ERP-Systeme für E-Commerce-Unternehmen – Was sind die wichtigsten Erfolgsfaktoren?
Vorhandene Ressourcen ohne Reibungsverluste gezielt einzusetzen, stellt gerade schnell wachsende Unternehmen aus dem E-Commerce-Sektor vor enorme Herausforderungen. Wenn die Organisation mit dem Wachstum nicht Schritt halten kann, führt dies zu erheblichen Problemen, die den Erfolg des gesamten Unternehmens gefährden können. Innovative Enterprise Resource Planning (ERP) Software, die relevante Daten und Aufgaben zentral erfasst, verarbeitet und speichert, hilft Unternehmen dabei, ihre Organisation effizienter zu gestalten. Was ERP-Systeme leisten, welche Effekte sie haben und die Frage, warum sie sich gerade für Unternehmen im E-Commerce-Sektor eignen, haben wir einmal etwas genauer betrachtet.
Was genau ist ERP eigentlich?
Zu den zentralen unternehmerischen Aufgaben gehört es, die in den verschiedenen Unternehmensbereichen zur Verfügung stehenden Ressourcen möglichst effizient einzusetzen. Mit den vielfältigen Instrumenten von Enterprise Resource Planning Komponenten wird die bedarfsgerechte Planung und der gezielte Einsatz von Personal sowie des vorhandenen Kapitals in Form von Waren, Material und Betriebsmitteln effektiv gesteuert. Auch die Optimierung der Informations- und Kommunikationstechnik ist eine integrale Komponente der ERP.
Das Ziel der ERP ist die optimale Koordination und Steuerung von betrieblichen Abläufen unter den individuell gegebenen Bedingungen. Je nach Unternehmenszweck gibt es hier gravierende Unterschiede. Während im produzierenden Gewerbe die Materialbedarfsplanung ein wichtiger Aspekt der ERP ist, kommen in E-Commerce-Unternehmen unter anderem der Lagerhaltung, der Logistik und der Kundenbetreuung eine zentrale Rolle zu. ERP-Systeme übernehmen diese sowie vielfältige weitere Aufgaben und sorgen für einen möglichst konfliktfreien Informationsaustausch zwischen den verschiedenen Abteilungen. Da sie skalierbar sind und individuell auf die spezifischen Bedürfnisse und Anforderungen eines Unternehmens angepasst werden können, ist es möglich, sie in den Wachstumsprozess eines Unternehmens zu integrieren.
Warum ERP-Systeme gerade für junge E-Commerce-Unternehmen so interessant sind
Insbesondere in stark und schnell wachsenden jungen Unternehmen aus der E-Commerce-Branche besteht die Gefahr, dass die Entwicklung der Strukturen nicht in der gleichen Geschwindigkeit erfolgt. Wenn sich die verschiedenen Abteilungen mit immer neuen Mitarbeitenden aufgrund der permanent steigenden Arbeitsbelastung nur noch auf ihre eigenen Alltagsaufgaben konzentrieren, bleibt die nötige Abstimmung mit anderen Abteilungen oftmals auf der Strecke. Die fehlende Kommunikation innerhalb des Unternehmens führt jedoch dazu, dass Informationsdefizite entstehen, die das Wachstum behindern und zu Wettbewerbsnachteilen auf den heftig umkämpften virtuellen Marktplätzen führen. Durch den Einsatz von ERP-Software können diese Defizite gezielt vermieden werden.
ERP-Systeme als zentrales Element der Unternehmenssteuerung
Ein gut bestückter Online-Shop ist das Kapital eines jeden E-Commerce-Unternehmens. Dieser Shop muss nicht nur verwaltet, sondern auch stetig mit neuen Produkten versehen werden, damit er für Bestandskunden und neue Käufer gleichermaßen attraktiv bleibt. Um herauszufinden, welche Produkte ins Sortiment aufgenommen werden sollten, müssen entsprechende Daten auf verschiedenen Feldern erhoben und den Entscheidern zur Verfügung gestellt werden. Vom Marketing über den Einkauf, bis hin zum Vertrieb und zur IT benötigen alle Beteiligten vielfältige Informationen, die Einfluss auf die Entscheidung haben können. Diese Informationen müssen allen Beteiligten ohne lange Suche zur Verfügung stehen.
