Elektronische Rechnungen bleiben ein heißes Thema in der Wirtschaft, denn den meisten Unternehmen ist inzwischen klar geworden, dass durch den elektronischen Versand beachtliche Kosten gespart werden können. Auf Empfängerseite ist vor allem der Einsatz strukturierter Standardformate interessant, da hierbei die teure und fehleranfällige manuelle Erfassung entfällt. Somit kann ein automatisierter Workflow erreicht werden, bei dem der Sachbearbeiter nur noch in Ausnahmefällen eingreifen muss.
Der strukturierte Datenaustausch für Rechnungen ist dabei nichts Neues. Vor allem in der Konsumgüterbranche ist er seit Jahren eine feste Größe. Heute finden elektronische Rechnungen aber ein breiteres Anwendungsfeld, sowohl für Rechnungen an Privatkunden, für die keine Signatur benötigt werden, als auch im B2B-Bereich, in dem man vor allem kleine und mittlere Unternehmen in den elektronischen Kreislauf einbeziehen will. Lösungswege sind hier WebEDI oder Dienstleister, die die Konvertierung der Daten sowie die digitale Signatur übernehmen.
Auch bei den Einsatzgebieten elektronischer Rechnungen geht man neue Wege. Während in der Vergangenheit vor allem klassische Warenrechnungen im Fokus standen, werden jetzt auch Rechnungen von Dienstleistern (Wartung, Entsorgung, Tankkarten) und andere nicht-materialwirtschaftsbezogene Rechnungen (z. B. Energieversorgung) elektronisch abgewickelt. Bei den Großsunternehmen läuft bereits der Roll-out für solche Rechnungen, die einen erhebliche Teil des Volumens ausmachen. GS1 Germany bietet hier auf Basis des EANCOM®-Standards die entsprechenden Empfehlungen, welche Inhalte in solchen Rechnungen übertragen werden sollen.
Auch öffentliche Institutionen denken immer mehr über die Einsparpotenziale durch elektronische Rechnungen nach. So werden in Dänemark in der öffentlichen Beschaffung nur noch elektronische Rechnungen akzeptiert. Dies betrifft 18 Millionen Rechnungen von 440.000 Unternehmen, die jetzt in einem strukturierten Format auf Basis der GS1-Standards übertragen werden.
Bei vielen Unternehmen herrscht jedoch noch Unsicherheit wie elektronische Rechnungen rechtssicher zu übertragen sind, und welche technischen Möglichkeiten bei der Umsetzung gewählt werden sollen, um mit möglichst vielen Partnern Daten austauschen zu können. In Deutschland hat sich unter dem Dach des AWV (Arbeitgemeinschaft für wirtschaftliche Verwaltung) die Arbeitsgruppe „Elektronische Abrechnung“ formiert, in der die deutschen Spitzenverbände, unter anderem DIHK, BDI, VDA, BITKOM sowie GS1 Germany gemeinsam Hilfestellungen geben und offene Fragen im Dialog mit dem Finanzministerium klären. Ziel ist es, den elektronischen Rechnungsdatenaustausch auf breiter Front zu fördern. Erstes Ergebnis ist die Broschüre „Der elektronische Rechungsdatenaustausch – Ein Leitfaden für Unternehmen zur Einführung elektronischer Rechnungen“, der über den AWV und die beteiligten Verbände bezogen werden kann.
Immer wichtiger wird im Zusammenhang mit elektronischen Rechnungen auch das Thema der rechtskonformen Archivierung, die eigentlich schon -und das nicht nur für Rechnungen- seit 2002 Pflicht ist. Die Archivierung durch die beteiligten Partner ist Bestandteil eines jeden Rechnungsprojektes, kann aber auch, wie die Signaturerstellung und -prüfung, auf einen Dienstleister ausgelagert werden.
Auf europäischer Ebene sind die Unsicherheiten noch größer. Zwar hat die EU-Kommission mit der EU-Richtlinie zur Harmonisierung der Rechnungsstellung Ende 2001 einen gemeinsamen Rahmen geschaffen, aber die Umsetzung in nationales Recht schafft de facto in jedem Land wieder eigene Regelungen bezüglich Inhalt und Übertragung von Rechnungen.
Grundsätzlich gilt in Europa für Rechnungen das Ursprungslandprinzip; das heißt, dass die Gesetzgebung des Rechnungsstellers für die Erstellung der Rechnung relevant ist. Der Rechnungsteller muss also nicht für jeden Kunden eine Rechnung nach nationalem Recht aufbereiten.
In der Praxis ist dies aber nicht ganz so einfach, da für den strukturierten Datenaustausch die Empfänger eigene Anforderungen hinsichtlich der Inhalte einer Rechnung haben. GS1 Europe bietet hier mit der europäischen eInvoice-Empfehlung für EANCOM® Lösungsmöglichkeiten. Die nationalen Empfehlungen wurden harmonisiert und bieten jetzt die Möglichkeit mit einem Standard EDI-Rechnungen aus ganz Europa zu verarbeiten.
Mit den Problemen der Interoperabilität von elektronischen Rechnungen in der EU hat sich ein Workshop im europäischen Normungsgremium CEN beschäftigt. Hier wurden eine Reihe von Empfehlungen verabschiedet, die Wege aufzeigen, wie elektronische Rechnungen in Europa ausgetauscht werden können. Gleichzeitig wurden aber auch Probleme durch die nationalen Umsetzungen der EU-Richtlinie aufgezeigt und der EU-Kommission zur Verfügung gestellt, die 2008 die Richtlinie überprüfen und überarbeiten will.
