prozent der Computer installiert ist und mit dem nahezu jeder Anwender umgehen kann. Der Adobe Reader verfügt dazu über einige versteckte Funktionen, die im Normalfall nicht oder nur selten genutzt werden und sich über ein entsprechendes intelligentes Dokument aktivieren lassen. Dazu zählen die Möglichkeit zum Abspeichern von eingegebenen Daten und zum Aufbringen von Kommentaren, das Anfügen von Anhängen, das digitale Signieren und ein dynamischer Barcode.

Während es sich bei den reinen Papierabbildern im Portable Document Format um „flache“ Dokumente handelt, die lediglich Texte, Daten, Zahlen oder Formularfelder anzeigen, steckt bei den modernen PDF-Formularen die Intelligenz im Dokument selbst. Hier werden die nicht sichtbaren Prozessanforderungen hinterlegt und so direkt zu einem Teil der Datei. Als Schnittstelle zum Backend-System dienen strukturierte Dateien auf der Basis von XML (eXtensible Markup Language).

Diese Formulare können sich selbst erklären und direkt beim Ausfüllen Hilfestellungen anbieten. Die Durchführung von Plausibilitätskontrollen in Echtzeit verhindert, dass die mit den Formularen abgeschickten Daten – im Unterschied zu den Vorgängern aus Papier – keine oder kaum noch Fehleingaben enthalten und ohne weiteren Medienbruch direkt in das IT-System einfließen können. Fehler werden so bereits bei der Erfassung vermieden und müssen nicht erst kostenintensiv in den nachgelagerten Systemen korrigiert werden.

Elektronischer Workflow

Mit Hilfe von Adobe LiveCycle, der interaktiven Lösung zur Prozessverwaltung, lässt sich die Erfassung, Verarbeitung und Archivierung von Informationen in Unternehmen deutlich vereinfachen. Die Adobe LiveCycle-Komponenten können softwaretechnisch wie eine Sammlung von Services betrachtet werden, die sich beliebig kombinieren und nutzen lassen. Etwa zur Prozessautomatisierung, zur Erstellung elektronischer Formulare, zur Steuerung von Geschäfts- und Verwaltungsprozessen, zur Informationssicherung und zum Generieren von Dokumenten.

Um ein interaktives Formular zu erstellen, kann der Sachbearbeiter in der Personalabteilung oder im Shared Service Center mit dem grafischen Autorenwerkzeug „Adobe LiveCycle Designer“ einfach die benötigten Eingabefelder – je nach dem für Texte oder Zahlen auf eine Vorlage ziehen. Standardelemente wie Formularköpfe, Unterschriftsfelder und Barcodes sind in einer Bibliothek abgelegt und können ebenfalls per Drag und Drop ins Formular übernommen werden. Beim Ablegen der Objekte auf der Seite wird im Hintergrund der dazugehörige XML-Code automatisch erzeugt und es findet eine Verknüpfung der Formularfelder mit den dazugehörigen Strukturelementen des IT-Systems statt.

Durch die Einbindung der Business-Logik, von Sicherheitstechnologien, elektronischen Unterschriften und anderen Funktionalitäten lassen sich mit Hilfe solcher dynamischen PDF-Dokumente bisher papierbasierte Geschäftsprozesse durch einen elektronischen Workflow ersetzen. Und zwar direkt in der zuständigen Fachabteilung, die dadurch nicht mehr länger auf den „Flaschenhals IT-Abteilung“ warten muss. Der mit der Einrichtung eines Shared Service Centers verbundene Zentralisierungsansatz lässt sich so wirkungsvoll unterstützen und dessen mögliche Potenziale können voll genutzt werden.

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