Informationen sind aber nicht nur für die Zusammenstellung eines attraktiven Angebots wichtig, sondern auch für den alltäglichen Betrieb eines Onlineshops. So müssen Bestände überwacht, Bestellungen versendet, Kundenreklamationen bearbeitet und zahlreiche weitere Aufgaben erledigt werden. Auch dies funktioniert nur durch die Zusammenarbeit verschiedener Abteilungen. Aus diesem Grund sollten spezielle Informationen aus den einzelnen Abteilungen nicht nur für diese jederzeit einsehbar sein, sondern auch für alle anderen Mitarbeitenden, die bei der Erfüllung ihrer Aufgaben von diesen profitieren können.
Optimierung von Informationsflüssen und Automatisierung von Prozessen
Gerade in diesem Punkt haben aber viele Unternehmen Optimierungsbedarf, da die entsprechenden Daten nicht zentral erfasst und verarbeitet werden. Die manuelle Erfassung und Weiterleitung von Daten und Informationen ist mit einem erheblichen Arbeitsaufwand verbunden. Außerdem besteht hier eine erhöhte Gefahr, dass Fehler auftreten, die oftmals zu spät entdeckt werden. Mit einem auf die jeweiligen Bedürfnisse abgestimmten ERP-System wird verhindert, dass Silos entstehen, in denen Informationen gesammelt werden, die nicht für alle einsehbar sind, obwohl sie für die Arbeit in anderen Abteilungen relevant wären. Moderne ERP-Software optimiert durch die zentrale Erfassung von relevanten Daten und die Automatisierung von aufwändigen Prozessen die Kommunikation und die Organisation in einem Unternehmen. ERP-Systeme werden so zu einem zentralen Element der Unternehmenssteuerung.
Grundsätzlich bieten ERP-Systeme in E-Commerce-Unternehmen unter anderem folgende Vorteile:
zentrale Sicherung von Unternehmensdaten
Automatisierung von Arbeitsabläufen
erleichterte Kontrolle von Beständen und Warenströmen
aktuelle und singuläre Informationsdatenbank
Optimierung der internen Kommunikation
ERP-Systeme haben also zwei herausragende Funktionen. Sie dienen grundsätzlich dazu, Prozesse und Arbeitsabläufe zu optimieren, um eine höhere Effizienz zu erreichen, und darüber hinaus als zentrale betriebsinterne Informationsdatenbank, die für alle relevanten Akteure leicht zugänglich ist.
Veränderte Arbeitsbedingungen verlangen nach neuen Lösungen
Gerade mit dieser Funktion bietet die Software auch im Hinblick auf die sich wandelnde Arbeitswelt entscheidende Vorteile. Im Zuge der Maßnahmen zur Eindämmung der Pandemie wurden zahlreiche Arbeitsplätze ins Homeoffice verlagert. Viele Mitarbeitende werden auch nach dem Ende von Covid 19 weiterhin von zuhause aus arbeiten und weniger im persönlichen Kontakt zu ihren Kollegen stehen. ERP-Systeme sorgen dafür, dass auch Beschäftigte, die nicht vor Ort sind, jederzeit alle für sie relevanten Informationen problemlos und ohne großen zeitlichen Aufwand abrufen können.
Neben diesen beiden Hauptaufgaben bietet die Implementierung von ERP-Strukturen auch Optimierungspotenzial in anderen Bereichen. So ist es zum Beispiel möglich, einzelne Programme, die lediglich eine singuläre Aufgabe erfüllen, zu eliminieren und deren spezielle Funktion in ein Gesamtpaket zu integrieren.
Vor Anschaffung Kosten und Nutzen analysieren
Ob es sich nun empfiehlt, ein solch komplexes System im eigenen Unternehmen zu implementieren, ist nicht zuletzt von der Größe und dem Umsatz des Unternehmens abhängig. ERP-Systeme stellen in der Regel eine enorme Investition dar. Vor der Entscheidung, ein solches System einzuführen, sollte also eine sorgfältige Kosten-Nutzen-Analyse durchgeführt werden, bei der nicht nur die reinen Softwarekosten, sondern alle mit der Implementierung verbundenen Faktoren betrachtet werden müssen. Die Implementierung eines ERP-Systems ist ein zeitaufwändiges Projekt, bei dem zahlreiche Probleme auftreten können. Dies gilt insbesondere dann, wenn die neue Software in bestehende, über Jahre hinweg gewachsene Strukturen integriert werden soll. Junge Unternehmen, die sich noch in einem frühen Stadium ihrer Entwicklung befinden und ihr Wachstum mit einem ERP-System absichern möchten, haben in der Regel deutlich weniger Probleme.
Mitarbeiter von Vorteilen überzeugen und umfassend schulen
Dies liegt nicht zuletzt daran, dass sich Mitarbeitende nicht von Instrumenten verabschieden müssen, die sie über viele Jahre hinweg in ihrer täglichen Arbeit genutzt haben. Die „Das-haben-wir-schon-immer-so-gemacht-Einstellung“ führt bei der Einführung neuer Systeme nicht selten zu erheblichen Konflikten mit den Anwendern. Umso wichtiger ist es, alle Beteiligten frühzeitig ins Boot zu holen und sie mit stichhaltigen Argumenten und Trainingseinheiten auf die Neuerungen vorzubereiten. Nicht selten fürchten Mitarbeitende aber auch um ihr Exklusivwissen, das sie nicht mit anderen teilen und deshalb nicht in einer zentralen Datenbank sehen möchten. Auch hier gilt es, Überzeugungsarbeit zu leisten und auf die Vorteile für das gesamte Unternehmen hinzuweisen.
Diese und andere Hindernisse führen dazu, dass die Implementierung der Software in den meisten Fällen deutlich länger dauert als ursprünglich geplant. Dieser Aspekt sollte bei der Kosten-Nutzen-Analyse nicht unberücksichtigt bleiben.
Skalierbarkeit von ERP-Systemen bietet Vorteile für wachstumsorientierte Unternehmen
Die meisten ERP-Systeme sind keine starren Gebilde. Sie sind skalierbar und ermöglichen individuell auf die jeweiligen Bedürfnisse abgestimmte Konfigurationen. Aus diesem Grund sollten vor der Einführung einige grundlegende Fragen geklärt werden. Nur so lässt sich verhindern, dass Systeme angeschafft werden, die zu komplex oder überdimensioniert sind. Modular konstruierte ERP-Systeme erlauben es, das System nach Bedarf zu erweitern. Gerade ERP-Software aus der Cloud präsentiert sich in dieser Frage äußerst flexibel. Diese Systeme eignen sich insbesondere für wachstumsorientierte Organisationen, da sie mit dem Unternehmen und seinen Aufgaben wachsen.
Die entscheidenden Fragen bei der Anschaffung eines ERP-Systems, das die individuellen Bedürfnisse und Möglichkeiten abbildet, sind:
Welche Aufgaben soll das ERP erfüllen?
Welche Daten sollen in das System übernommen werden?
An welchen Stellen sollen Prozesse automatisiert werden?
Wie kann das System auf zukünftige Herausforderungen angepasst werden?
Abschließend muss natürlich noch geklärt werden, welche Funktionen mit dem zur Verfügung stehenden Budget realisiert werden können und ob eventuell Priorisierungen vorgenommen werden müssen.
Leistungsfähigkeit durch ERP steigern
Trotz der möglichen Probleme bei der Einführung und der nicht unerheblichen Kosten, zahlen sich ERP-Systeme langfristig betrachtet in der Regel aus. Sie tragen durch ihre vielfältigen Instrumente dazu bei, die Leistungsfähigkeit von Unternehmen auf verschiedenen Ebenen nachhaltig zu optimieren und sich Wettbewerbsvorteile zu sichern.
Der universale Charakter von ERP-Lösungen erfasst nahezu alle Bereiche eines Unternehmens und ermöglicht so, schneller Entscheidungen zu treffen, neue Serviceangebote zu entwickeln und die Kundenzufriedenheit zu steigern. Auch die Zufriedenheit der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter kann durch den Einsatz der Software verbessert werden. Die Automatisierung von wiederkehrenden und stupiden Tätigkeiten verschafft den Angestellten die Möglichkeit, sinnvollere, kreativere und dadurch auch befriedigendere Aufgaben zu übernehmen. Dies führt letztendlich nicht nur zu einer Verbesserung der persönlichen, sondern auch der unternehmerischen Performance.
Warenwirtschaftliche Funktionen von ERP-Systemen für E-Commerce
Für Unternehmen aus der E-Commerce-Branche sind insbesondere ERP-Systeme zur Optimierung von warenwirtschaftlichen Aufgaben interessant. Durch die Synchronisation von Bewegungsdaten in Echtzeit werden Warenflüsse effizient gesteuert und permanent Daten zu Lagerbeständen erfasst. So werden Überkapazitäten ausgeschlossen, der Bedarf an Lagerflächen reduziert und Kosten vermieden. Auch die Vermeidung von Fehlern bei der manuellen Eingabe von Warenein- und -ausgängen trägt dazu bei, die Effizienz zu steigern und vorhandene Ressourcen optimal zu nutzen. Aufgrund der stets aktuellen Informationen zu den Beständen ist gewährleistet, dass jederzeit die gewünschte Zahl an Produkten auf Lager ist, da rechtzeitig Bestellungen aufgegeben werden können. ERP-Systeme liefern nicht nur die gewünschten Informationen, sondern veranlassen darüber hinaus auch die notwendigen Aktionen, wie etwa die automatische Bestellung von Nachschub, wenn eine bestimmte Menge unterschritten wird. Auf diese Weise wird der Einsatz von Kapital und Lagerflächen optimal gesteuert.
Auch Kunden profitieren von ERP-Systemen
Die Verfügbarkeit von Waren lässt sich auch für den Kunden direkt auf den Seiten im Onlineshop abbilden. Hier wird die Information ebenfalls in Echtzeit angezeigt. Sollte ein Artikel einmal nur noch begrenzt oder nicht mehr verfügbar sein, so wird dies dem Kunden auf der Produktseite angezeigt, sodass er sein Kaufverhalten entsprechend anpassen kann. Die rechtzeitige Information zu möglichen Wartezeiten auf ein Produkt trägt dazu bei, das Vertrauen in das Unternehmen zu steigern und Enttäuschungen zu vermeiden. Darüber hinaus werden Reklamationen und Retouren durch die Automatisierung von Prozessen schneller, zuverlässiger und somit kundenfreundlicher bearbeitet. Derartige Serviceleistungen führen ebenfalls zu einer höheren Kundenzufriedenheit, die einen entscheidenden Wettbewerbsvorteil darstellen kann.
Fazit: Kosten und Nutzen von ERP-Systemen vor Einführung sorgfältig abwegen
Den vielfältigen Vorteilen, die ERP-Systeme insbesondere jungen E-Commerce-Unternehmen mit noch flexiblen Strukturen bieten, stehen erhebliche Kosten und Anstrengungen bei der Implementierung der Software in vorhandene Systeme gegenüber. Wer sich nach einer sorgfältigen Analyse von Kosten und Nutzen für eine ERP-Lösung entscheidet, sollte auf ein Programm setzen, das skalierbar ist, mit dem Bedürfnisse und Anforderungen des Unternehmens wachsen kann und das aufgrund seiner Komplexität keine Überforderung für die bestehende IT oder die Mitarbeitenden bedeutet. Wichtig ist es außerdem, alle, die mit dem System arbeiten, von der Notwendigkeit der Umstellung zu überzeugen und die Vorteile für alle Beteiligten klar zu kommunizieren. Denn auch die beste Software ist nur so gut wie die Menschen, die damit arbeiten müssen. Wird das System von den Anwendern nicht verstanden oder akzeptiert, sind Probleme vorprogrammiert. Nicht zuletzt aus diesem Grund sollten die Mitarbeitenden rechtzeitig in das Projekt eingebunden werden, um es zu ihrer Sache zu machen. Werden die persönlichen und die unternehmerischen Vorteile eingesehen, ist eine wichtige Hürde bei der erfolgreichen Implementierung eines ERP-Systems bereits genommen.
